Автоматизированная информационная система (АИС) «Архив электронных документов Свердловской области» (также известная как ГИС АЭД — Государственная информационная система «Архив электронных документов») является ключевым цифровым ресурсом для работы с архивными фондами региона. Система обеспечивает электронный доступ к документам, упрощает взаимодействие граждан и организаций с архивными учреждениями и реализует принципы открытости архивных дел в соответствии с законодательством РФ.
Архивная инфраструктура Свердловской области: Кто есть кто
Перед работой с АИС важно понимать структуру архивной службы региона, так как разные учреждения хранят разные массивы документов:
- ГКУСО «Государственный архив Свердловской области» (ГАСО) — главный исторический архив региона.
- Дата основания: 1 сентября 1919 г. (как Екатеринбургское управление губернским архивным фондом).
- Адрес: 620004, г. Екатеринбург, ул. Малышева, 101.
- Профиль: документы дореволюционного периода, советского времени, личные фонды, фото/кино/фоно документы, крупноформатные карты.
- ГКУСО «Государственный архив административных органов Свердловской области» (ГААСО) — специализированный архив для документов органов власти и управления.
- Управление архивами Свердловской области — орган исполнительной власти, осуществляющий контроль и координацию.
- Адрес: 620014, г. Екатеринбург, пл. Октябрьская, д. 3.
- Телефон: 8 (343) -12-00-26.
- Сайт: uprarchives.midural.ru
- ГАДЛССО (Государственный архив документов личного происхождения Свердловской области) и его филиалы — хранение документов ЗАГСов, нотариальных архивов и др.
АИС «Архив электронных документов» (ГИС АЭД): Назначение и возможности
Портал доступен по адресу: https://auth.archive.egov66.ru/ (входит в состав федерального портала «Архивы России»).
Основные функции системы:
- Единая точка входа: Поиск и заказ электронных копий документов из фондов ГАСО, ГААСО, ГАДЛССО и филиалов.
- Авторизация через ЕСИА: Вход в личный кабинет осуществляется исключительно через ЕСИА (Госуслуги) — это гарантирует идентификацию пользователя и безопасность персональных данных.
- Удаленное обслуживание: Подача архивных запросов, оплата услуг, получение готовых копий в электронном виде без визита в читальный зал.
- Мониторинг состояния запросов: Отслеживание этапов выполнения тематического или именного запроса в реальном времени.
Для чего нужен личный кабинет в АИС:
- Составление и отправка тематических запросов (в т.ч. по актам гражданского состояния).
- Заказ электронных копий документов (сканов) для научных, правовых или генеалогических целей.
- Работа с платными архивными услугами (расчет стоимости, квитанции).
- Доступ к цифровым коллекциям и виртуальным выставкам.
Ключевые услуги, доступные через АИС и архивы региона
Генеалогические и правовые запросы (Акты гражданского состояния)
Одна из самых востребованных услуг, поиск записей о рождении, браке, смерти.
Важные временные границы для запросов в ГАСО/ГАДЛССО:
- По Свердловской области — период до 1925 года.
- По городу Екатеринбургу (Свердловску) — период до 1926 года.
Примечание: Документы более поздних периодов (после 1925/1926 гг.) хранятся в органах ЗАГС. Запрос в архив оформляется на одно лицо для подтверждения факта (установления родственных связей, получения пенсии, гражданства и т.д.).
Работа с крупноформатными и уникальными документами
В ГАСО хранится значительный массив картографических документов, планов городов, указов и уложений. В связи с их физическим износом регулярно проводятся реставрационные работы.
С 1 по 31 июля работа читального зала ГАСО (ул. Малышева, 101) может быть приостановлена из-за проведения работ по реставрации крупноформатных картографических документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии. Планируйте визиты заранее или используйте удаленный доступ через АИС.
Цифровые проекты и открытые данные
Архивы Свердловской области активно цифровизируют фонды и создают тематические порталы, интегрированные с АИС:
- Портал «История рода Демидовых в архивных документах» (демидовы.рус) — уникальный ресурс на базе сайта gaso-ural.ru, представляющий документы о знаменитой династии заводчиков.
- «Книга Памяти Свердловской области» — электронная база данных о участниках Великой Отечественной войны, призывах, награждениях и потерях. Особенно актуальна в Год памяти и славы (к 80-летию Победы).
- Виртуальные выставки на сайтах ГАСО и Управления архивов, посвященные юбилеям области, городам, историческим событиям.
Практическое руководство: Как начать работу в АИС
Шаг 1: Подготовка учетной записи ЕСИА
Убедитесь, что у вас есть подтвержденная учетная запись на Госуслугах (ЕСИА). Без подтвержденной учетки (личного визита в МФЦ или банка, или через почту) доступ к заказу документов в АИС будет ограничен.
