Автоматизированная информационная система (АИС) Архива Алтайского края — это ключевой цифровой инструмент, обеспечивающий открытый доступ к архивным фондам региона, оптимизацию внутренних бизнес-процессов учреждения и сохранение документального наследия в электронном виде․ Система является частью более крупной экосистемы Единой архивной информационной системы Алтайского края (ЕАИС)․

Назначение и основные функции системы

АИС создавалась для решения комплекса задач, связанных с переводом архивного дела на качественно новый технологический уровень․ К главнейшим целям относятся:

• Обеспечение удаленного доступа к описям и документам для граждан, организаций и государственных структур․
• Автоматизация учетных процессов: формирование фондов, описей, дел, карточек хранения, контроль выдачи/возврата документов в читальных залах․
• Цифровое сохранение: создание электронных копий документов (сканирование) для избавления оригиналов от износа и обеспечения долгосрочного хранения․
• Повышение прозрачности: публикация справочников, путеводителей и тематических подборок в открытую сеть․
• Межведомственное взаимодействие: интеграция с федеральными реестрами (ЕГРЮЛ, ЕГРИП, ЗАГС, нотариальные палаты) для верификации запросов․

Структура и модули АИС

Система имеет модульную архитектуру, что позволяет масштабировать функционал․ Основные подсистемы:

Модуль «Фондовый учет» (Внутренний контур)

Рабочее место архивариуса․ Предназначено для:

• Ввода и редактирования аннотаций (описаний дел, фондов, описей)․
• Учета хранения: привязка дел к ячейкам, стеллажам, помещениям (баркодирование/QR-кодирование)․
• Учета состояния сохранности документов (акты осмотра, реставрационные листы)․
• Формирования отчетности (формы госстатистики, отчеты о фондах)․

Модуль «Читальный зал и Обслуживание пользователей»

Автоматизация выдачи документов в читальном зале и приеме дистанционных запросов:

• Электронная регистрация читателей (с верификацией через Госуслуги/ЕСИА)․
• Заказ дел через личный кабинет пользователя (ЛК)․
• Учет выдачи/возврата, контроль сроков пользования․
• Оплата платных услуг (ксерокопия, сканирование, справки) через интеграцию с платежными шлюзами․

Модуль «Цифровизация и Электронный архив»

Обеспечивает жизненный цикл электронных копий:

• Сканирование с поддержкой профессионального оборудования (планшетные сканеры, планетные сканеры для книг)․
• Распознавание текста (OCR) для рукописных и печатных текстов (в т․ч․ дореволюционной графики)․
• Хранение файлов в защищенном хранилище (WORM-хранилища, контроль целостности по хеш-суммам)․
• Привязка сканов к аннотациям в каталоге․

Веб-портал / Публичный доступ (Внешний контур)

Интерфейс для удаленных пользователей (archive․altairegion22․ru или актуальный адрес портала ЕАИС):

• Поиск по каталогам (полнотекстовый, атрибутовый, фасетированный)․
• Просмотр сканов документов в просмотрщике (зум, навигация по страницам, скачивание PDF/JPG при разрешенном доступе)․
• Подача запросов на справки, копии, научные справки․
• Раздел «Вопрос-ответ», справочники, путеводители, виртуальные выставки․

Информационные ресурсы, доступные в АИС

В системе представлены данные о фондах, хранящихся в Государственном архиве Алтайского края (ГААК) и его филиалах (городские, районные архивы)․ Основные массивы данных:

1. Фонды дореволюционного периода: документы управлений Алтайского горного округа, Бийского уезда, духовных консисторий, крестьянских реформ, промыслового дела․
2. Советский период: документы обкомов/райкомов партии, исполкомов советов, предприятий (АЗОТ, АЭЗ, тракторные заводы), коллективизации, репрессий (дело «Троицкая», «Алтайская организация» и др․)․
3. Фонды ЗАГС (акты гражданского состояния): метрические книги (рождение, брак, смерть) XIX–XX вв․, самый востребованный ресурс для геноалогии․
4. Документы личного происхождения: личные дела, автобиографии, награждения, служебные списки․
5. Картографические и фотофонды: планы сел, межевые карты, аэросъемка, фотодокументы․
6. Аудиовизуальные документы: хроника края, устные истории․

Технологический стек и безопасность

Современные АИС архивов строятся на отечественном ПО в соответствии с требованиями импортозамещения (Реестр российского ПО Минцифры):

Как пользоватся системой: Пошаговая инструкция для читателя

Шаг 1․ Вход на портал

Перейдите на официальный сайт ЕАИС Алтайского края или сайт ГААК․ Рекомендуется авторизоваться через ЕСИА (Госуслуги) — это даст доступ к полному функционалу ЛК (заказ дел, оплата, история запросов)․

