Библиотека справочно-информационного фонда (БСИФ) — это не просто вспомогательное подразделение архива, а ключевой навигационный инструмент, обеспечивающий доступ к архивным документам. Если архивный фонд — это «тело» исторической памяти, то справочно-информационный фонд (СИФ) и его библиотечная составляющая — это «карта» и «указатель», без которых ориентация в массиве документов становится невозможной;
В данной статье подробно рассматриваются структура, состав, функции и современные тенденции развития библиотеки справочно-информационного фонда архива.
Понятие и нормативная база
Согласно Федеральному закону от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 17, 22) и Приказу Росархива от № 76 «Об утверждении Инструкции по составу и ведению справочно-информационного фонда архива», справочно-информационный фонд архива — это совокупность поисковых пособий (описей, указателей, реестров, карточек и т.д.), а также библиографических, справочных и иных изданий, необходимых для обеспечения поиска и использования документов.
Библиотека СИФ формируется как специализированная коллекция документов на бумажных и машинных носителях, предназначенных для:
- Обеспечения учетно-хранения работы (описание, экспертиза, учет).
- Обслуживания пользователей (поиск информации, выдача копий, консультирование).
- Научно-справочной работы архивистов.
Структура и состав библиотеки СИФ
Состав библиотеки справочно-информационного фонда регламентируется Инструкцией № 76 и типовыми перечнями, утверждаемыми руководителем архива. Традиционно выделяют следующие группы изданий:
Нормативно-правовая и методическая документация
Это «фундамент» профессиональной деятельности архивиста. Включает:
- Законы РФ, указы Президента, постановления Правительства в сфере архивного дела.
- Приказы Росархива, методические рекомендации, инструкции, стандарты (ГОСТ Р 7.0.xx, ГОСТ Р ИСО 15489 и др.).
- Нормативные акты профильного ведомства (если архив ведомственный).
- Местные нормативные акты архива: Положение об архиве, инструкции по делопроизводству, планы формирования фондов.
Справочно-библиографические издания общего и профильного характера
Необходимы для научной обработки документов (описания, атрибуции, датировки):
- Энциклопедии и словари (БСЭ, исторические, биографические, географические).
- Справочники по административно-территориальному делению (АТД) на разные периоды.
- Биографические справочники (чиновники, военные, представители профессий).
- Хрестоматии, летописи, указатели архивных фондов других учреждений (путеводители).
- Словари сокращений, аббревиатур, старинных мер веса/длины/валюты.
Профильная литература по истории и теории архивного дела - Учебники, пособия, монографии по архивоведению, документоведению, архивной الهيке (архивная палеография, дипломатика);
- Периодические издания: «Архивное дело», «Вестник архивиста», «Документоведение» и др. (сборные тома за годы).
- Материалы конференций, семинаров, круглых столов.
Отраслевая и региональная литература (Локальный фонд)
Специфична для каждого архива; Формируется в соответствии с профилем фондов архива:
- История региона, города, предприятия-учредителя.
- Труды по истории отрасли (промышленности, здравоохранения, образования и т.д.).
- Мемуары, хроники предприятий, корпоративные издания.
- Местная пресса (газеты, журналы) на микропленке или в электронном виде.
Вспомогательные технические издания - Каталоги оборудования и материалов для реставрации, консервации, микролипления, оцифровки.
- Справочники по программному обеспечению (Электронный архив, АИС «Архив», 1С:ХроноГраф и др.).
Функции библиотеки СИФ
Библиотека СИФ выполняет комплекс функций, выходящих за рамки простого хранения книг:
- Информационно-справочная: Оперативное предоставление архивистам и пользователям нормативной, фактической и библиографической информации.
- Методологическая: Обеспечение сотрудников актуальными стандартами и инструкциями для единообразного ведения дела (описание, экспертиза стоимости, формирование дел).
- Научно-вспомогательная: Подбор литературы для атрибуции документов (установление авторства, даты, места, контекста создания).
- Образовательная: Основа для стажировок новичков, самообразования сотрудников, подготовки публикаций и выставок.
- Контрольная: Наличие актуальных редакций законов и приказов позволяет контролировать законность архивных процессов.
Учет, хранение и организационное оформление Учетные документы
Ведется два основных вида учета:
- Инвентарная книга (форма № 1-Арх или аналогичная): для изданий, имеющих высокую ценность, редких, выведенных из пользования, а также для дорогого оборудования/ПО. Присваивается инвентарный номер.
- Учетная картотека (или электронная БД): для текущих периодических изданий, множественных экземпляров, брошюр, методичек. Ведется по системным каталогам (алфавитно-заголовковый, систематический).
Систематизация и размещение
Размещение на полках осуществляется по систематическому принципу с использованием библиотечно-библиографической классификации (ББК) или УДК, адаптированной под специфику архива. Типовые разделы:
- Индекс 74 (ББК) / 061 (УДК) — Архивное дело. Архивы.
- Индекс 73 / 06 — Библиотечное дело. Библиография.
- Индекс 63 / 94, История (региональная, отраслевая).
- Индекс 91 / 34 — Право. Законодательство.