Шаг 2: Авторизация на портале
- Перейдите по ссылке: https://auth.archive.egov66.ru/.
- Нажмите «Войти через ЕСИА».
- Введите логин/пароль от Госуслуг, подтвердите вход (СМС/пуш/ЭЦП).
Шаг 3: Формирование запроса
В личном кабинете выберите тип услуги:
- Тематический запрос — для поиска сведений по конкретной теме/лицу (генералогия, история предприятия, земельные споры).
- Заказ копии документа — если вы знаете точный фонд, опись, дело и лист (например, по реестру из открытых баз).
- Консультация архивиста — предварительный вопрос перед оплатой сложного поиска.
Шаг 4: Оплаты и получение результата
После расчета стоимости услуги (тарифы устанавливаются региональными правовыми актами) система выдаст квитанцию для оплаты (банковской картой, через СБП или в отделениях банка). Готовый результат (сканы в PDF/JPG, справка) появится в вашем личном кабинете в АИС или будет направлен на почту/в Госуслуги.
Регламент работы читальных залов (Очный доступ)
Если удаленный доступ через АИС невозможен (нужен просмотр оригинала, документы не оцифрованы), необходимо посетить читальный зал.
| Учреждение | Адрес | Контакты / Особенности |
|---|---|---|
| ГАСО (Главный архив) | ул. Малышева, 101, Екатеринбург | Тел.: (343) -12-00-26 (справ. Управления архивами). Режим: уточнять на сайте gaso-ural.ru. Закрыт на реставрацию 1-31 июля. |
| Управление архивами (Приемная) | пл. Октябрьская, д. 3, Екатеринбург | Координация работы архивов, прием обращений граждан. Тел.: 8 (343) -12-00-26 |
| ГАДЛССО / Филиалы | Разные адреса (Екатеринбург, Нижний Тагил, Каменск-Уральский и др.) | Документы ЗАГСов, нотариальные архивы. Адреса филиалов — на сайте Управления архивов. |
Нормативная база
Деятельность АИС и архивных учреждений регулируется:
- Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Постановлением Правительства РФ «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ…».
- Законом Свердловской области «Об архивном деле в Свердловской области».
- Приказами Министерства культуры РФ и Управления архивами Свердловской области по вопросам оцифровки и предоставления услуг в электронном виде.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Могу ли я найти в АИС метрическую книгу 1910 года по моему селу?
Да, если фонд оцифрован и внесен в систему. Используйте поиск по фондам (путеводителю) в личном кабинете или задайте вопрос архивисту через форму «Консультация». Если книга не оцифрована, придется заказать поиск/копию за отдельную плату или приехать в зал.
Сколько стоит заказ справки из архива через АИС?
Тарифы устанавливаются регионально. Ориентировочно: поиск сведений об одном лице (тематический запрос) — от нескольких сотен рублей, копия листа (скан), от 50-100 руб. за кадр. Точная стоимость рассчитывается архивистом после принятия запроса в работу.
Что делать, если читальный зал закрыт на реставрацию (июль)?
Используйте АИС ГИС АЭД для удаленной подачи запросов; Обратите внимание: сроки выполнения запросов в период закрытия залов могут увеличиться из-за ограниченного доступа сотрудников к физическим носителям. Планируйте запросы заранее (в мае-июне).
Хранят ли в ГАСО документы по репрессированным?
Да, в ГАСО хранятся фонды НКВД/КГБ Свердловской области, списки расстрелянных, дела по «троечным» и специальным совещаниям. Поиск по репрессированным удобнее начинать на портале «Пamyat Naroda» или «Открытый список», а затем заказывать копии дел через АИС ГАСО.
АИС «Архив электронных документов Свердловской области» (ГИС АЭД), это современный, безопасный и юридически значимый инструмент для взаимодействия с архивным фондом региона. Интеграция с ЕСИА, наличие уникальных цифровых проектов (Демидовы, Книга Памяти) и возможность удаленного заказа копий делают систему незаменимой для историков, генеалогов, юристов и граждан, восстанавливающих свои права.
Главные правила успеха:
- Имейте подтвержденную учетную запись ЕСИА.
- Уточняйте режим работы читальных залов (особенно в июле — реставрация карт).
- Для ЗАГС до 1925/1926 гг. — обращайтесь в ГАСО / ГАДЛССО через АИС.
- Используйте открытые порталы (gaso-ural.ru, демидовы.рус) для предварительного поиска шифров дел перед заказом в АИС.
Официальный портал входа: https://auth.archive.egov66.ru/
Сайт ГАСО: gaso-ural.ru
Сайт Управления архивами: uprarchives.midural.ru