Шаг 2․ Поиск документов

• Быстрый поиск: введите фамилию, название села, название организации, год в строку поиска на главной странице․
• Расширенный поиск: используйте фильтры: «Тип фонда», «Хронологические границы», «Фонд/Опись/Дело», «Тип документа» (метрическая книга, ревизская сказка, личное дело)․
• Поиск по гайдам/путеводителям: если вы знаете номер фонда, перейдите в раздел «Структура архива» -> «Путеводители»․

Шаг 3․ Работа с описанием дела

Открыв карточку дела, вы увидите: Заголовок дела, Даты, Количество листов, Условия доступа (открыт/закрыт/условно открыт), Наличие сканов (иконка «Просмотр» или «Скачать»)․

Шаг 4․ Заказ документа

1. Нажмите «Заказать» / «Добавить в корзину»․
2. Выберите форму получения: В читальном зале (указать дату визита) или Удаленно (электронная копия / заверенная копия почтой)․
3. Если дело не оцифровано — заказ инициирует процесс сканирования (оплачивается отдельно по тарифам)․
4. Оплатите услугу через Личный кабинет (банковская карта, СБП)․

Шаг 5․ Получение результата

• Электронно: ссылка на скачивание появится в ЛК / на почте после готовности․
• В зале: предъявите паспорт и уведомление (QR-код из ЛК) на выдаче․

Особенности доступа к документам (Правовой аспект)

Важно помнить: не все документы доступны для свободного просмотра в интернете․

• Сроки ограничения доступа: согласно ст․ 15 ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ», документы, содержащие сведения, составляющие тайну государства, иные охраняемые законом тайны, а также сведения о частной жизни граждан (персональные данные) без их согласия, предоставляются с ограничениями (75 лет со дня создания документа для сведений о частной жизни)․
• Разрешение на доступ: для закрытых документов необходимо оформить мотивированный запрос (для судов, нотариусов, ЗАГС — через СМЭВ; для граждан — заявление с обоснованием правовых оснований)․
• Копирование: разрешено только для документов с истекшими сроками ограничения или при наличии разрешения․ Запрещено фотографировать документы со сроком действия ограничения доступа;

Перспективы развития АИС (Roadmap)

Архив Алтайского края активно работает над развитием системы в следующих направлениях:

• Массовое оцифрование фондов ЗАГС: проект по полному сканированию метрических книг с публикацией в открытом доступе (по истечении 75-летних сроков)․
• Внедрение ИИ (AI/ML): автоматическое распознавание рукописных текстов (HTR — Handwritten Text Recognition) для дореволюционных и раннесоветских документов, автоклассификация дел․
• Блокчейн / КИС (Квалифицированные электронные подписи): внедрение технологий подтверждения подлинности электронных копий для использования в судах и нотариальной практике без предоставления оригинала․
• Мобильное приложение: разработка нативного приложения для iOS/Android для удобной работы с запросами и просмотра виртуальных выставок․
• Интеграция с «Цифровым профилем» гражданина: проактивное уведомление пользователей о появлении документов по их родословным запросам․

Контакты и техническая поддержка

При возникновении технических проблем с порталом (ошибки входа, неработающие сканы, проблемы с оплатой) или методологических вопросах (как найти дело, какой фонд искать):

• Горячая линия / Техподдержка портала: обычно указана в разделе «Контакты» или «Помощь» на сайте ЕАИС (email: support@archive․altairegion22․ru или аналогичный)․
• Читальный зал ГААК (г․ Барнаул): тел․ справочного бюро, режим работы (обычно пн-пт, без обеда)․
• Отдел информатизации ГААК: для сложных технических вопросов интеграции․
• Филиалы архива: Бийский, Заринский, Рубцовский и др․ городские/районные архивы имеют свои контакты на портале․

АИС Архива Алтайского края — это не просто электронный каталог, а полноценная цифровая платформа, трансформирующая работу с исторической памятью региона․ Она делает уникальные документы доступными для исследователей из любой точки мира, ускоряет выдачу социально значимых справок (пенсионные, наследственные, земельные) и гарантирует сохранность оригиналов за счет перевода обращений в цифровую среду․ Регулярное обновление функционала и наполнение базы новыми сканами делают систему незаменимым инструментом для историков, геноалогов, юристов и всех заинтересованных в истории Алтайского края․

Статья подготовлена на основе открытых данных о структуре ЕАИС Алтайского края и типовых функциях современных архивных АИС․ Для получения актуальной информации о тарифах, реквизитах и режиме работы обращайтесь на официальный портал архива․