Читальный зал является главным интерфейсом взаимодействия государственного архива с обществом. Именно здесь архивные документы перестают быть просто единицами хранения и становятся источниками информации для исследователей, граждан, защищающих свои права, и государственных органов. Организация работы читальных залов строго регламентируется нормативными правовыми актами, что обеспечивает единство подходов, сохранность фондов и доступность информации.

Нормативно-правовая база

Деятельность читальных залов государственных архивов Российской Федерации строится на иерархии нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий права пользователей на доступ к архивным документам (ст. 22) и обязанности архивов по предоставлению документов для ознакомления (ст. 23).
• Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ (утв. Росархивом, в ред. Приказа Минюста России) — основной локальный акт, регламентирующий порядок приема пользователей, выдачи документов, режима работы и правил поведения.
• Порядок организации работы пользователей с документами Архивного фонда РФ — детальная инструкция по работе с делами, справочно-поисковыми средствами (СПС) и библиотечными фондами.
• Местные нормативные акты архива — правила внутреннего распорядка, графики работы, инструкции по работе с ценными и ухудшившимися документами, разработанные на основании типовых правил с учетом специфики фондов конкретного архива (согласно п. 1.4 Порядка).

Пример регионального регулирования: Постановление Министерства Юстиции Республики Беларусь от № 119 «Об утверждении Правил работы государственных архивов» и Положение о порядке пользования документами в читальном зале ГУ Национальный архив Республики Беларусь демонстрируют единый подход в пространстве Союзного государства.

Организационная структура и материально-техническая база

Современный читальный зал — это комплекс помещений, зонированных по функциональному назначению. Типовая структура включает:

1. Зону регистрации и приема пользователей — выдача читательских билетов, инструктаж по правилам работы, учет посещаемости (Журнал регистрации посещений).
2. Рабочий зал (просмотровый зал) — основное помещение со столами для работы с документами, каталогами и СЭД (системами электронного доступа).
3. Участок выдачи дел и СПС — операторская зона, где архивариусы оформляют заказы, выдают и принимают дела по описям/инвентарям.
4. Временное хранилище (бюфет) — для хранения заказанных, но еще не изученных дел пользователем в течение сеанса/дня.
5. Специализированные зоны:
   • Комнаты прослушивания фонодокументов и просмотра кино/видеодокументов;
   • Места для работы с электронными копиями (терминалы доступа к Единой государственной архивной информационной системе — ЕГАИС / ФИАС);
   • Помещения для копирования и фотореставрации документов, обработки пленки и технического контроля АВ-документов;
   • Научно-справочная библиотека архива.
6. Помещения для хранения учетных документов читального зала (журналы выдачи, карточки читателей, статистика).

Процесс предоставления архивных услуг в читальном зале

Допуск пользователей

Пользователи допускаются к работе в читальном зале на основании читательского билета. Для его оформления требуется паспорт (для физлиц) или доверенность/устав (для юрлиц и уполномоченных лиц). Ведется учет посещений (ежедневный, месячный, годовой) для отчетности и планирования.

Поиск и заказ документов

Работа начинается со справочно-поисковых средств (описания, указатели, картотеки, базы данных).

• Традиционный путь: Пользователь работает с бумажными описями/путеводителями, заполняет заказ-описание (формы 1-Д, 2-Д и др.), сдает его на участок выдачи.
• Электронный путь (Модуль «Читальный зал» АИС архива): Заказ через электронный кабинет пользователя или на терминале в зале. Ключевая тенденция: внедрение Единого электронного доступа к научно-справочному аппарату всех федеральных архивов, позволяющего заказывать документы и просматривать их электронные копии онлайн.

Выдача и работа с документами

Архивариус участка выдачи сверяет заказ с описью, изымает дело из хранилища, проверяет сохранность (сравнение с описью, наличие листов, подшивка) и выдает пользователю под роспись в журнале выдачи / на заказе.

Строгие правила обращения (для сохранности):

• Работа только карандашом; запрет на нанесение помет, складок, разрывов.
• Соблюдение порядка листов в деле (запрет на перекладывание).
• Использование подставок для переплетенных томов, перчаток (при необходимости).
• Запрет на вынос документов за пределы читального зала. Вынос копий оформляется специальным пропуском, подписанным ответственным лицом.

