В системе профессионального обучения архивистов, библиотекарей и специалистов по документоведению (часто в рамках курсов «Архивоведение», «Документоведение», «Архивное дело в РФ») знания структурируются в виде экзаменационных билетов. Стандартный комплект часто составляет 36 билетов, охватывающих весь курс. Билет №5 традиционно посвящен одной из фундаментальных тем: теории архива, понятию архивного фонда, принципам формирования и организации архивов.

Ниже представлен подробный развернутый ответ по данному билету, структурированный для удобства запоминания и использования на экзамене.

Содержание билета №5 (Типовая структура)

1. Вопрос 1 (Теоретический): Понятие архива, архивного фонда и архивного дела. Признаки архивного документа.
2. Вопрос 2 (Проблемный/Исторический): Этапы развития архивного дела в России (от Древней Руси до наших дней) или Принципы организации архивного дела (происхождение,PERTINENCE, жизненный цикл).
3. Вопрос 3 (Практический/Нормативный): Законодательная база архивного дела РФ (ФЗ-125, ФЗ-149, типовые нормативные правовые акты). Задачи государственной архивной службы.

Развернутый ответ по Вопросу 1: Теоретические основы

Понятие «Архив» (в трех основных значениях)

В архивоведении термин «архив» используется в трех неразрывно связанных смыслах (по ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ФЗ № 125-ФЗ):

• Архив как совокупность документов (Архивный фонд): Документы, образующиеся в деятельности организации или физического лица, предназначенные для постоянного или длительного хранения. Это материальная основа архива.
• Архив как учреждение (Архивное учреждение): Организация, созданная для хранения, учета, научной обработки и использования архивных документов (например, ГАРФ, РГИА, государственные архивы субъектов РФ, ведомственные архивы).
• Архив как помещение/хранилище: Специально оборудованные помещения (хранилища) для размещения архивных фондов с обеспечением режима хранения (температура, влажность, пожаробезопасность).

Архивный фонд и Архивное дело: отличия

<естественный (органический)

Признаки архивного документа (по 125-ФЗ, ст. 3)

Документ считается архивным, если он обладает всеми следующими признаками:

1. Информационность: Содержит сведения, фиксированные на материальном носителе.
2. Документальность: Имеет реквизиты, придающие ему юридическую силу (дата, подпись, печать, номер, форма).
3. Единственность/Первичность: Является оригиналом или единственным экземпляром (если копия — заверенная в установленном порядке).
4. Оконченность процесса образования: Документ подписан, утвержден, вступил в силу (проекты и черновики, как правило, архивными не являются, если не содержат уникальной информации).
5. Назначение на хранение: Определен срок хранения (постоянный или временный > 10 лет) по акту экспертизы документов.

Развернутый ответ по Вопросу 2: Принципы организации архивного дела

Этот блок часто являеться вторым вопросом билета №5; Ключевыми являются три классических принципа (теория «Трех столпов»):

Принцип происхождения (Respect des fonds / Provenance)

Суть: Документы разных создателей (фондопроизводителей) не могут смешиваться. Архивный фонд должен сохранять свою целостность и автономию.

• Запрещаеться разъединять документы одного фонда между разными архивами (кроме случаев правопреемства или специальных решений).
• Запрещается вкладывать документы одного фонда в другой фонд.
• Обеспечивает аутентичность и достоверность документов.

Принцип пертиненции (Pertinence / Органический принцип)

Суть: Внутренняя структура фонда должна отражать структуру и деятельность создавшего его органа/лица. Порядок документов воссозраняет порядок делопроизводства.

• Основа — номенклатура дел (утвержденный перечень дел с сроками хранения).
• Документы группируются в дела по деловому признаку (по делам, по вопросам, по хронологии, по исполнителям).
• Нарушение пертиненции ведет к потере информационной ценности фонда (контекста).

Принцип жизненного цикла документа (Life Cycle / Теория трех возрастов)

Разработан в США (1930-е), в СССР адаптирован проф. Е.М. Горячим. Документ проходит три стадии:

1. Текущий (активный) возраст: В структурных подразделениях создателя (канцелярия, отделах). Используются ежедневно. Хранение — в рабочих архивах/картотеках.
2. Полутекущий (полуактивный) возраст: Дела закрыты, но срок хранения не истек (обычно до 10–15 лет). Переводятся в архив организации (внутриведомственный архив). Использование редкое.
3. Архивный (неактивный) возраст: Истек срок хранения в архиве организации (обычно 10 лет для временных, сразу для постоянных). Проходит экспертизу документов. Постоянные, передаются в государственные архивы. Временные — уничтожаются по акту.

Развернутый ответ по Вопросу 3: Нормативно-правовая база РФ

Знание иерархии нормативных актов обязательно для ответа по билету №5.

