Современное архивное дело проходит через этап активной цифровизации. Для Новосибирской области ключевым инструментом обеспечения доступности архивных документов, управления фондами и предоставления государственных услуг является Автоматизированная информационная система (АИС) архивных учреждений области. Данная статья подробно рассматривает структуру, функции, возможности и перспективы развития данной системы на .
Общая характеристика архивной системы Новосибирской области
Архивное дело в регионе координируется Государственной архивной службой Новосибирской области (ГАС НО). В подведомстве службы находятся государственные архивы, формирующие единую архивную сеть региона:
- Государственный архив Новосибирской области (ГАНО), главный архив региона, хранящий документы дореволюционного, советского и новейшего периодов.
- Государственный архив современной истории Новосибирской области (ГАСИ НО) — специализируется на документах партийно-советских и общественно-политических организаций, а также личных фондах.
- Государственный архив научно-технической документации Новосибирской области (ГАНТД НО) — уникальный архив, хранящий техническую документацию предприятий, проектные институты, результаты НИР.
- Центральный государственный архив муниципальных образований Новосибирской области — работа с документами местного самоуправления.
- Сеть муниципальных архивов районов и городов области.
АИС «Архивы Новосибирской области», это программно-аппаратный комплекс, объединяющий базы данных всех вышеперечисленных учреждений в единое информационное пространство.
Архитектура и программное обеспечение АИС
Базовое ПО: АИС «Архивист» / «Электронный архив»
В основе системы лежит специализированное программное обеспечение (часто на базе платформы 1С:Предприятие 8.3 или специализированных решений типа АИС «Архивист», АИС «Дело», адаптированных под требования Росархива), обеспечивающее:
- Фондово-учетную работу: описание дел, формирование описей, путеводителей, контроль хранения.
- Цифровую репродукцию: сканирование, OCR-распознавание, привязку электронных копий к описаниям дел.
- Поисковый движок: полнотекстовый поиск, атрибутный поиск (по индексам: фонд, опись, дело, дата, имена, география).
- Модуль Госуслуг: интеграция с ЕПГУ/РПГУ для приема и обработки запросов граждан и организаций.
- Веб-интерфейс (Портал): публичный доступ к открытым данным через официальный сайт ГАС НО.
Информационная безопасность
Система соответствует требованиям ФСТЭК и ФСБ для обработки информации ограниченного доступа (Государственная тайна, Персональные данные, Коммерческая тайна). Реализованы:
- Ролевая модель доступа (RBAC).
- Журналирование всех действий пользователей (аудит).
- Средства защиты от несанкционированного доступа (СЗНД) и антивирусная защита.
- Резервное копирование в защищенном контуре (в т.ч. на платформе ГИС «Единая архивная сфера» при интеграции).
Основные функциональные модули АИС (Статус на 2026 год)
| Модуль | Назначение | Ключевые возможности 2026 г. |
|---|---|---|
| Электронные путеводители и описи | Публикация научных справочников в открытом доступе | Интерактивные описи, фильтры по хронологии/территории, экспорт в PDF/JSON, версионирование. |
| Электронный каталог документов (ЭКД) | Поиск по делам и документам внутри дел | Полнотекстовый поиск по распознанному тексту (OCR), просмотр сканов в браузере (IIIF-), скачивание копий. |
| Модуль «Госуслуги / Запросы» | Прием архивных справок, выписок, копий | Полный цикл: подача -> оплата (интеграция с СБП/ЭЦП) -> исполнение -> выдача в ЛК/почте/ЭДО. Статус в реальном времени. |
| Учет хранения и перемещения | Логистика дел по хранилищам | Штрихкодирование/RFID-метки дел, автоматический учет выдачи в читальный зал, контроль микроклимата (IoT-датчики). |
| Цифровизация и пост-обработка | Управление проектами сканирования | Очереди задач сканированию, контроль качества (QA), автоматическая генерация метаданных (ИИ), формирование пакетов для долгосрочного хранения (OAIS). |
| Аналитика и отчетность | Управленческое принятие решений | Дашборды: загрузка хранилищ, динамика запросов, показатели цифровизации, исполнение нацпроектов («Цифровая культура»). |
Портал «Архивы Новосибирской области» (Публичный доступ)
Главной точкой входа для пользователей является официальный сайт ГАС НО (обычно домен gas.nso.ru или archives.nso.ru), где развернут веб-интерфейс АИС.
Раздел «Электронные путеводители»
На 2026 год в открытом доступе опубликованы путеводители по всем основным фондам ГАНО, ГАСИ НО, ГАНТД НО. Реализован единый поиск по путеводителям с морфологией русского языка.
