Информация актуальна на: 16:12:06

Архив почты – это специализированное хранилище, в котором сохраняются входящие и исходящие корреспонденции организации на длительный срок. Архивирование обеспечивает:

• сохранность важных документов;
• удобный поиск и доступ к информации;
• соответствие законодательным требованиям по хранению делопроизводства.

Когда необходимо подавать заявление в архив почты

Заявление подаётся в следующих случаях:

1. При поступлении новой партии писем, telegramм, факсов или электронных сообщений, требующих долгосрочного хранения.
2. При необходимости выделения отдельного дела (например, по конкретному контракту, клиенту или проекту).
3. При переходе на новую систему учёта документов, когда старые записи нужно перенести в архив.
4. При проведении внутреннего или внешнего аудита, требующего подтверждения факта получения/отправки корреспонденции.

Как оформить заявление в архив почты

Заявление составляется в письменном виде и должно содержать чётко структурированную информацию. Ниже перечислены обязательные элементы и рекомендации по их заполнению.

Обязательные реквизиты заявления

• Наименование организации – полное официальное название.
• Дата составления – день, месяц, год (например, ).
• Номер заявления – внутренний регистрационный номер (если используется).
• ФИО и должность заявителя – кто подаёт заявление.
• Наименование подразделения, откуда поступает корреспонденция.
• Период, за который осуществляется архивирование – например, «с по ».
• Виды документов – письма, telegramмы, факсы, электронные сообщения и т.д.
• Количество единиц хранения – количество конвертов, папок, файлов и т.п.
• Краткое описание содержания – тема корреспонденции (например, «договоры с поставщиками», «жалобы клиентов»).
• Условия хранения – температура, влажность, доступ (открытый/ограниченный).
• Подпись заявителя и печать организации (если требуется).

Рекомендации по оформлению

• Используйте официальный бланк организации, если он имеется.
• Текст должен быть разборчивым, без сокращений, не принятых в делопроизводстве.
• Все числа прописывайте цифрами и прописью в скобках (например, «15 (пятнадцать)»).
• Если заявление подаётся в электронном виде, прикрепите скан подписи и печатного бланка.
• Перед подавайте копию заявления в журнале исходящих документов.

Образец заявления

Заявление № 2026‑07‑11‑01
От: ООО «Ромашка»
Кому: Архив почты ООО «Ромашка»

Прошу принять на хранение следующие документы за период с по :

• Входящая корреспонденция – письма и telegramмы – 240 единиц;
• Исходящая корреспонденция – факсы и электронные сообщения – 180 единиц;
• Договоры с контрагентами – 45 единиц.

Документы находятся в папках, маркированных по месяцам и типам корреспонденции. Хранение предполагается при температуре +18 ± 2 °C и относительной влажности 45‑55 %.

Ответственное лицо: Иванов Иван Иванович, начальник отдела делопроизводства.
Подпись: _____________________
М.П.

Что происходит после подачи заявления

После получения заявления архивный отдел выполняет следующие действия:

1. Регистрация заявления в журнале incoming documents.
2. Проверка соответствия перечня документов фактическому наличию.
3. Формирование описи (инвентарной карточки) с указанием номера дела, дат и краткого содержания.
4. Размещение документов в соответствующих стеллажах или электронном хранилище с соблюдением условий, указанных в заявлении.
5. Выдача заявителю копии описи с отметкой о принятии на хранение.

Полезные советы

• Своевременно подавайте заявление – лучше сразу после завершения периода учёта, чтобы избежать накопления необработанной корреспонденции.
• Периодически проверяйте состояние архива (влажность, наличие вредителей) и обновляйте условия хранения при необходимости.
• При переходе на электронный архив дублируйте важные бумажные документы сканами и храните их в защищённом облачном хранилище.
• Ведите учёт всех заявлений в отдельном журнале – это упрощает поиск и отчётность перед контролирующими органами.

Соблюдение представленной процедуры гарантирует надёжное сохранение почтовой корреспонденции и обеспечивает быстрый доступ к ней в случае необходимости.