Архивы органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) играют ключевую роль в сохранении исторической памяти и обеспечении прав граждан на получение документов, подтверждающих их гражданский статус․ Деятельность этих архивов строго регламентируется федеральным законодательством, в частности, Федеральным законом от № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», а также нормативными актами Федерального архивного агентства (Росархива)․
Правовая база и нормативное регулирование
Основой работы архивов ЗАГС является законодательство о архивном деле в Российской Федерации и закон об актах гражданского состояния․ Принятый в 1997 году закон об актах гражданского состояния по сей день регулирует порядок работы сотрудников ЗАГС, включая вопросы формирования, хранения и использования архивных фондов․
Ключевым документом, определяющим процедуру передачи документов в государственное хранение, является Порядок передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях, утвержденный Росархивом․
Формирование архивных фондов и сроки хранения
Архивные фонды ЗАГС формируются из актовых книг — книг государственной регистрации актов гражданского состояния․ Важно понимать историю хранения экземпляров записей:
- С 1921 по 1978 год: в архивах (в частности, в Архивно-информационном отделе Управления ЗАГС Москвы) хранятся вторые экземпляры записей актов․
- С 1979 года по настоящее время: хранятся первые экземпляры записей актов․
Также в состав архивов входят записи актов гражданского состояния, составленные консульскими учреждениями СССР и Российской Федерации, а также органами ЗАГС при военных комендатурах советских войск за границей․
Порядок передачи актовых книг в государственные архивы
Передача документов из ведомственных архивов ЗАГС в государственные архивы (например, ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы») является обязательной процедурой по истечении установленных сроков хранения в органах ЗАГС․
Процедура передачи:
- Создается комиссия в составе не менее трех человек․
- В комиссию входят представители:
- Органа ЗАГС субъекта Российской Федерации;
- Уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела;
- Государственного архива-приемщика․
- Комиссия проводит приемку актовых книг, составляя соответствующие акты передачи․
Если актовые книги в государственные архивы не передавались, то повторные свидетельства или архивные справки выдают непосредственно органы ЗАГС․
Структура и пример организации работы (на примере Москвы)
В крупных субъектах Федерации функции архивного хранения и выдачи документов часто концентрируются в специализированных структурных подразделениях — Архивно-информационных отделах (АИО) управлений ЗАГС․
Пример: Архивно-информационный отдел Управления ЗАГС г․ Москвы
Адрес: Малый Харитоньевский переулок, дом 10, строение 1 (Дворец бракосочетания №1, вход со двора)․
Метро: Сокольническая линия․
Руководитель: Елимова Евгения Александровна (Начальник)․
Телефон справки/руководителя: (495) -77-77-77․
Факс: (495) -91-23-96․
Официальный сайт: zags․mos․ru․
Режим работы (актуально на 2026 год):
- Рабочие дни: понедельник, вторник, четверг, пятница․
- Выходные дни: среда, суббота, воскресенье․
- Перерыв (обед): с 14:00 до 15:00․
Важно: По информации за 2020–2022 годы, многие услуги, ранее оказывавшиеся в районных ЗАГСах, переведены в московские МФЦ (Мои Документы)․ Однако именно Архивно-информационный отдел остается основным местом обращения за архивными справками и повторными свидетельствами по старым записям (до 1990-х годов и ранее)․ Предварительная запись в АИО, как правило, не требуется, но рекомендуется уточнять актуальный график на официальном сайте или по телефону перед визитом․
Какие документы и сведения можно найти в архивах ЗАГС
Архивы ЗАГС являются первичным источником для:
- Получения повторных свидетельств о рождении, браке, разводе, смерти (в случае утери/порчи оригинала)․
- Получения архивных справок (формы № 7, № 9, № 10 и др․) для судов, нотариатов, пенсионных фондов, консульств․