Важно: Наиболее востребованные издания (Законы, Приказы Росархива, Путеводители по фондам данного архива) должны находиться в зоне открытого доступа у рабочих мест архивистов (в читальном зале, в отделе учета и хранения).
Оформление изданий - Клеевые этикетки с шифром (ББК/УДК + авторский знак) и инвентарным номером.
- Путлицы с записью шифра, автора, заглавия, года издания.
- Формальные закладки для периодики (с указанием тома, года, номера).
Пополнение библиотеки СИФ
Пополнение планируется ежегодно и включает:
- Обязательные бесплатные поступления: Приказы Росархива, «Вестник архивиста», типовые нормативные акты (по спискам рассылки).
- Закупочные издания: Новые справочники, энциклопедии, профильная литература, ПО (за счет бюджета архива или спонсоров).
- Внутренние издания: Путеводители по фондам архива, сборники документов, каталоги выставок, методические рекомендации собственного разработки — обязательно в 2-3 экземпляра (один в БСИФ, один в читальный зал, один в отдел учета).
- Подарственные и обменные поступления: От других архивов, учебных заведений, общественных организаций.
Современные вызовы и цифровая трансформация
В условиях перехода к электронному архивному делу роль традиционной бумажной библиотеки СИФ трансформируется:
Электронная библиотека СИФ (ЭБС архива)
Создание локальной электронной библиотеки становится стандартом. Она включает:
- Скан-копии редких справочников и путеводителей (с OCR-слоем для полнотекстового поиска).
- Электронные версии нормативных баз (КонсультантПлюс, Гарант, Кодекс — специализированные версии для архивистов).
- Внутренние базы знаний: FAQ по описанию, реестры типовых дел, словарь терминов архива.
- Каталоги библиотеки СИФ в виде электронной картотеки (на базе АИС «Архив» или отдельных библио-систем типа ИРБИС, Koha, DSpace).
Интеграция с АИС «Архив»
Ссылки на справочные материалы (статьи из «Вестника архивиста», разделы Приказов, страницы справочников по АТД) внедряются непосредственно в карточки описания дел, в справочники системы (лица, организации, дела), обеспечивая контекстную помощь архивисту в момент работы.
Работа с пользователями удаленно
Публикация на сайте архива:
- Электронных версий путеводителей и описей.
- Библиографических указателей литературы по фондам.
- Ссылок на открытые цифровые ресурсы (Национальная электронная библиотека, ЭлАР, региональные цифровые платформы).
Выбытие и списание изданий
Процесс строго регламентирован. Основания для выбытия:
- Физическая изношенность (непригодность для пользования).
- Утрата актуальности (отмененные законы, старые редакции приказов, устаревшие справочники АТД) — с обязательным сохранением последней актуальной редакции в фонде архива как исторического документа.
- Дублирование экземпляров (при излишке).
Списание оформляется актом комиссии, утвержденным руководителем архива. Выбывшие экземпляры нормативных актов, вышедших из действия, могут передаваться в утиль (макулатура) или сотрудникам для личного пользования (по решению комиссии), за исключением редких/ценных экземпляров.
Ключевые ошибки при организации БСИФ и способы их избежания
| Ошибка | Последствия | Рекомендация |
|---|---|---|
| Хранение только «вечных» изданий, игнор периодики («Вестник архивиста») | Утрата информации о новых методиках, изменениях в стандартах, судебной практике | Обязательная подписка и сшивка «Вестника архивиста» по годам; ведение статьного каталога |
| Отсутствие системного каталога (только алфавитный) | Невозможность подобрать литературу по теме (например, «реставрация фото» или «АТД 1920-х») | Внедрение ББК/УДК, ведение систематического каталога (электронного) |
| Хранение актуальных приказов Росархива только в кабинете директора | Архивисты работают по устаревшим инструкциям, нарушения при экспертизе/описании | Размещение актуальных нормативных баз и сборников приказов на каждом рабочем месте (бумага или ярлык на рабочем столе ПК) |
| Игнорирование локального фонда (история предприятия/региона) | Низкое качество научной обработки документов, ошибки в атрибуции | Целенаправленная закупка/поиск местной литературы, цифровые копии редких краеведческих книг |
| Отсутствие ЭБС и полнотекстового поиска по СИФ | Долгий поиск нуждание нужной цитаты/нормы в бумажных томах | Сканирование ключевых справочников с OCR, загрузка в АИС/ЭБС с тегами/метаданными |
Библиотека справочно-информационного фонда — это интеллектуальное ядро архива. Ее состояние напрямую влияет на качество формирования архивных фондов, точность научной обработки документов, скорость и полноту выдачи информации пользователям.
В современных условиях эффективная БСИФ — это гибридная система, сочетающая:
- Надежный бумажный базовый фонд (законы, стандарты, редкие справочники, путеводители).
- Мощный электронный компонент (нормативные базы, сканированные справочники с поиском, внутренняя база знаний, каталог в АИС).
- Компетентного библиотекаря-архивиста (или ответственного сотрудника), который не просто «хранит книги», а курирует знания: следит за актуальностью, формирует тематические подборки, обучает коллег работе с ресурсами.
Инвестиции в развитие библиотеки СИФ — это инвестиции в качество архивной работы в целом, гарантирующие, что любой документ в фонде может быть найден, понят и использован.