Записи актов гражданского состояния (рождения, браки, разводы, смерти) являются важнейшими документами, подтверждающими юридические факты из жизни человека; Для их надежного хранения, учета и предоставления гражданам создаются специальные архивы. В Воронежской области данная функция возложена на Архив управления ЗАГС и Государственный архив Воронежской области.
Структура и функции Управления ЗАГС Воронежской области
Управление записи актов гражданского состояния Воронежской области осуществляет свою деятельность в соответствии с региональным законодательством. Согласно постановлениям Правительства Воронежской области (в частности, от N 1072), на Управление возложены следующие ключевые задачи:
- Формирование архивного фонда актов гражданского состояния Воронежской области и города Воронежа.
- Обеспечение учета и хранения архивных документов.
- Совершенствование деятельности территориальных отделов ЗАГС.
- Повышение качества предоставления государственных услуг населению.
Где хранятся документы: адреса архивов
В зависимости от давности записи и конкретного органа, который ее зарегистрировал, документы могут находиться в разных хранилищах. Основные учреждения, где осуществляется хранение и выдача архивных справок:
Архив Управления ЗАГС Воронежской области
Данный архив специализируется на документах более позднего периода. Основные адреса и контактные данные:
- Адрес 1: г. Воронеж, ул. Домостроителей, д. 13.
- Адрес 2: г. Воронеж, ул. Володарского, д. 62.
- Управление ЗАГС: Воронежская область, г. Воронеж, площадь Ленина, 11.
Государственный архив Воронежской области (КУВО ГАВО)
В Государственном архиве хранятся исторические документы, метрические книги и фонды дореволюционного и раннесоветского периодов.
- Адрес: г. Воронеж, Плехановская улица, д. 7.
- Телефон: 7 (473) -12-79-70.
Особенности поиска документов разных исторических периодов
При поиске информации о предках или восстановлении утраченных записей крайне важно понимать, в каком архиве могут находиться нужные документы. Исторически сложилось следующее разделение:
- Дореволюционный период (до 1917-1918 годов): Документы (метрические книги церквей, исповедные росписи) хранятся в Государственном архиве Воронежской области (ГАВО) на ул. Плехановской.
- Период с 1918 по 1920-е годы: Первые записи актов гражданского состояния также передаются на хранение в Государственный архив (ГАВО).
- Период с 1920-х по 1950-е годы: Важный нюанс, подтвержденный отзывами исследователей — в Государственном архиве (ГАВО) могут отсутствовать метрические книги и документы органов ЗАГС за 1900-1950 годы. Записи этого периода часто находятся на хранении непосредственно в Архиве Управления ЗАГС (ул. Домостроителей, 13).
- Более поздние периоды (после 1950-х): Хранятся в территориальных отделах ЗАГС или в Архиве Управления ЗАГС Воронежской области.
Оцифровка архивов ЗАГС
В современных условиях активно идет процесс перевода бумажных носителей в электронный вид. Оцифровка актовых записей отделов ЗАГС в Воронеже (в т.ч. силами профильных компаний, таких как «Ру-Скан») позволяет:
- Ускорить процесс поиска информации сотрудниками архивов.
- Снизить износ бумажных оригиналов документов.
- В перспективе — обеспечить возможность удаленного запроса и получения справок гражданами.
Как получить информацию из архива
Для получения архивной справки, подтверждающей факт рождения, брака или смерти, гражданину необходимо:
- Определить примерный год и место регистрации акта.
- Обратиться в соответствующий архив (Управление ЗАГС для более поздних документов или ГАВО для дореволюционных и раннесоветских записей).
- Подать заявление установленного образца, указав известные данные (ФИО, даты, место).
- Оплатить государственную пошлину (если требуется юридически заверенная справка).
Территориальные отделы ЗАГС Воронежской области также предоставляют информацию о режимах работы, адресах и контактных телефонах на официальных порталах региона, что упрощает навигацию для заявителей.
Архив ЗАГС Воронежской области играет важнейшую роль в сохранении истории семей и защите прав граждан. Понимание структуры архивов (разделение между Государственным архивом и Архивом Управления ЗАГС) и знание исторических особенностей хранения документов за разные периоды значительно упрощает процесс поиска необходимой информации.