В современном мире архивные учреждения всё активнее внедряют автоматизированные информационные системы (АИС) для обеспечения быстрого и удобного доступа к документам. Волгоградский государственный архив документов социально‑правовой защиты граждан (ГКУ ВО ГАВО) не стал исключением. Ниже представлен подробный обзор АИС архива, её истории, структуры, возможностей и способов использования.

Краткая справка об архиве

Государственный архив Волгоградской области был официально создан 10 июля 1923 года на основании положения о губернских архивных фондах от 31 марта 1919 г. Сегодня архив расположен по двум адресам:

• Электролесовская улица, 55, Волгоград (архив документов социально‑правовой защиты граждан);
• Коммунистическая улица, 30, Волгоград (основное здание Государственного архива Волгоградской области).

Оба объекта оборудованы пандусами, вызовом персонала и доступным входом для людей с ограниченными возможностями.

Что такое АИС архива?

Автоматизированная информационная система (АИС) Волгоградского архива – это программно‑аппаратный комплекс, обеспечивающий:

• электронное хранение и учёт архивных фондов;
• поиск документов по научно‑справочному аппарату;
• удаленный доступ к цифровым копиям через сеть Интернет;
• формирование электронных справок, выписок и сертификатов;
• взаимодействие с федеральной АИС Государственной информационной системы удаленного использования архивных документов (ГИС УУАД) Росархива.

Система построена на базе современных СУБД, использует веб‑интерфейс и поддерживает работу с мобильными устройствами.

Основные функции АИС

Каталогизация и учёт фондов

Каждая единица хранения получает уникальный идентификатор, в системе фиксируются:

• название фонда и описи;
• даты создания и периода охвата;
• состояние preservation (реставрация, оцифровка);
• условия доступа (открытые, ограниченные, закрытые).

Поиск и навигация

Пользователь может выполнять:

• простой поиск по ключевым словам;
• расширенный поиск по датам, типам документов, учреждениям‑источникам;
• фильтрация результатов по наличию электронной копии;
• сортировка по relevance, дате добавления, алфавиту.

Удалённый доступ к документам

После регистрации в личном кабинете пользователь получает возможность:

• просматривать сканированные изображения документов в высоком разрешении;
• скачивать выбранные фрагменты в форматах PDF, JPEG, TIFF;
• формировать запросы на выдачу заверенных копий (электронных или бумажных).

Взаимодействие с федеральными системами

Через шлюз АИС архива обеспечивается обмен данными с:

• Государственным архивом Российской Федерации (ГАРФ);
• Российским государственным архивом социально‑политической истории (РГАСПИ);
• Электронной библиотекой исторических документов (ЭБИД).

Это позволяет пользователям осуществлять межархивный поиск без необходимости посещать каждое учреждение лично.

Как воспользоваться АИС архива

1. Регистрация: перейти на официальный сайт ГКУ ВО ГАВО, заполнить форму регистрации (ФИО, e‑mail, цель доступа). После подтверждения по электронной почте выдаётся логин и пароль.
2. Авторизация: войти в личный кабинет через форму входа.
3. Поиск: ввести запрос в строку поиска, задать фильтры при необходимости.
4. Просмотр результатов: кликнуть по интересующей единице хранения – откроется карточка с метаданными и превью изображений.
5. Получение копий: при наличии цифровой копии нажать «Скачать»; если документ не оцифрован – оформить запрос на изготовление копии (указывается формат, способ доставки).
6. Обратная связь: в кабинете есть раздел «Вопросы и предложения», где можно оставить замечания о работе системы.

Преимущества использования АИС

• Экономия времени – поиск по всей базе занимает секунды вместо часов работы в читальном зале.
• Доступность 24/7 – система доступна в любое время суток из любой точки с интернет‑подключением.
• Сохранность оригиналов – уменьшение физического обращения с хрупкими документами.
• Прозрачность – пользователь видит статус своего запроса и историю операций.
• Интеграция с федеральными ресурсами – возможность получить документы из других архивов без повторной регистрации.

Контактная информация и поддержка

Для помощи в работе с АИС можно обратиться:

• Телефон справочной службы: +7 (8442) -5‑55‑55 (примерный номер, уточняйте на сайте);
• Электронная почта: info@gavo.volgograd.ru;
• Онлайн‑чат на портале архива (доступен в рабочие часы: пн‑пт 09:00‑18:00).

Также на сайте размещён раздел «Часто задаваемые вопросы» (FAQ), где подробно описаны шаги регистрации, восстановления пароля и порядка подачи запросов на оцифровку.

Автоматизированная информационная система Волгоградского государственного архива представляет собой современный инструмент, сочетающий традиции архивного дела и передовые IT‑технологии. Благодаря АИС исследователи, genealogists, студенты и обычные граждане получают быстрый и удобный доступ к богатому documentalному наследию Волгоградской области, а также к федеральным архивным ресурсам. Регулярное обновление функционала, улучшение интерфейса и расширение объёма оцифрованных фондов делают систему всё более востребованной и эффективной.

Если вы ещё не пользовались АИС архива, рекомендуем пройти регистрацию и оценить все её преимущества лично.