Библиотечный фонд архива — это специализированная библиотечная коллекция, формируемая в архивном учреждении для обеспечения информационно-справочных, научных и методологических потребностей архивистов, а также пользователей читального зала. В отличие от общедоступных библиотек, фонд архива имеет ярко выраженный профильный характер и тесно интегрирован в архивные процессы.
Понятие и функции библиотечного фонда архива
Согласно библиотечному делу и архивоведению, библиотечный фонд архива представляет собой организационно упорядоченную совокупность документов (книг, брошюр, периодики, электронных ресурсов), предназначенных для постоянного хранения и использования в архиве.
Основные функции (по классификации В.И. Терешина и библиотечной науке):
- Кумулятивная (накопительная): систематический сбор и сохранение библиотечных документов, необходимых для архивной работы (справочники, реестры, истории предприятий, региональная литература).
- Мемориальная: сохранение библиотечного наследия как исторического источника (например, личные библиотеки фондообразователей, редкие издания, поступившие в архив в составе фондов).
- Коммуникативная (информационно-справочная): обеспечение доступа пользователей и сотрудников к опубликованной информации, необходимой для идентификации, описания и использования архивных документов.
- Методологическая: обеспечение сотрудников нормативной правовой базой, профессиональной литературой по архивоведению, документуровению, архиффике и истории.
Состав и структура фонда
Состав библиотечного фонда архива — это характеристика содержания фонда в различных аспектах. Традиционно выделяют следующие компоненты структуры:
По видам документов
- Книжные издания: монографии, справочники, энциклопедии, словари, биографические репертуары.
- Периодические издания: газеты, журналы, бюллетени (в т.ч. ведомственные, партийные, общественные организации прошлого).
- Продолжающиеся издания: ежегодники, календари, адресные календари, ежегодники ведомств.
- Картографические материалы: атласы, карты, планы населенных пунктов (критически важны для описания фондов земельного дела, планировки городов).
- Визуальные и аудиовизуальные материалы: фотоальбомы, открытки, слайды, диски с цифровыми копиями.
- Электронные ресурсы: доступ к правовым системам (КонсультантПлюс, Гарант), базам данных (ЭлАР, Независимый архивный реестр), локальным электронным каталогам.
- Микроформы: микропленки с текстами газет, метрических книг, ревизских сказок (для сохранения оригиналов архивных документов).
По тематическому признаку (профилю архива)
- Общепрофильные справочно-библиографические издания: энциклопедии, словари иностранных слов, географические названия.
- Специализированная профессиональная литература: архивоведение, документоведение, палеография, дипломатика, хронология, сфрагистика, гербалика, история делопроизводства.
- Отраслевая и ведомственная литература: историиministerств, ведомств, предприятий-фондообразователей, отраслевые справочники.
- Краеведческая литература: история региона, биографии местных деятелей, топографические описания, материалы по истории населённых пунктов (базовый слой для гос. архивов).
- Личные библиотеки и книжные коллекции: поступившие в архив в составе личных фондов известных деятелей (научных, культурных, партийных).
По коллекционной ценности
- Основной фонд: литература для ежедневной работы (открытый доступ или склад).
- Ценный/Редкий фонд: издания до 1831 г., малограждные издания, книги с автографами, экслибрисами, суперэкслибрисами, цензурными отметками, входящие в состав архивных фондов как документы.
Формирование библиотечного фонда (Комплектование)
Формирование фонда — это целенаправленный процесс, предполагающий выбор, заказ и приобретение документов, соответствующих задачам архива, учитывающих информационные запросы и предпочтения его пользователей;
Источники комплектования:
- Бюджетное финансирование: закупка новинок профессиональной литературы, справочников, кодексов, законов.
- Обязательный экземпляр (для гос. архивов): получение безвозмездно экземпляров изданий, издаваемых на территории субъекта/региона (законодательно закреплено).
- Входящая корреспонденция и обмен: получение изданий от ведомств-фондообразователей, партнерских архивов, общественных организаций.
- Пожертвования и дарения: от физических лиц, ученых, местных историков.
- Перевод из архивных фондов: выделение печатных документов (газет, брошюр, книг), поступивших в архив в составе деловых бумаг фондообразователей, в библиотечный фонд (с соответствующим оформлением акта выделения).
