Частный нотариальный архив – это специализированное структурное подразделение нотариальной палаты (или иной профессиональной организации нотариусов), которое обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование нотариальных документов, созданных в результате деятельности нотариусов, занимающихся частной практикой. Он функционирует на основе нормативных актов федерального и регионального уровня, а также локальных положений, утверждённых органами управления нотариальной палаты.

Нормативная база

Деятельность частного нотариального архива регламентируется следующими ключевыми документами:

• Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. Верховным Советом РФ № 4462‑1);
• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральный закон от № 339‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»;
• Федеральный закон от № 384‑ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений»;
• Федеральный закон от № 63‑ФЗ «Об электронной подписи»;
• Федеральный закон от № 69‑ФЗ «О пожарной безопасности»;
• Постановление Правительства РФ от № 1479 «Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации»;
• Приказы Росархива и Минюста России, регулирующие хранение, комплектование, учет и использование нотариальных документов (см. перечень в источнике [1]);
• Устав и локальные акты Нотариальной палаты Республики Башкортостан (пример – положение о нотариальном архиве, утверждённое решением Правления палаты от г., протокол № 43).

Правовой статус и место в структуре палаты

Частный нотариальный архив является:

• структурным подразделением нотариальной палаты;
• частью Управления делами палаты, взаимодействующей со всеми отделами и подразделениями;
• финансируемым за счёт средств палаты (расходы учитываются отдельной статьёй в смете и не могут быть менее 1 % от суммы внесённых членских взносов).

Основные задачи

Согласно положению о нотариальном архиве, его основные задачи заключаются в:

• организации и осуществлении хранения документов, предусмотренных положением;
• комплектовании архива документами, предусмотренными положением;
• учете нотариальных документов, находящихся на хранении;
• использовании документов, находящихся на хранении.

Функции архива

Для выполнения задач архив осуществляет следующие функции:

1. Прием, обработка и обособленное хранение оконченных производством нотариальных документов на бумажном носителе (номенклатурные дела нотариусов частной практики, государственных нотариальных контор в случае их упразднения, а также иных номенклатурных дел по решению палаты).
2. Прием документов от нотариусов‑членов палаты согласно утверждённому графику (через десять лет после последнего года временного хранения).
3. Проверка наличия и состояния документов, учёт и розыск необнаруженных дел, оценка физического состояния носителей и текста.
4. Обеспечение нормативных режимов хранения: противопожарный, температурно‑влажностный, световой, санитарно‑гигиенический.
5. Эксплуатация помещений и оборудования архива.
6. Реставрация, переплет, шифровка, перешифровка, нумерация листов, оформление ярлыков и обложек.
7. Сканирование документов, переформирование номенклатурных дел, регистрация наследственных дел в ЕИС с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
8. Выдача лиц, указанных в статьях 5 и 52 Основ нотариата, номенклатурных дел, архивных копий, справок и сведений о наличии/отсутствии запрашиваемой информации.
9. Контроль сохранности выданных документов, их своевременное возвращение и проверка состояния при возврате.
10. Отбор документов к уничтожению, подготовка к утилизации.
11. Анализ работы по обеспечению сохранности, разработка предложений по её совершенствованию.
12. Подготовка к защите и защита документов в особый период (чрезвычайные ситуации).
13. Оформление актов о проверке наличия и комплектности передаваемых документов.
14. Участие в оказании платных услуг (выдача копий, архивных справок) и контроль своевременности внесения платы;
15. Подготовка предложений к перспективным и текущим планам работы архива, учёт работы, составление отчётов.
16. Участие в подготовке проектов нормативных документов и рекомендаций по обеспечению сохранности и учёта документов.
17. Анализ эффективности трудозатрат сотрудников архива, предложения по совершенствованию организации труда.
18. Организация совещаний, семинаров с нотариусами по вопросам деятельности архива.
19. Контроль за выполнением приказов, решений и указаний высших органов палаты.
20. Внесение вопросов по профильным направлениям архива на рассмотрение управляющего делами и/или президента палаты.

Структура и организация работы

Работа архива строится на основе утверждённых планов работы органов управления палаты. Ключевые моменты:

• Весь комплекс работ по обслуживанию архива (хранение, систематизация, использование) выполняют работники архива – архивариусы, их квалификация, права и обязанности определяются должностной инструкцией, трудовым договором и локальными актами палаты.
• Штатная численность определяется штатным расписанием палаты с учётом объёма хранимых документов, задач и объёма выполняемых работ, а также фонда оплаты труда.
• Архив возглавляет начальник нотариального архива, который организует работу и несёт ответственность за выполнение задач и функций.
• Начальник архива уполномочен подписывать архивные справки на бумажном носителе и электронные справки в формате PDF с использованием квалифицированной электронной подписи; При его отсутствии подпись может выполнять президент палаты или управляющий делами.
• Работники архива несут персональную ответственность за сохранность принятых на хранение документов, предотвращение утраты и несанкционированного уничтожения, соблюдение порядка выдачи и оформления дел, подготовку копий.

Таким образом, частный нотариальный архив является важным элементом системы нотариата, обеспечивающим надёжное сохранение и доступ к нотариальным документам, созданным в результате частной практики нотариусов. Его деятельность основана на строгом нормативном регулировании, чёткой организационной структуре и профессиональном подходе сотрудников, что гарантирует сохранность исторически значимых документов и их востребованность в юридической практике.

Источник информации: Нотариальный архив – Нотариальная палата Республики Башкортостан (данные на ).