АИС – это программно‑аппаратный комплекс, который:

• обеспечивает электронное хранение и каталогизацию архивных дел;
• предоставляет поиск по метаданным (названия, даты, авторы, тематические рубрики);
• позволяет формировать электронные копии документов в высоком разрешении;
• интегрируется с внешними сервисами (портал «Архивы России», Единая государственная информационная система архивного дела и др.).

В случае Орловской области АИС реализована на базе Бюджетного учреждения Орловской области «Государственный архив Орловской области» (БУОО ГАОО) и доступна через официальный сайт архива.

Исторический контекст и развитие системы

Создание АИС в Орловском архиве началось в середине 2010‑х годов, когда был запущен проект по оцифровке наиболее востребованных фондов:

1. Окладные ведомости помещиков уездов Орловской области – основной источник для изучения дворянского землевладения.
2. Описи дел архивных фондов до 1917 г. – генеалогически значимые материалы (церковные книги, метрические записи).
3. Материалы по Великой Отечественной войне – документы, использованные в виртуальных выставках к 70‑летию Победы.

Постепенно система расширялась: добавились модули электронного документооборота, онлайн‑заказа копий и интеграция с региональным порталом госуслуг. На сегодняшний день АИС охватывает более 1,2 млн scanned страниц и постоянно пополняется новыми фондами.

Структура АИС и основные разделы

Каталог фондов

Каждый фонд имеет уникальный шифр и описание, включающее:

• наименование фонда;
• период хранения;
• краткое содержание и тематические рубрики;
• ссылки на электронные копии (если доступны).

Поисковый модуль

Позволяет выполнять:

• простой поиск по ключевым словам;
• расширенный поиск с фильтрацией по дате, типу документа, фонду;
• логические операции (И, ИЛИ, НЕ) и использование масок (*).

Электронный читальный зал

После авторизации пользователь может:

• просматривать scanned изображения в режиме zoom;
• делать заметки и закладки;
• формировать персональные подборки и экспортировать их в PDF.

Сервисы для генеалогов

Специальный раздел содержит:

• инструкции по запросам актов гражданского состояния (рождение, брак, смерть) за период с 1923 г.;
• контакты ЗАГС администрации Орловской области и районных органов;
• примеры оформления запросов и образцы справок.

Виртуальные выставки и образовательные проекты

АИС поддерживает размещение мультимедийных экспозиций, таких как:

• выставка к 210‑летию начала Отечественной войны 1812 г.;
• выставка документов к 70‑летию Победы в Великой Отечественной войне;
• онлайн‑лекции и вебинары по истории Орловского края.

Как пользоваться АИС: пошаговая инструкция

1. Перейти на официальный сайт ГАОО (раздел «Электронный каталог» или «АИС архива»).
2. Пройти регистрацию (указать ФИО, e‑mail, цель доступа). После подтверждения получить логин и пароль.
3. Выбрать раздел поиска – каталог фондов или прямой поиск по документам.
4. Ввести запрос (например, «Окладные ведомости Орловский уезд 1850»).
5. Ознакомиться с результатами – система покажет список найденных дел с указанием количества листов и наличия цифровой копии.
6. Открыть документ – при наличии scanned копии можно просматривать онлайн; при отсутствии – оформить запрос на выдачу копии (электронной или бумажной).
7. Сохранить или распечатать – используйте функции «Скачать PDF» или «Печать».

Для генеалогических запросов рекомендуется сразу переходить в раздел «Генеалогические запросы» и следовать предоставленной инструкции, включая указание точных данных (ФИО, дата события, населённый пункт).

Преимущества использования АИС архива Орловской области

• Экономия времени – нет необходимости лично посещать архив для предварительного просмотра материалов.
• Доступность 24/7 – система работает в режиме онлайн круглосуточно.
• Качество изображений – сканирование выполняется в разрешении не менее 300 dpi, что обеспечивает чёткость текста и деталей.
• Интеграция с другими ресурсами – возможность переходить напрямую в портал «Архивы России» или в региональные госуслуги для оформления запросов.
• Поддержка исследовательской работы – наличие инструментов для создания библиографий, экспорта метаданных в форматы CSV, RIS и т.д.

Контактная информация и поддержка

Если возникли вопросы по работе АИС, вы можете обратиться:

• Адрес: г. Орел, ул. Октябрьская, д. 32.
• Телефон заведующего архивохранилищем: 7 (4862) -31‑239.
• E‑mail: oo_orel_archorel‑region.ru (указать тему письма – «Вопрос по АИС»).
• Онлайн‑чат: доступен на сайте в разделе «Поддержка пользователей».

Также рекомендуется следить за новостями архива в разделе «Анонсы» – там публикуются сведения о новых оцифрованных фондах, предстоящих выставках и вебинарах.

Автоматизированная информационная система Государственного архива Орловской области представляет собой современный инструмент, сочетающий богатое наследие регионального документального наследия с возможностями цифровой эпохи. Благодаря АИС исследователи, генеалоги, студенты и просто интересующиеся историей могут быстро находить нужные материалы, получать высококачественные копии и участвовать в образовательных проектах, не выходя из дома или офиса.

Используя представленные выше рекомендации, вы сможете эффективно работать с АИС архива Орловской области и извлечь максимальную пользу из его информационных ресурсов.