Раздел «Цифровой архив» / «Виртуальная читальня»
- Массовая цифровизация метрических книг: Завершен проект по сканированию метрических книг XIX — начала XX в. (фонды духовных консисторий, загс-архивы). Доступен просмотр сканов высокого разрешения.
- Документы Великой Отечественной войны: Карточки эвакуированных, списки призывников, документы госпиталей, партизанских отрядов. Интеграция с банками данных «Память народа», «Подвиг народа».
- Техническая документация (ГАНТД): Уникальные фонды сибирского машиностроения, авиации (Чкаловский завод), атомной отрасли. Доступ к описям и частично к сканам чертежей/схем (с учетом режима секретности).
- Фотодокументы и аудиовидео: Отдельные коллекции с просмотром в медиаплеере.
Личный кабинет пользователя (ЛК)
После авторизации через ЕСИА (Госуслуги) пользователь получает доступ к:
- Подаче запросов на архивные справки (Форма № 1, 2, 3 и др.).
- Отслеживанию этапов исполнения (Принят -> В работе -> Готов -> Выдан).
- Оплате услуг онлайн (банковская карта, СБП).
- Получению готовых документов в электронном виде (подписанных ЭЦП архива) или заказом бумажных копий почтой.
- Истории своих обращений за последние 5 лет.
Интеграция с федеральными и межведомственными системами
АИС Новосибирской области не работает изолированно. Ключевые точки интеграции на 2026 год:
- ГИС «Единая архивная сфера» (ЕАС) Росархива: Выгрузка метаданных путеводителей в федеральный реестр, участие в федеральном поиске по архивам России (archives.gov.ru).
- ЕПГУ / РПГУ (Госуслуги): Реализация сублицензии на предоставление госуслуги «Предоставление архивных справок, выписок, копий документов».
- ЗАГС (ЕГР ЗАГС): Взаимодействие для верификации данных актов гражданского состояния при выдаче архивных справок.
- Пенсионный фонд (СФР): Автоматизированный обмен данными для подтверждения стажа/заработка (проект «Электронный стаж»).
- МВД / МСЭ / Суды: Каналы защищенной электронной почты (ЭДО/СМЭВ) для направления запросов и ответов.
- Нацпроект «Цифровая культура» / «Культура малой родины»: Отчетность по показателям цифровизации и доступности.
Работа с запрашивающими: Категории и сроки (Регламент АИС)
Система автоматически распределяет входящие запросы по типам и устанавливает контрольные сроки исполнения в соответствии с ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ» и административными регламентами области:
| Тип запроса / Услуга | Срок исполнения (рабочие дни) | Особенности обработки в АИС |
|---|---|---|
| Архивная справка (пension, length of service, salary) | 30 (продление до 60 при сложности) | Авто-запрос к ЭКД, формирование проекта справки по шаблону, ЭЦП сотрудника. |
| Выписка из документа / Копия дела | 30 | Заказ сканирования (если нет в ЭКД) -> Контроль качества -> Выдача в ЛК. |
| Научно-справочная информация (по теме) | 30 | Рассылка задания архивариусам фондов, сбор сведений в модуле «Научная работа». |
| Запрос от госорганов (Суд, СЛЕДКОМ, СФР) | 10-15 (по закону) | Приоритетная очередь, защищенный канал СМЭВ/ЭДО, учет в специальном журнале. |
| Генеалогический поиск (платный / сложный) | По договору (обычно 1-3 мес.) | Оформление платной услуги в модуле «Договоры», календарный план работ. |
Проекты цифровизации: Достижения и планы (2024–2026)
Реализованные масштабные проекты
- «Метрические книги Сибири»: Оцифровано > 95% метрических книг XIX–XX вв., хранящихся в ГАНО и муниципальных архивах. Внедрен ИИ-поиск по рукописному тексту (HTR) для фамилий/имен.
- «Фонды эвакуации 1941–1943»: Внесены в ЭКД описи и сканы дел о приеме эвакуированных, распределении по районам, списках предприятий-эвакуантов.
- Техническая документация ГАНТД: Создана единая база описей фондов НИИ и заводов (Чкаловский, «Сибсельмаш», НИИАП и др.) с возможностью заказа сканирования чертежей формата А0–А1.
Текущие приоритеты (2026 год)
- Внедрение HTR (Handwritten Text Recognition) для дел XIX в.: Переход от ручного ввода атрибутов к автоматическому извлечению имен, дат, географии из сканов ревизских сказок, confesionalных росписей.
