АИС – это Автоматизированная информационная система, предназначенная для организации, хранения, поиска и предоставления доступа к архивным документам. В Костромской области такая система реализована в Государственном архиве Костромской области (ГАКО) и играет ключевую роль в цифровой трансформации регионального архивного дела.
Общие сведения о Государственном архиве Костромской области
Государственный архив Костромской области (полное название – Областное государственное казённое учреждение «Государственный архив Костромской области») – крупнейшее хранилище исторических документов на территории области. В его фондах находятся материалы, охватывающие период с XV века по настоящее время.
- Более 2 000 фондов документов, собранных за два столетия (конец XVIII — конец XX вв.).
- Фонды отражают важнейшие события российской и местной истории: генеральное межевание, Отечественная война 1812 г., крестьянская реформа 1861 г., земская и Столыпинская реформы, празднование 300‑летия Костромы и др.
- В архиве работают отделы, отвечающие за сохранность, электронный поиск, аудиовизуальные материалы и электронные документы.
Структура архива
- Отдел обеспечения сохранности документов – отвечает за консервацию и физическую защиту бумажных и фотоматериалов.
- Отдел информационно‑поисковых систем, аудиовизуальных и электронных архивов – реализует АИС, поддерживает электронный читальный зал и цифровые коллекции.
- Отделы тематических фондов (история войны, экономическая история, культура и т.д.).
Что такое АИС Костромского архива?
Автоматизированная информационная система (АИС) ГАКО – это комплекс программных и аппаратных решений, позволяющих:
- Электронно каталогизировать архивные документы;
- Обеспечивать быстрый поиск по метаданным (даты, авторы, темы, ключевые слова);
- Предоставлять пользователям удалённый доступ к сканированным копиям и метаданным через Электронный читальный зал;
- Вести учёт выдачи оригиналов и контроль доступа к редким материалам.
Система построена на базе современных технологий Microsoft (Office 365, SharePoint, OneDrive) и интегрирована с региональными информационными порталами.
Основные модули АИС
| Модуль | Назначение | Ключевые функции |
|---|---|---|
| Каталогизационный модуль | Создание и ведение электронных описаний фондов | Ввод метаданных, привязка к единой классификации, автоматическое формирование справочников |
| Поисковый модуль | Поиск документов по различным критериям | Фильтры по датам, темам, типам документов; полнотекстовый поиск по сканам |
| Электронный читальный зал | Онлайн‑доступ к цифровым копиям | Просмотр, скачивание, заказ копий; ограниченный доступ к конфиденциальным материалам |
| Управление доступом | Контроль прав пользователей | Регистрация, выдача пропусков, журнал посещений, согласование запросов |
| Модуль аналитики | Статистика использования и планирование | Отчёты о запросах, популярные темы, нагрузка на серверы |
Как получить доступ к АИС?
Для работы в читальном зале архива необходимо выполнить несколько простых шагов:
- Заполнить форму регистрации на официальном сайте архива.
- Согласиться с политикой конфиденциальности и правилами работы читального зала.
- Получить пропуск (бумажный или электронный) после проверки данных.
- При входе в читальный зал предъявить пропуск сотруднику охраны.
- Войти в Электронный читальный зал через персональный логин и пароль.
После авторизации пользователь получает доступ к:
- Библиотечным каталогам и электронным базам данных;
- Сканированным копиям документов (метрические книги, ревизские сказки, фотографии, аудиовизуальные материалы);
- Онлайн‑выставкам, например, «Путешествие на восток Костромской области».
Цифровизация и новые проекты
С 2024 года в ГАКО реализуется масштабная программа «Костромская АИС – до 2026», цель которой – полностью оцифровать фонды XIX‑XX вв. и обеспечить их доступность через облачные сервисы.
Ключевые направления
- Сканирование и OCR‑распознавание – перевод рукописных и печатных документов в машиночитаемый текст.
- Метаданные и семантическая разметка – привязка к международным стандартам (ISAD‑G, EAD).
- Интеграция с региональными архивами (Ярославская, Ивановская, Нижегородская, Вологодская области) для создания единой сети исторических источников;
- Мобильные приложения – быстрый поиск и просмотр архивных материалов на смартфонах.
- Обучающие программы – вебинары и курсы по работе с АИС для историков, студентов и любителей.
Пример реализованного проекта
В рамках приёма документов на соискание областной премии имени А. А. (распоряжение губернатора от № 186‑р) архив предоставил электронные копии всех заявок через АИС, что сократило время обработки более чем на 60 %.
Перспективы развития АИС Костромского архива
В ближайшие годы планируется:
- Полное подключение искусственного интеллекта для автоматической классификации и рекомендаций похожих документов.
- Создание интерактивных карт с привязкой архивных материалов к географическим точкам (например, к местам сражений 1812 г.).
- Расширение мультимедийных коллекций (аудио‑ и видеоматериалы, 3D‑модели артефактов).
- Внедрение блокчейн‑технологий для подтверждения подлинности цифровых копий.
- Сотрудничество с образовательными учреждениями для использования архивных данных в учебных проектах.
Автоматизированная информационная система Костромского архива – это современный инструмент, который объединяет традиционное архивное дело и цифровые технологии. Благодаря АИС:
- Сокращается время поиска нужных материалов;
- Повышается уровень сохранности оригиналов;
- Расширяется круг пользователей – от профессиональных историков до школьников;
- Создаётся база для дальнейшего научного и образовательного использования.
Если вы интересуетесь историей Костромской области, планируете исследовательскую работу или просто хотите познакомиться с богатым наследием региона, регистрируйтесь в электронном читальном зале и откройте для себя уникальные архивные источники через АИС Костромского архива.
Дата последнего обновления статьи: 11 июля 2026 г.