- Собственное издательское дело: размещение в фонде тира собственных putevoditeley (путеводителей), opisaney (описей), sbornikov statey (сборников статей), tezisov dokladov (тезисов докладов).
Принципы отбора (селекции):
- Соответствие профилю архива и задачам формирования архивных фондов.
- Авторитетность и достоверность источника.
- Справочно-поисковая ценность для идентификации архивных документов.
- Региональная значимость (для краеведческих архивов).
- Физическое состояние издания (пригодность к эксплуатации).
Учет библиотечного фонда архива
Учет фонда — это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда, а также его сохранность. Организационно упорядоченная совокупность видов, форм и методов учета составляет систему учета документов библиотечного фонда.
Виды учета:
| Вид учета | Суть | Основные документы (формы) |
|---|---|---|
| Суммарный (количественный) учет | Устанавливает точные сведения о составе и величине фонда в целом, обо всех происходящих в нем изменениях (поступление, выбытие). Ведется в натуральном выражении (экземпляры, номера хранения). | Книга суммарного учета библиотечного фонда (форма № Б-1 или аналогичная утвержденная архивом форма). |
| Индивидуальный (экземплярный) учет | Регистрация каждого отдельного экземпляра издания, поступившего в фонд или выбывшего из него. Присваивается инвентарный номер. | Инвентарная книга (Книга учета библиотечного фонда), Инвентарные карточки (для ценных/редких экземпляров). |
| Тематический/Каталогизационный учет | Отражение содержания документов в каталогах и картотеках для поиска. | Систематический каталог, Алфавитный каталог, Карточка публикации (Электронный каталог/БД). |
Основные операции учета:
- Поступление: проверка комплектности, присвоение инвентарного номера, штамповка (прямой/обратный), заведение в Книгу суммарного учета и Инвентарную книгу.
- Расстановка: определение места хранения по системе расстановки (см. ниже), внесение шифра/адреса в учетные документы.
- Переучет/Инвентаризация: ежегодная (выборочная) или полная (раз в 3-5 лет) сверка реального наличия с учетными данными. Составление акта инвентаризации.
- Выбытие (списание): по основаниям: износ, утрата, несоответствие профилю, дублирование (передача в другие библиотеки/архивы). Оформляется Актом комиссией, приказом директора, вносится в Книгу суммарного учета (графа «Выбыло») и Инвентарную книгу.
Принципы и системы расстановки
Расстановка — это размещение документов в хранилище по определенной системе. Выбор системы зависит от величины фонда, профиля архива и задач обслуживания.
Основные системы расстановки:
- Систематическая (по отраслям знания/ББК): Основная для научных и специальных библиотек архивов. Используется Библиотечно-библиографическая классификация (ББК). Обеспечивает тематическое соседство книг на полке, что удобно для поиска литературы по проблеме (например, все книги по истории конкретного завода стоят вместе).
- Алфавитно-систематическая: Внутри рубрики ББК книги расставляются в алфавитном порядке заглавий или авторов.
- Фондовая (коллекционная) расстановка: Применяется для личных библиотек и книжных коллекций, поступивших в архив как неразделимые комплексы (фonds). Сохраняется историческая целостность коллекции (расстановка по инвентарным номерам или по полкам донора).
- Хронологическая: Для периодических изданий (газеты, журналы) — по годам и номерам.
- Форматная: Раздельное хранение крупноформатных (фолио), среднеформатных и мелкоформатных изданий для рационального использования полок.
Важно: В архивах часто применяется комбинированная система: основной фонд — по ББК, редкий/ценный фонд — фондово (по номерам хранения), периодика — хронологически/форматно.