- Цифровизация фондов муниципальных архивов: Подключение районных архивов к единой АИС через «тонкий клиент» / веб-интерфейс, централизованное хранение мастер-копий в облаке ГАС НО.
- Долгосрочное хранение (OAIS): Развертывание доверенного цифрового репозитория (Цифровое хранилище) с верификацией контрольных сумм (fixity), миграцией форматов и метаданными PREMIS.
- Мобильное приложение «Архивы НО»: Пуш-уведомления о статусе запроса, поиск по карте (геолокация архивов), AR-навигация по историческим зданиям.
Практическое руководство: Как пользоваться АИС удаленно
Шаг 1. Поиск информации (Без авторизации)
- Перейдите на официальный портал ГАС Новосибирской области.
- Выберите раздел «Электронные путеводители» или «Цифровой архив».
- Используйте расширенный поиск: укажите фонд (если известен), диапазон лет, ключевые слова (фамилия, название организации, населенный пункт).
- Найдите нужное дело. Запишите его шифр: Фонд — Опись — Дело (Ф-О-Д).
Шаг 2. Заказ копии или справки (Требуется ЕСИА)
- Войдите в Личный кабинет через «Госуслуги» (уровень «Подтвержденная» учетная запись).
- Выберите услугу: «Предоставление копии архивного документа» или «Выдача архивной справки».
- Заполните форму: укажите шифр дела (Ф-О-Д), листы (если нужны конкретные), цель запроса (пенсия, родословная, наука).
- Оплатите госпошлину / стоимость копирования онлайн (СБП / Карта). Примечание: Справки для пенсий/льгот часто бесплатны по закону, копирование — платное.
- Отслеживайте статус в ЛК. Готовый документ (PDF с ЭЦП архива) появится во вкладке «Мои документы».
Шаг 3. Работа в читальном зале (Очно)
Если документ не оцифрован или требуется работа с оригиналом:
- Забронируйте место в читальном зале через ЛК (модуль «Запись в читальный зал»).
- Оформите читательский билет (при первом визите с паспортом).
- Закажите дела заранее (через АИС или по телефону), они будут подготовлены к вашему приходу.
Контакты и реквизиты Государственной архивной службы Новосибирской области
Адрес главное управления (ГАНО): 630099, г. Новосибирск, ул. Советская, 28 (историческое здание), к. 2 / ул. Депутатская, 4 (новое хранилище/администрация).
Телефон справки / приемной: +7 (383) -27-XX-XX (актуальные номера на сайте gas.nso.ru)
E-mail для запросов: gas@nso.ru / arch@nso.ru
Официальный сайт / Портал АИС: https://gas.nso.ru (или https://archives.nso.ru)
Режим работы читальных залов: Обычно Пн–Пт: 09:00–17:00 (перерыв 13:00–14:00), Сб–Вс: выходной. Проверяйте актуальное расписание на сайте перед визитом.
На Автоматизированная информационная система архивов Новосибирской области представляет собой зрелую, интегрированную в федеральные контуры платформу, обеспечивающую реализацию принципа «Открытых архивов». Ключевые достижения — это массовая цифровизация уникальных фондов (метрика, эвакуация, техдокументация), полный электронный документооборот по запросам граждан через Госуслуги и внедрение технологий ИИ для работы с рукописными массивами.
Дальнейшее развитие векторизировано на создание Единого цифрового хранилища региона по стандарту OAIS, полное подключение муниципального уровня к единой АИС и запуск мобильных сервисов для удобства пользователей. Для исследователей, юристов, гениалогов и граждан, подтверждающих социальные права, АИС Новосибирской области остается основным и наиболее надежным инструментом доступа к документальному наследию Сибири.
Полезные ссылки (навигация по порталу)
- Электронные путеводители по фондам ГАНО
- Электронные путеводители по фондам ГАСИ НО
- Электронные путеводители по фондам ГАНТД НО
- Виртуальная читальня / Цифровой архив (сканы)
- Личный кабинет / Заказ справки онлайн (ЕСИА)
- Платные услуги / Генеалогические поиски
- Нормативная база / Административные регламенты
- Контакты архивов районов и городов области
Данная статья подготовлена на основе открытых данных ГАС Новосибирской области, отчетов о выполнении нацпроектов и типовых функциональных требований к АИС архивных учреждений Росархива. Актуальна на октябрь 2026 года. Перед визитом или подачей запроса рекомендуется уточнить детали на официальном портале.