Автоматизированная информационная система (АИС) Архива Омской области представляет собой комплекс программно-технических, информационных и организационных средств, обеспечивающих автоматизацию архивных процессов: от учета и хранения документов до предоставления доступа к ним для государственных органов, организаций и граждан․ В современных реалиях АИС архива не ограничивается локальной базой данных учреждения, а интегрирована в федеральную информационную среду «Архивы России» и включает веб-портал учреждения с разделами виртуальных выставок и электронными указателями․

Институциональная основа: Государственный архив Омской области

Основным оператором АИС является Государственный архив Омской области (ГАОО), который в открытых источниках и на портале «Архивы России» также часто упоминается как Исторический архив Омской области․ Учреждение является бюджетным учреждением культуры области и выполняет функции органа управления архивным делом на территории субъекта РФ․

• Юридический адрес: 644099, Омская область, г․ Омск, ул․ Третьяковская, 1 (основное хранилище и администрация)․
• Филиал (Центр изучения истории Гражданской войны): Улица Иртышская Набережная, 9․
• E-mail: arhiv@infomsk․ru (для архивных справок и запросов)․

Архитектура и программные модули АИС

АИС Архива Омской области строится по модульному принципу и включает следующие ключевые подсистемы:

Внутренняя автоматизация архивных процессов (Локальная АИС)

Данный модуль закрыт для внешнего доступа и используется сотрудниками архива для:

1. Формирования фондов: учет поступивших дел, научная обработка (раскладка, нумерация, описание)․
2. Учета хранения: адресное хранение дел в депо, контроль температурно-влажного режима, учет состояния сохранности․
3. Составления поисковых приборов: создание электронных версий описей, пукателей, указателей (тематических, именных, географических)․
4. Учета использования: регистрация читателей, выдача дел в читальный зал, учет копирования документов, формирование отчетности (формы госзадания)․

Внешний контур: Веб-портал и интеграция с Порталом «Архивы России»

Публичная часть АИС представлена официальным сайтом архива, который является частью единой федеральной сети․ Согласно официальным ответам архива на запросы пользователей, сайт включает в себя:

• Раздел «Виртуальные выставки» — публикация электронных копий архивных документов по тематическим рубрикам (история Гражданской войны, промышленное развитие, городское хозяйство, биографии выдающихся личностей)․
• Электронные указатели и описи — доступ к реквизитам дел для предварительного поиска без визита в читальный зал․
• Интеграцию с Электронной библиотекой исторических документов (ЭБИД) — предоставление доступа к оцифрованным метрическим книгам, ревизским сказкам и иным востребованным фондам․

Ключевые информационные ресурсы, доступные через АИС

Портал «Архивы России» (archives․gov․ru)

ГАОО является активным участником федерального портала․ Через АИС архив передает данные в единый реестр архивных фондов РФ․ Это позволяет пользователям:

• Искать дела по всем фондам Омской области через единую поисковую строку․
• Получать сведения о составе фондов (номера фондов, опечатки, даты, объемы)․
• Оформлять удаленные запросы на архивные справки через личный кабинет гражданина на Госуслугах / портале «Архивы России»․

Электронная библиотека исторических документов (ЭБИД)

Отдельный важный модуль АИС — представление оцифрованных документов в ЭБИД․ Для Омской области это критически важный ресурс для генеалогии и местной истории․ В открытом доступе или по запросу доступны:

• Метрические книги (рождение, брак, смерть) приходов Омской епархии и духовных управлений других конфессий․
• Ревизские сказки (XVIII–XIX вв․) по уездам Омской губернии․
• Списки электронных копий дел, публикуются на сайте архива и на портале «НашиПредки» для удобства исследователей․

Центр изучения истории Гражданской войны

Специализированный модуль АИС, привязанный к филиалу на Иртышской набережной․ В 2021 году (Год науки и технологий) Центр провел IV международную научно-практическую конференцию «Гражданская война на востоке России: взгляд сквозь документальное наследие»․ Материалы конференций, собранные базы данных по участникам движений, белогвардейцам и красноармейцам интегрированы в поисковую систему архива․

Функционал для пользователей: Как работать с АИС удаленно

Поиск документов (Предварительный)

1. Перейдите на официальный сайт ГАОО или портал «Архивы России»․
2. Воспользуйтесь разделом «Поиск по фондам» / «Указатели»․
3. Введите ключевые слова: название организации, название населенного пункта, ФИО, хронологические рамки․
4. Запишите фонд, опись, дело (номера) для заказа в читальном зале или оформления справки․

Заказ архивной справки (Генеалогический/Правовой запрос)

Через АИС (портал «Архивы России» / Госуслуги) можно оформить официальный запрос:

• Тип справки: родословная, о месте рождения/брака/смерти, о репрессиях, о награждении и т․д․
• Сроки: законом установлены 30 дней (продлевается до 60 при сложности)․
• Оплата: производится через ЕРИП / Госуслуги после принятия заявки к производству․

Работа в читальном зале (Электронный заказ дел)

Зарегистрированные читатели могут заказывать дела на рабочее место через автоматизированную рабочую станцию (АРМ) читального зала, что является частью локальной АИС․ Предварительный заказ возможен по телефону или email․

Техническая поддержка и развитие системы

Анализ обращений пользователей (в частности, на форумах и в официальных ответах архива) показывает вектор развития АИС в сторону:

• Расширения массива оцифрованных документов (проект «Цифровой архив»): перевод на электронный носитель самых востребованных фондов (фонды земских управлений, городских дум, предприятий)․
• Улучшения поисковых алгоритмов на портале «Архивы России» для кросс-референции фондов Омской области с фондами соседних регионов (Новосибирская, Тюменская области, Республика Казахстан)․
• Развития мобильной доступности и адаптивной версии сайта для работы с виртуальными выставками и указателями со смартфонов․
• Внедрения элементов ИИ для распознавания рукописных текстов (HTR) метрических книг и ревизских сказок для полнотекстового поиска․

Контакты и реквизиты для взаимодействия через АИС

АИС Архива Омской области, это не просто база данных, а экосистема, связывающая внутреннюю учетную работу архивистов с федеральными информационными ресурсами (Портал «Архивы России», ЭБИД, Госуслуги) и публичными сервисами (виртуальные выставки, электронные указатели, группы в соцсетях)․

Главное преимущество текущей системы — возможность удаленного предварительного поиска дел по указателям и заказа архивных справок без личного визита в Омск․ При этом физический доступ к уникальным подлинникам (метрическим книгам XVII–XX вв․, делам Сибирского косачества, фондам Гражданской войны) остается возможен только в читальных залах по адресам: ул․ Третьяковская, 1 и Иртышская наб․, 9․

Для эффективной работы с АИС рекомендуется начать с портала «Архивы России» для выявления номенклатуры дел, а затем оформить запрос через Личный кабинет гражданина или направить официальное письмо на email arhiv@infomsk․ru․

Статья подготовлена на основе открытых данных Портала «Архивы России», официального сайта ГБУК «ГАОО», ЭБИД и открытых реестрах на дату ․ Реквизиты и функционал АИС могут обновляться; актуальную информацию необходимо уточнять на официальных ресурсах архива․