Автоматизированная информационная система (АИС) «Программно-информационный комплекс Архивы Ленинградской области» является ключевым цифровым инструментом, обеспечивающим доступ к архивному фонду региона, управлению документооборотом и предоставлению государственных услуг в сфере архивного дела; Система функционирует под эгидой Архивного управления Ленинградской области — органа исполнительной власти региона, осуществляющего полномочия по управлению архивным делом и ведению архивов.

История создания и развития

Ключевой вехой в информатизации архивной сферы региона стало 13 февраля 2006 года. Именно в эту дату было принято решение о создании АИС «Программно-информационный комплекс Архивы Ленинградской области». Данный шаг был направлен на:

• Централизацию учета архивных фондов, хранящихся в различных учреждениях региона.
• Обеспечение удаленного доступа к описям и фондам для граждан и организаций.
• Автоматизацию внутренних бизнес-процессов архивных учреждений (поступление, хранение, учет, выдача, комплектация).

С момента запуска комплекс постоянно развивается: интегрируется с федеральными ресурсами, порталами государственных услуг и региональными информационными системами (такими как АИС УИ ЛО — информационная система управления имуществом Ленинградской области);

Архивная сеть, интегрированная в АИС

В единое информационное пространство АИС вошли основные архивные учреждения Ленинградской области, каждое из которых обладает уникальными фондами:

Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге (ГКУ ЛОГАВ)

Это главное региональное хранилище документов досоветского, советского и постсоветского периодов.

• Адрес: 188800, Ленинградская область, Выборгский район, г. Выборг, ул. Штурма, д. 1.
• Телефоны: +7 (81378) —28-71 (справки), +7 (81378) —24-75 (читальный зал).
• Ключевые фонды: История Ленинградской области в годы Великой Отечественной войны, генеалогические фонды (метрические книги, ревизские сказки), фонды лишенных избирательных прав (1918–1936 гг.), фонды личного происхождения, архивные коллекции.

Объединенный архив документов по личному составу (г. Санкт-Петербург)

Расположен в Санкт-Петербурге и специализируется на хранении дел по личному составу органов государственной власти, аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области. Является критически важным ресурсом для подтверждения стажа, назначения пенсий и социальных выплат.

Взаимодействие с Центральным государственным архивом Санкт-Петербурга (ЦГА СПб)

Исторически неразрывно связан с регионом Государственный исторический архив Ленинградской области (ГИАЛО), фонды которого сейчас составляют значительную часть ЦГА СПб. АИС обеспечивает навигацию по этим фондам через портал «Архивы Санкт-Петербурга» (spbarchives.ru).

Историческая справка: Накануне Великой Отечественной войны (1941 г.) в ГИАЛО работало 40 сотрудников. Начальником архива был Александр Тимофеевич Абрамов (1905 г.р.), выпускник Ленинградского института истории, философии и лингвистики. Архив находился в ведении Архивного отдела Управления НКВД по Ленинградской области. В годы блокады фонды были эвакуированы и спасены благодаря героизму архивистов.

Основной функционал и сервисы АИС для пользователей

АИС «Архивы Ленинградской области» реализует ряд общедоступных сервисов через официальный портал Архивного управления (archive.lenobl.ru) и смежные ресурсы:

Электронный прием обращений

Гражданам и организациям не обязательно приезжать в архив лично. Обращения можно подать:

1. Через форму на сайте: archive.lenobl.ru/ru/kontakty/reception/
2. На портале «Архивы Санкт-Петербурга» (spbarchives.ru).
3. По электронной почте: zapros.cgaak.gov.spb.ru (для запросов в ЦГА СПб).
4. Почтой России (адрес: 191311, г. Санкт-Петербург, Архивное управление ЛО).

Виды предоставляемых услуг

• Тематические запросы: по вопросам имущественно-правовых отношений, истории учреждений, организаций и предприятий Ленинграда/Санкт-Петербурга и Ленинградской области.
• Генеалогические исследования: поиск сведений о предках (метрические записи, ревизские сказки, confesionalные списки).
• Подтверждение прав: выдача справок из фондов лишенных избирательных прав, фондов личного происхождения, архивов репрессированных.
• Социально-правовые справки: подтверждение стажа, зарплаты, наград (через Объединенный архив по личному составу).

Публичный реестр и открытые данные

В составе АИС функционирует подсистема «Публичный реестр», позволяющая выполнять выгрузку информации об объектах реестров государственного имущества Ленинградской области и муниципального имущества. Это обеспечивает прозрачность управления архивным фондом как объектом недвижимости и ценностей.

Техническая архитектура и смежные системы

АИС «Архивы Ленинградской области» не существует в вакууме. Она тесно интегрирована с:

• АИС ЭПО (Электронный документооборот): предназначена для автоматизации управления документооборотом внутри Архивного управления и подведомственных учреждений.
• АИС УИ ЛО: информационная система управления имуществом Ленинградской области (учет зданий архивов, транспортных средств, оборудования).
• Федеральные ресурсы: Единая государственная автоматизированная информационная система архивного дела (ЕГАИСА), портал «Архивы России» (archives.gov.ru).

Порядок работы в читальных залах (режим доступа)

Несмотря на активную цифровизацию, значительная часть документов доступна только в читальных залах. Общий порядок:

• Предварительная запись (через АИС или по телефону).
• Предъявление паспорта гражданина РФ.
• Оформление читательского билета (для физических лиц).
• Работа с описями в электронном виде (через терминалы в зале или личные устройства при подключении к Wi-Fi архива).
• Заказ дел — через электронную систему заказов АИС (срок подготовки обычно 1–3 рабочих дня).

Контактная информация и полезные ссылки

АИС «Программно-информационный комплекс Архивы Ленинградской области» — это не просто база данных, а живая экосистема, связывающая историческое наследие региона (от фондов ГИАЛО 1941 года до современных дел администрации) с потребностями граждан XXI века. Благодаря внедрению электронного документооборота (АИС ЭПО), публичных реестров и интеграции с порталами госуслуг, получение архивной справки или проведение генеалогического поиска стало доступным удаленно, что особенно актуально для жителей огромной территории Ленинградской области и исследователей из других регионов и стран.

Главное помнить: для успешного поиска необходимо максимально точно формулировать запрос (ФИО, даты, название организации, населённый пункт) и выбирать правильный архивный фонд (ЛОГАВ в Выборге — для истории области и генеалогики; Объединенный архив, для личных дел чиновников; ЦГА СПб — для истории Ленинградской области до 1940-х и истории Ленинграда).