Особенности библиотечного фонда архива vs Библиотека и Архивный фонд
Понимание различий критически важно для правильного управления:
| Характеристика | Библиотечный фонд архива | Архивный фонд (дела) | Общедоступная библиотека |
|---|---|---|---|
| Природа документов | Публичные (печатные, электронные) документы, созданные для массового воспроизведения. | Уникальные документы (дела), созданные в ходе деятельности организации/лица (фондообразователя). | Публичные документы (печатные/электронные) для массового читателя. |
| Принцип формирования | Субъективный (выбор библиографом/архивистом по профилю). | Естественный (принцип фондообразователя / provenance). Нельзя «выбирать» дела. | Субъективный (по запросам читателей, библиотечному плану). |
| Единица хранения | Экземпляр издания (книга, журнал). | Дело (свод документов, сшитых в единый блок). | Экземпляр издания; |
| Учет | Инвентарный номер к экземпляру. Каталогизация (ББК, МАРК). | Номер дела в описи/фонде. Описание дела (архивная опись). | Инвентарный номер. Каталогизация. |
| Доступ/Использование | Читальный зал, выдача на абонемент (для сотрудников), МВБ. Открытый доступ к каталогам. | Только в читальном зале по заказу дела. Ограничения по срокам доступа (закон о гос. тайне, перс. данных). | Читальный зал, абонемент, МВБ. Открытый доступ к фондам (часто). |
| Цель существования | Информационное обеспечение архивных процессов (описание, справочная, наука) и пользователей. | Хранение и предоставление первоисточников истории деятельности фондообразователя. | Информирование, образование, досуг населения. |
Проблемы и современные тенденции развития
Анализ современной практики (в т.ч. работ Ю.Н. Столярова, опыта РНБ, ЦБС) выявляет ключевые вызовы:
- Недофинансирование комплектования: зависимость от обязательного экземпляра и дарений ведет к пробелам в профессиональной литературе (новые стандарты, ГОСТы, монографии по архивоведению).
- Физическое изношение фондов: газетные коллекции XIX–XX вв., брошюры на кислотной бумаге требуют консервации, микрофильмирования или оцифровки.
- Интеграция каталогов: переход от карточных каталогов к электронным каталогам (ЭК) и внедрение корпоративных библиографических баз данных (на базе ИРБИС, КОХА, АБИС «Музей/Архив» и др.). Необходимость ретроспективного ввода данных.
- Цифровые библиотечные коллекции: создание собственных электронных библиотек архива (оцифрованные путеводители, описи, краеведческие сборники, редкие книги) с размещением на сайте архива или в «Национальной электронной библиотеке» (НЭБ).
- Правовые проблемы цифровизации: соблюдение авторского права при сканировании неставших в общественное достояние изданий (передача пользователям только на терминалах в зале).
- Кадровый голод: отсутствие штатной единицы библиотекаря-библиографа во многих муниципальных и ведомственных архивах; функции выполняет архивист без спец. образования.
- Учет редких книг в составе архивных фондов: проблема двойного учета: книга как библиотечный экземпляр (в БФ) и книга как документ архивного фонда (в личном фонде ученого). Требуется единая политика: либо выделение в БФ с ссылкой на фонд, либо описание как вложения в дело.
Нормативно-правовая база (Российская Федерация)
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16, 22 — обеспечение архивов документами).
- Федеральный закон от № 78-ФЗ «О библиотечном деле» (статус библиотечных фондов, обязательный экземпляр).
- Приказ Министерства культуры РФ от № 2768 «Об утверждении Инструкции по учету, хранению и использованию документов архивных фондов…» (в части взаимодействия с библиотечными фондами).
- ГОСТ Р 7.0.100–2018 «Библиотечное и издательское дело. Библиотечный фонд. Общие требования к формированию, учету, хранению и использованию».
- ГОСТ 7.60–2002 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления» (для каталогизации).
- ББК (Библиотечно-библиографическая классификация) — основной инструмент тематической расстановки.
- Локальные нормативные акты архива: Положение о библиотеке (библиотечном фонде), Правила пользования библиотечным фондом, План комплектования на год.
Библиотечный фонд архива, это не просто «книжная полка» у архивиста, а стратегический информационный ресурс. Качество научной обработки архивных фондов (составление путеводителей, описей, справочников), эффективность справочно-поисковой работы с пользователями и сохранность книжных памятников, вошедших в архивные фонды, напрямую зависят от того, насколько профессионально организованы процессы формирования, учета, каталогизации, хранения и доступа к этому фонду.
Современный вектор развития — цифровая трансформация: создание единых информационных пространств архива, где архивные описи, библиотечные каталоги и цифровые копии документов интегрированы в единую поисковую систему, обеспечивающую пользователю бесшовный доступ к первоисточникам (делам) и контекстной опубликованной информации (книгам, журналам) одновременно.