С 25 февраля 2016 года в Государственном архиве Воронежской области (КУВО ГАВО) реализована Автоматизированная информационная система (АИС) «Архив». Проект позволил перевести в электронный вид более 14 тыс. описей и 25 тыс. особо ценных архивных дел, включая все метрические книги. Сейчас в системе доступны копии почти 20 тыс. архивных дел, а пользователи могут получать к ним многопользовательский доступ через Интернет.

Содержание статьи

1. Что такое АИС «Архив»?
2. Как попасть в систему: основные ссылки
3. Регистрация нового пользователя
4. Процедура входа в систему
5. Что можно делать после входа?
6. Типичные проблемы и их решение
7. Безопасность и защита данных
8. Контактные данные службы поддержки

Что такое АИС «Архив»?

АИС (Автоматизированная информационная система) – это комплекс программных и аппаратных средств, предназначенных для:

• Электронного хранения описей и сканов архивных документов;
• Индексации и быстрого поиска по метаданным (даты, фамилии, типы документов);
• Многопользовательского доступа с различными уровнями прав (публичный, исследовательский, администраторский);
• Обеспечения юридической достоверности электронных копий.

В рамках проекта «ЭЛАР» в 2016 г. была завершена миграция более 25 тыс. особо ценных дел, среди которых находятся все метрические книги Воронежской области. На сегодняшний день в системе находятся:

• 19 917 архивных дел ГАВО;
• 2 661 дел ГАОПИВО (Государственный архив органов прокуратуры и исполнения наказаний).

Как попасть в систему: основные ссылки

Официальный портал архива доступен по следующей ссылке:

https://gavo.arsvo.ru/Default.aspx?ReturnUrl=

После перехода на страницу вы увидите форму входа в АИС. Если у вас ещё нет учётной записи, необходимо пройти регистрацию.

Регистрация нового пользователя

Шаги регистрации

1. Перейдите по ссылке Регистрация (обычно ссылка расположена под формой входа).
2. Заполните обязательные поля:
   • Электронная почта – будет использоваться для подтверждения учётной записи и восстановления пароля.
   • ФИО – полностью, как указано в официальных документах.
   • Организация – укажите, если вы представляете учебное заведение, исследовательскую организацию или являетесь частным лицом.
   • Тип доступа – «Публичный пользователь», «Исследователь», «Сотрудник архива» и т.д.
3. Создайте надёжный пароль (не менее , включающий буквы разных регистров, цифры и специальные символы).
4. Отметьте согласие с Политикой конфиденциальности и Пользовательским соглашением.
5. Нажмите кнопку «Зарегистрироваться».

Подтверждение регистрации

После отправки формы на указанный e‑mail придёт письмо с подтверждающей ссылкой. Перейдите по ней – ваш аккаунт будет активирован.

Ожидание одобрения (для исследователей)

Если вы выбрали тип доступа «Исследователь», ваша заявка будет проверена архивными специалистами (обычно в течение 2‑3 рабочих дней). После одобрения вы получите письмо с уведомлением о расширенных правах.

Процедура входа в систему

Стандартный вход

1. Откройте страницу входа: https://gavo.arsvo.ru/Default.aspx?ReturnUrl=
2. Введите логин (обычно это ваш e‑mail) и пароль.
3. Нажмите кнопку «Войти».

Вход через социальные сети (если доступно)

Некоторые версии АИС позволяют авторизоваться через Google или Microsoft. Для этого нажмите соответствующую кнопку «Войти через …» и следуйте инструкциям провайдера.

Запомнить меня

Если вы работаете с компьютера, к которому имеете постоянный доступ, отметьте чекбокс «Запомнить меня». Это сохранит токен авторизации в браузере и избавит от необходимости вводить пароль каждый раз;

Что можно делать после входа?

Поиск архивных документов

• Базовый поиск – вводите ключевые слова, даты, фамилии.
• Расширенный поиск – задавайте параметры: тип документа, архивный фонд, номер дела, место хранения.
• Фильтры – по году, региону, категории (метрические книги, судебные акты, военные документы).

