Бланк заявления по запросу в архив – это официальное письменное обращение гражданина, организации или юридического лица к архиву с целью получения копий или оригиналов документов, хранящихся в архивных фондах. Правильное оформление заявления ускоряет процесс рассмотрения запроса и минимизирует риск отказа.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок обращения в архивы в России:
- Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ).
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (от ).
- Приказ Минкультуры России от № 140 «Об утверждении формы заявления о предоставлении архивных документов».
Эти документы определяют, какие сведения могут быть запрошены, сроки их предоставления и порядок оплаты (если таковая предусмотрена).
Структура бланка заявления
Стандартный бланк (по приказу Минкультуры) состоит из следующих разделов:
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Шапка | Наименование архива, его адрес, телефон, e‑mail. |
| Данные заявителя | ФИО (для физических лиц) или наименование организации, ИНН/ОГРН (для юридических лиц), контактный телефон, e‑mail, почтовый адрес. |
| Текст заявления | Краткое описание запрашиваемых документов (название фонда, опись, период, номер дела и т.п.). |
| Цель запроса | Указание цели (научно‑исследовательская работа, подготовка публикации, семейная история и др.). |
| Способ получения | Копии (печать, электронный файл), оригиналы, выезд в архив и т.д. |
| Согласие на оплату | Если требуется, указание готовности оплатить услуги (копирование, доставка). |
| Подпись и дата | Подпись заявителя (или уполномоченного представителя) и дата подачи заявления. |
Как правильно заполнить заявление
Шапка и реквизиты заявителя
- Укажите полное официальное название архива (например, Государственный архив Российской Федерации).
- Для физических лиц обязательно укажите паспортные данные (серия, номер, дата выдачи) – это подтверждает личность.
- Для юридических лиц – полное наименование, ИНН, ОГРН, ФИО руководителя.
Точное описание запрашиваемых документов
Чем точнее будет описание, тем быстрее архив сможет найти нужный материал. Рекомендуется использовать следующую схему:
- Наименование архива и фонда (например, Фонд № 12 «Документы органов местного самоуправления»).
- Опись или номер дела (если известен).
- Период охвата (например, 1905‑1917 гг.).
- Конкретные типы документов (акты, письма, фотографии, карты и т.п;).
Указание цели запроса
В большинстве случаев цель не влияет на решение, но указание её повышает прозрачность и может ускорить согласование, особенно если запрос связан с научными или образовательными проектами.
Выбор способа получения
- Электронные копии – отправляются на указанный e‑mail в формате PDF, JPG или TIFF.
- Печатные копии – отправляются почтой (обычно за дополнительную плату).
- Личный выезд – возможность ознакомиться с оригиналами в читальном зале архива.
Согласие на оплату
Если вы не уверены, требуется ли оплата, укажите в заявлении фразу: «Готов(а) оплатить услуги копирования и доставки согласно тарифам архива». При этом архив обязан предварительно известить о стоимости.
Куда подавать заявление
Заявление можно отправить несколькими способами:
- Лично – в приемный отдел архива.
- Почтой – заказным письмом с описью вложения.
- Электронно – через официальный сайт архива (раздел «Обращения»), прикрепив скан заявления.
- Факс – в редких случаях, если архив принимает факсы.
Сроки рассмотрения
Согласно ФЗ «Об архивном деле», архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента получения заявления. При необходимости продления срока (например, из‑за объёма работ) архив обязан уведомить заявителя о новых сроках.
Полезные советы
- Проверьте наличие документа в онлайн‑каталогах. Многие архивы публикуют описи в интернете – это может сэкономить время.
- Уточните тарифы заранее. На сайтах архивов обычно есть таблицы стоимости копирования и доставки.
- Сохраняйте копию заявления. При подаче по почте делайте фото или скан оригинала – это будет подтверждением даты подачи.
- Указывайте несколько способов связи. Если архив не может связаться с вами по телефону, он использует e‑mail.
- Не забывайте о подписи. Без подписи заявление считается недействительным.
Пример заполненного бланка
| Бланк заявления о предоставлении архивных документов | |
|---|---|
| Наименование архива: | Государственный архив Российской Федерации, отдел региональных фондов |
| Адрес: | 125009, г. Москва, ул. Сретенка, д. 7 |
| Телефон: | +7 (495) -23‑45‑67 |
| Электронная почта: | info@garf.ru |
| Заявитель: | |
| ФИО (для юр. лица – наименование): | Иванов Иван Петрович |
| Паспорт (серия, номер, дата выдачи): | 45 12 345678, |
| Контактный телефон: | +7 (916) -55‑66‑77 |
| E‑mail: | ivanov.ip@example.com |
| Почтовый адрес: | 123456, г. Санкт‑Петербург, ул. Невский пр., д. 10, кв. 5 |
| Текст заявления | |
Прошу предоставить копии (в электронном виде PDF) документов из Фонда № 12 «Документы органов местного самоуправления», опись № 45, охватывающих период 1914‑1918 гг.. Интересуют:
| |
| Цель запроса: | Подготовка научной статьи о местном самоуправлении в годы Первой мировой войны. |
| Способ получения: | Электронные копии на указанный e‑mail. |
| Согласие на оплату: | Готов оплатить услуги копирования и доставки согласно тарифам архива. |
| Подпись ______________________ Дата «___» __________ 2026 г. | |
Где скачать готовый бланк
Официальный бланк можно скачать с сайта Минкультуры России по ссылке:
Скачать бланк заявления (PDF)
Правильное оформление заявления по запросу в архив – залог быстрой и эффективной работы с архивными документами. Следуйте рекомендациям, указывайте полные и точные сведения, не забывайте о подписи и способе получения. При соблюдении всех требований архив, как правило, предоставляет запрошенные материалы в установленные сроки.
Автор статьи: ChatGPT – ваш виртуальный помощник по работе с документами.