Дата актуализации: 13:27:42
Акт приёма‑передачи (далее – Акт) – это официально‑деловой документ, фиксирующий факт передачи дел, архивных материалов или отдельных документов от одной стороны (организации‑передающей) к другой (организации‑принимающей, обычно государственному архиву). Акт подтверждает:
- полноту и соответствие передаваемых материалов;
- состояние документов на момент передачи;
- даты и подписи ответственных лиц.
Законодательная база
Оформление Актов регулируется рядом нормативных актов:
- Постановление ЦИК России от № 6/37‑6 «Об утверждении форм документов, используемых при передаче архивных материалов»;
- Приказ Росархива № 77 от «Об утверждении формы акта приёма‑передачи документов на постоянное хранение в государственный архив».
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).
Когда нужен Акт?
Акт оформляется в следующих ситуациях:
- перевод дел из текущего (оперативного) хранения в архив;
- передача документов в государственный архив в рамках законных требований;
- реорганизация, слияние или ликвидация организации;
- сдача в архив электронных и бумажных документов после их экспертизы.
Структура простого акта приёма‑передачи
В большинстве случаев акт состоит из следующих блоков (см. образец ниже):
| Шапка документа | |
|---|---|
| Наименование организации‑передающей | _____________________________________ |
| Наименование организации‑принимающей (Госархив) | _____________________________________ |
| Дата составления акта | «____» __________ 2026 г. |
| Описание передаваемых материалов | |
| Номер и название описи (если есть) | Опись № ____ «_____________________» |
| Количество дел/корпусов | ____ шт. |
| Общее количество листов/экземпляров | ____ листов / ____ копий |
| Сроки хранения (по нормативу) | ____ лет (постоянное хранение) |
| Состояние документов | |
| Состояние (полный/неполный, повреждения) | _____________________________________ |
| Примечания (особенности, недостачи) | _____________________________________ |
| Подписи сторон | |
| От организации‑передающей | Должность: _______________________ ФИО: _____________________________ Подпись: _________________________ Расшифровка подписи: _______________________ |
| От организации‑принимающей (Госархив) | Должность: _______________________ ФИО: _____________________________ Подпись: _________________________ Расшифровка подписи: _______________________ |
| Присвоение фондового номера | |
| Фондовый номер (если уже известен) | _____________________________________ |
| Подпись ответственного за присвоение | _____________________________________ |
Пошаговая инструкция по заполнению простого акта
- Подготовьте опись дел. В ней укажите название, номер, количество документов, сроки хранения. Опись – обязательный документ, к которому привязывается акт.
- Уточните состояние документов. Проверьте, нет ли повреждений, недостач, отметьте их в пункте «Состояние».
- Заполните шапку акта. Укажите полные наименования обеих организаций, дату составления.
- Внесите данные о передаваемых материалах; Скопируйте информацию из описи (номер, название, количество).
- Укажите фондовый номер. Если архив уже присвоил номер – впишите его; если нет – оставьте поле пустым, его заполнит архивный специалист.
- Подпишите документ. С обеих сторон подпись, расшифровка, дата. При необходимости приложите печати.
- Передайте оригиналы акта и описи в архив. Сохраните копию в делах организации‑передающей.
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие описи. Без описи акт считается неполным – подготовьте её заранее.
- Неправильные даты. Дата в акте должна совпадать с датой фактической передачи.
- Неполные сведения о количестве листов. Указывайте точные цифры, иначе будет трудно вести учёт.
- Отсутствие подписи ответственного за присвоение фондового номера. Если фонд ещё не сформирован – отметьте «Фондовый номер будет присвоен после экспертизы».
- Неучтённые повреждения. Любые дефекты необходимо фиксировать, иначе архив может отказать в приёме.
Где скачать готовый шаблон
Для удобства можно воспользоваться готовыми шаблонами в формате .doc или .xlsx:
- Шаблон акта приёма‑передачи (DOC) – бесплатный, доступен в КонсультантПлюс.
- Шаблон в Excel – удобен для автоматического подсчёта листов и количества дел.
Пример заполненного акта (условный)
Ниже – полностью заполненный пример, который можно адаптировать под свои нужды.
Акт приёма‑передачи документов в архив
Шапка Организация‑передающая: ООО «ТехноСервис» Организация‑принимающая: Государственный архив г. Москвы Дата составления: «12» ноября 2025 г. Описание передаваемых материалов Опись № 12 «Дела бухгалтерского отдела за 2020‑2024 гг.» Количество дел: 5 шт. Общее количество листов: 3 420 листов Срок хранения: постоянное (бессрочно) Состояние документов Состояние: полное, без повреждений Примечания: отсутствуют Подписи сторон От организации‑передающей Должность: Главный бухгалтер ФИО: Иванов Иван Иванович Подпись: __________ Расшифровка подписи: Иванов И.И. От организации‑принимающей Должность: Заместитель директора архива ФИО: Петрова Мария Сергеевна Подпись: __________ Расшифровка подписи: Петрова М.С. Присвоение фондового номера Фондовый номер: Ф-2025/0012 Подпись ответственного: __________
Акт приёма‑передачи документов – это простой, но крайне важный документ, который гарантирует законность и прозрачность процесса передачи дел в архив. Следуя описанной структуре и рекомендациям, вы сможете оформить акт быстро, без ошибок и с полной юридической силой.
Помните: правильное оформление акта экономит время при проверках, упрощает работу архивных специалистов и защищает интересы обеих сторон.