- Проведения генеалогических исследований (восстановление родословной)․
- Установления фактов, имеющих юридическое значение (например, установление личности родственников, факта рождения/смерти при отсутствии записи)․
В фондах отделов ЗАГС (например, фонд Р-4904 «Городское управление ЗАГС» в архивах Санкт-Петербурга) могут храниться уникальные справочные массивы: списки лиц, сменивших фамилии при вступлении в брак (за 1918–1940 гг․), алфавитные указатели и т․д․ Такие списки составлены в справочных целях и юридической силы не имеют, но ценны для поиска․
Порядок обращения за документами: экстерриториальность и онлайн-сервисы
Принцип экстерриториальности
В настоящее время органы ЗАГС работают по принципу экстерриториальности․ Это означает, что за содействием в получении документов (повторных свидетельств, справок) можно обращаться в любой отдел ЗАГС на территории Российской Федерации, независимо от того, где была составлена первичная запись акта․ Запрос направляется в архив, где хранится книга записи акта․
Цифровые сервисы
Развивается направление удаленного доступа к оцифрованным документам․ Примером является онлайн-сервис «Моя семья» (Портал «Архивы России», ГБУ ЦГА г․ Москвы), обеспечивающий удаленный доступ к оцифрованным метрическим книгам православных церквей Москвы и Московской губернии (аналогам современных регистрационных книг ЗАГС до 1917 г․)․
Для записей периода деятельности советских и российских ЗАГС (после 1917 г․) оцифровка ведется поэтапно․ Часто первичный поиск записи можно осуществить через Госуслуги (портал gosuslugi․ru) при заказе повторного свидетельства․
Особенности работы в регионах и праздничные графики
Режим работы архивов ЗАГС в регионах может отличаться от московского․ Например, в Свердловской, Ульяновской и других областях администрации ЗАГС ежегодно публикуют специальные графики работы на период длительных праздников (Новогодние каникулы, Майские праздники, День защитника Отечества и др․)․
Рекомендация: Перед поездкой в архив ЗАГС в регионе обязательно проверяйте актуальный график работы на официальном сайте управления ЗАГС соответствующего субъекта РФ или в справочниках (2ГИС, Яндекс․Карты)․
Стоимость услуг
Выдача архивных справок и повторных свидетельств является платной государственной услугой․ Размер госпошлины устанавливается Налоговым кодексом РФ (ст․ 333․26) и региональными законами․
- Пример: по данным за 2006 год стоимость услуги в АИО Москвы составляла 350 руб․, за 2020 год — около 650 руб․ (стоимость справки/поиска)․
- Текущие тарифы на рифы необходимо уточнять на сайте управления ЗАГС или на портале Госуслуг при оформлении заявления․
Резюме: алгоритм действий для гражданина
- Определите место хранения: Если запись сделана после 1917 г․ и книга не передана в госархив — обращайтесь в АИО Управления ЗАГС (или любой ЗАГС по экстерриториальности)․ Если книга передана в госархив (обычно записи старше 100 лет для рождений/браков, 75 лет для смертей) — обращайтесь в соответствующий государственный архив․
- Соберите документы: Паспорт заявителя, документы, подтверждающие родственные связи (если запрашиваете чужую запись), доверенность (если через представителя)․
- Выберите способ обращения:
- Лично в АИО / ЗАГС / Госархив․
- Через МФЦ «Мои Документы» (для повторных свидетельств)․
- Через портал Госуслуг (электронный заказ)․
- Почтовым отправлением (с нотариально заверенным заявлением)․
- Оплатите госпошлину (через Госуслуги, банк, терминал в ЗАГС/МФЦ)․
- Получите готовый документ в установленный законом срок (обычно до 30 календарных дней при архивном поиске, до 10 дней — при наличии точных реквизитов записи)․
Статья подготовлена на основе открытых данных Федерального архивного агентства, официальных сайтов управлений ЗАГС городов Москвы и Санкт-Петербурга, Портала «Архивы России» и справочно-информационных систем․ Актуальность реквизитов (адреса, телефоны, график) рекомендуется проверять на официальных ресурсах на дату обращения․