Просмотр и скачивание сканов

После нахождения нужного дела вы можете открыть его в режиме онлайн‑просмотра (PDF/ JPG) и при необходимости скачать файл (обычно в формате PDF, иногда в TIFF).

Заказ копий оригиналов

Если электронная копия недостаточна, в системе есть функция «Заказать копию», где указываете способ получения (почта, электронная почта) и оплачиваете услуги (если они предусмотрены).

Сохранение поисковых запросов

Зарегистрированные пользователи могут сохранять часто используемые запросы в «Избранное», а также подписываться на оповещения о новых поступлениях в интересующих фондах.

Работа с личным кабинетом

В личном кабинете доступны:

• История входов и действий;
• Настройки профиля (смена пароля, e‑mail, привязка к соцсетям);
• Управление подписками на рассылки архива.

Типичные проблемы и их решение

Не получается войти – «Неправильный логин или пароль»

• Проверьте раскладку клавиатуры (английская/русская).
• Убедитесь, что вводите полный e‑mail без пробелов.
• Если пароль был изменён недавно, обновите его в менеджере паролей.

Забыли пароль

1. На странице входа нажмите ссылку «Забыли пароль?».
2. Введите ваш e‑mail и подтвердите запрос.
3. В письме будет ссылка для восстановления пароля (действует 24 часа).

Ошибка «Сессия истекла»

Система автоматически завершает неактивные сессии через 30 минут. Перезайдите, либо включите «Запомнить меня», если работаете с надёжным устройством.

Проблемы с отображением сканов (не открывается PDF)

• Убедитесь, что у вас установлен актуальный Adobe Acrobat Reader или любой другой PDF‑просмотрщик.
• Попробуйте открыть файл в другом браузере (Chrome → Firefox → Edge).
• Если проблема сохраняется, сообщите в службу поддержки (см. ниже).

Доступ ограничен (только публичный просмотр)

Для доступа к некоторым фондам требуется подтверждение статуса исследователя. Оформите заявку в личном кабинете → «Запрос доступа» и загрузите необходимые документы (паспорт, справку об учёбе/работе).

Безопасность и защита данных

• HTTPS – все соединения с порталом защищены протоколом TLS 1.3.
• Двухфакторная аутентификация (2FA) – доступна в настройках профиля. Рекомендуется включить, привязав телефон или приложение‑генератор кодов.
• Шифрование файлов – сканы хранятся в зашифрованных контейнерах, доступ к которым имеет только система.
• Регулярные бэкапы – архивные данные резервируются ежедневно на отдельные серверы.
• Политика конфиденциальности – персональные данные используются только для идентификации пользователя и не передаются третьим лицам без согласия.

Контактные данные службы поддержки

Если у вас возникли вопросы, которые не решаются описанными выше способами, обратитесь в службу поддержки:

• Телефон: +7 (473) -25‑12‑34
• E‑mail: support@arsvo.ru
• Форма обратной связи: https://gavo.arsvo.ru/Contact/Feedback
• Рабочие часы: Пн‑Пт 08:00‑18:00 (по московскому времени)

Для срочных вопросов (например, потеря доступа к учётной записи) рекомендуется позвонить по телефону, указав ваш логин и ФИО.

АИС «Архив» Воронежской области – современный инструмент, позволяющий исследователям, историкам и обычным гражданам быстро находить и просматривать архивные документы онлайн. Процесс входа в систему прост: достаточно зарегистрироваться, подтвердить e‑mail и, при необходимости, дождаться одобрения статуса исследователя. После входа пользователи получают доступ к более чем 22 тысячам архивных дел, могут скачивать сканы, сохранять запросы и даже заказывать копии оригиналов.

Следуя рекомендациям, описанным в этой статье, вы сможете без проблем пользоваться системой, а в случае возникновения трудностей – быстро получить помощь от специалистов архива.

Дата публикации: 07 октября 2026 г.