Федеральные законы (Высший уровень)

• ФЗ № 125-ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации» — Основной закон. Регулирует отношения в области архивного дела, права субъектов, компетенцию органов власти, экспертизу, доступ к документам.
• ФЗ № 149-ФЗ от «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — Регулирует доступ к информации, защиту ПДн, гос. тайну, оцифровку.
• ФЗ № 5-ФЗ от «О Национальном архивном фонде РФ», Определяет состав НАФ, порядок учета, хранения, использования.

Подзаконные акты (Федеральный уровень)

• Постановление Правительства РФ № 1007 (Правила ведения делопроизводства) — Основной документ по организации делопроизводства в гос. органах.
• Приказ Минкультуры РФ (ранее Росархива) — Типовые нормативные правовые акты:
  • Инструкция по организации архивного дела в организациях.
  • Положение об экспертизе документов.
  • Порядок формирования архивных фондов.
  • Требования к условиям хранения (ГОСТ Р 54989-2012 / ISO 11799).
• ГОСТы серии Р 7.0 (СИБИД): Р 7.0.8-2013 (термины), Р 7.0.97-2016 (описание фондов), Р 7.0.100-2018 (электронные архивы).

Задачи государственной архивной службы (по 125-ФЗ, ст. 9)

1. Формирование и ведение Национального архивного фонда (НАФ);
2. Обеспечение сохранности документов НАФ.
3. Организация доступа к документам НАФ (с учетом ограничений доступа).
4. Ведение государственной учета документов НАФ (Государственный реестр архивных фондов).
5. Научно-методическое руководство архивами всех ведомств и форм собственности.
6. Международное сотрудничество в архивной сфере.

Типичные дополнительные вопросы / «Подводные камни» по билету №5

Экзаменатор может уточнить следующие моменты:

Разница между «Архивом организации» и «Государственным архивом»

• Архив организации (внутриведомственный): Хранит дела полутекущего возраста (срок до 10–15 лет), обеспечивает текущую работу органа. Подчиняется руководителю организации.
• Государственный архив: Хранит документы постоянного хранения (и временные > 10 лет после экспертизы). Является частью государственной архивной службы. Подчиняется органу исполнительной власти по архивному делу (Минкультуры/Росархив/Комитеты по архивам регионов).

Экспертиза документов: цель и этапы

Цель: Определение исторической, научной, культурной, практической ценности для установления срока хранения.

• Экспертиза актуальная (текущая): Проводится в организации при формировании дела (по номенклатуре).
• Экспертиза последующая (государственная): Проводится экспертной комиссией архива организации (с участием гос. архива) по истечении срока хранения в архиве организации (обычно через 10 лет). Решает: уничтожить или передать в гос. архив (постоянное хранение).

Электронные архивы и оцифровка (Современный контекст)

По билету №5 часто спрашивают про переход на электронное делопроизводство:

• Понятие электронного документа (по 149-ФЗ и ГОСТ Р 7.0.8).
• Требования к электронному архиву (ГОСТ Р 7.0.100-2018): обеспечение подлинности, целостности, читаемости, доступности на протяжении всего срока хранения;
• Проблема миграции форматов и эмуляции сред для долгосрочного хранения (OAIS model).
• Электронные документы, подписанные КЭП (квалифицированной электронной подписью), равнозначны бумажным оригиналам.

Шпаргалка для быстрой подготовки к билету №5 (Структура устного ответа)

1. Основная часть, Теория (1.5–2 мин): Раскройте 3 принципа: Происхождение, Пертиненция, Жизненный цикл. Приведите примеры нарушения принципов.
2. Основная часть — Право (1–1.5 мин): Перечислите ключевые законы (125, 149, 5-ФЗ). Назовите 3–4 задачи гос. архивной службы. Упомяните экспертизу (актуальную и последующую).
3. Современный контекст (30 сек): Электронные архивы, ГОСТ Р 7.0.100, оцифровка, доступ в ЭЧЗ (электронных читальных залах).

Рекомендуемая литература для углубленного изучения

• Горячий Е.М. «Теория архивного дела» (Классика).
• Лаврентьев А.Н., Чуприна Н.С. «Архивоведение: Учебник для вузов».
• Федеральный закон от N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. на текущую дату).
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Информация, библиотечное и издательское дело. Архивное дело. Термины и определения».
• Приказ Минкультуры РФ от № 2768 «Об утверждении Типовых нормативных правовых актов по архивному делу…».

Удачи на экзамене! Помните: понимание логики принципов (происхождение, пертиненция, жизненный цикл) важнее заучивания определений. Умея объяснить, почему документы нельзя смешивать и зачем нужна экспертиза, вы ответите на любой уточняющий вопрос по билету №5.