Копирование документов

Пользователи имеют право делать копии документов (фотоаппаратом, сканером, копиром) за исключением документов, содержащих гостайну, и документов в неудовлетворительном состоянии. Архив может предоставлять платные услуги по цифровому копированию высокого качества.

Автоматизация: Модуль «Читальный зал»

Современные архивы переходят на автоматизированные информационные системы (АИС). Модуль «Читальный зал» является основным элементом системы, предоставляя функционал для:

• Учета читателей и выдачи читательских билетов (электронная карточка пользователя).
• Электронного заказа документов через веб-портал или терминал.
• Учета движения дел: выдача, возврат, перемещение в бюфет, списание на реставрацию;
• Формирования отчетности (формы госзадания, статистика посещаемости, фондовой отдачи).
• Интеграции с электронным архивом (просмотр ЭК в зале без выдачи оригинала).

Это обеспечивает реализацию предоставления государственных архивных услуг в электронном виде и автоматизацию учёта хранения и движения фондов.

Специфика работы с особыми категориями документов

Персонал читального зала: роли и ответственность

Эффективная работа зала невозможна без квалифицированных кадров. Ключевые роли:

• Начальник сектора/отдела использования (например, Драчева Оксана Владимировна, главный архивист сектора хранения и использования документов ГУ ОГАЧО), организационное управление, разработка локальных актов, контроль за соблюдением правил, работа с жалобами.
• Архивариусы участка выдачи, «лицо» архива для пользователя: консультирование по фондам, помощь в поиске, оформление заказов, контроль сохранности при выдаче/приеме.
• Библиотекарь/библиограф — работа с научно-справочной библиотекой, помощь в подборе литературы по теме исследования.
• Операторы АИС / системные администраторы — техническая поддержка модуля «Читальный зал», терминалов, доступа к ЭК.

Планирование и отчетность

Работа читального зала планируется в рамках Годового плана работы архива (Приложение 46 к типовым инструкциям). Ключевые показатели эффективности:

• Количество пользователей (уникальных и визитов).
• Количество выданных дел/единиц хранения (фондовая отдача).
• Количество изготовленных копий (платных/бесплатных).
• Среднее время ожидания выдачи дела (KPI скорости обслуживания).
• Удовлетворенность пользователей (опросы, книга отзывов).
• Количество оцифрованных и внедренных в ЭДО документов по запросам пользователей (политика «цифрового приоритета»).

Современные вызовы и векторы развития

1. Цифровая трансформация: Переход к модели «Удаленный читальный зал». Пользователь заказывает и просматривает ЭК дома/в офисе через Единый портал госуслуг или портал архива. Оригиналы выдаются только при невозможности использования копии (нотариальные цели, экспертиза подлинности).
2. Безбарьерная среда: Адаптация залов для МГН (пандусы, считывающие устройства для слабовидящих, индукционные петли, специальное ПО).
3. Повышение информационной грамотности пользователей: Проведение экскурсий, лекций, мастер-классов по работе с архивными фондами, ген�огией, историей региона.
4. Краудсорсинг и волонтерство: Привлечение пользователей к расшифровке документов, заполнению атрибутики ЭК, выявлению ошибок в описях через портал архива.
5. Интеграция с научными и образовательными организациями: Создание совместных рабочих мест, предоставление корпоративного доступа к базам данных.

Работа читальных залов государственных архивов — это сложный, многоуровневый процесс, балансирующий между двумя приоритетами: максимальной открытостью и доступностью информации (ст. 29 Конституции РФ, ФЗ-125) и гарантированной сохранностью уникальных архивных фондов для будущих поколений.

Внедрение информационных технологий (Модуль «Читальный зал», ЕГАИС, порталы удаленного доступа) кардинально меняет образ зала: от «склада описей и столов» он превращается в современный центр доступа к исторической памяти, где физическое присутствие становится опцией, а не необходимостью. Однако профессионализм архивариуса-консультанта, умеющего навигировать в лабиринтах фондов и помогающего пользователю сформулировать запрос, остается незаменимым ядром качественной архивной услуги.

Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ (ФЗ-125, Правила работы пользователей, Порядок организации работы), типовых инструкций Росархива, а также материалов организации работы читальных залов ГУ ОГАЧО, РГВИА, Национального архива Республики Беларусь и практики внедрения АИС в архивной сфере. Актуально на .