Дата актуализации информации: 04:07:14 ().
Архивная справка – это документ, выдаваемый архивом организации (или её правопреемником) и содержащий сведения о трудовой деятельности застрахованного лица: периоды работы, размеры заработной платы, отчисления в Пенсионный фонд РФ (ПФР) и другие данные, необходимые для:
- назначения или перерасчёта пенсии;
- подтверждения страхового стажа при оформлении пособий по безработице, больничным и др.;
- получения льготной пенсии по инвалидности или по случаю потери кормильца;
- подтверждения факта нахождения в живых (при необходимости).
Справка может потребоваться как в оригинале, так и в виде заверенной копии. В большинстве случаев её оформляют по форме, утверждённой Пенсионным фондом (форма N 1, приложение N 5 и т.д.).
Где и как получить архивную справку?
Получить справку можно несколькими способами:
- Личное обращение в архив организации (или в архив правопреемника, если предприятие ликвидировано). Необходимо предъявить паспорт, трудовую книжку (или её копию) и заявление о выдаче справки.
- Запрос через работодателя (если организация ещё действует). Отдел кадров готовит справку на основании внутренних приказов и расчётных ведомостей.
- Онлайн‑сервисы ПФР. На портале Пенсионного фонда РФ доступна услуга «Запрос справки о стаже и заработке». После авторизации через ЕСИА формируется электронный запрос, который направляется в архив организации.
- Мобильное приложение ПФР; Аналогично веб‑порталу, но с возможностью прикрепления сканов документов и получения уведомлений о готовности справки.
- Обращение в МФЦ. Специалисты многофункционального центра принимают заявление и forwarding‑запрос в архив.
Срок выдачи справки обычно составляет от 3 до 10 рабочих дней, в зависимости от загруженности архива и наличия необходимых документов.
Содержание архивной справки (образец)
Ниже представлен типовой перечень данных, которые должны быть отражены в справке. Окончательный вид зависит от используемой формы (N 1, приложение N 5 и т.д.), но основные блоки остаются неизменными.
Обязательные реквизиты
- Наименование организации‑источника (полное, с указанием ОГРН/ИНН).
- Наименование документа – «Справка (выписка) из архива о периодах работы и заработной плате».
- Дата выдачи и номер справки.
- Ф.И.O. застрахованного лица (в родительном падеже, например, «Иванова Елены Васильевны»).
- Дата рождения (дд.мм.гггг).
- Серия и номер паспорта (или другого удостоверяющего личность документа).
Сведения о трудовой деятельности
Для каждого периода работы указывается:
- Наименование работодателя;
- Дата приёма и дата увольнения (дд.мм.гггг);
- Должность (по штатному расписанию);
- Среднемесячная заработная плата (или суммарный доход за период);
- Размер отчислений в ПФР (страховая часть, накопительная часть – если applicable).
- Общий страховой стаж (в днях, месяцах, годах);
- Общая сумма заработанного дохода за весь период;
- Общая сумма отчислений в ПФР.
Подписи и печати
Справка заверяется:
- Подписью уполномоченного лица архива (руководитель архивного отдела или его заместитель);
- Печатью организации (если она имеется);
- При необходимости – подписью уполномоченного представителя ПФР (при получении через фонд).
Как заполнить справку самостоятельно (если выдаётся бланк)
Если вы получаете пустой бланк справки (например, скачанный с сайта ПФР), заполняйте его согласно следующей инструкции:
- Скачайте актуальный шаблон в нужном формате (Word, Excel, PDF). На сегодняшний день доступны:
- Образец справки для пенсии с места работы в 2026 году (Word);
- Образец справки о стаже работы и заработной плате (Excel);
- Образец справки о заработной плате для СФР (PDF);
- Образец архивной справки по заработной плате (PDF);
- Справка для назначения пенсии (Word, заполненный образец).
- Откройте документ в соответствующей программе (Word – для редактирования текста, Excel – для табличных данных).
- Заполните поля «Ф.И.O.», «Дата рождения», «Паспортные данные» – вводите информацию без ошибок, используйте заглавные буквы там, где требуется.
- В таблице трудовой деятельности последовательно вносите данные о кажд месте работы:
- Наименование организации;
- Период работы (с … по …);
- Должность;
- Среднемесячная зарплата;
- Отчисления в ПФР (если известны).
- После заполнения всех строк подсчитайте итоговые показатели (общий стаж, суммарный доход, суммарные отчисления). В Excel можно воспользоваться функциями СУММ и ДАТАРАЗН.
- Проверьте правописание, особенно названия организаций и дат.
- Распечатайте документ на листе формата А4, подпишите уполномоченное лицо и поставьте печать организации.
- При необходимости заверьте копию у нотариуса или в отделе кадров.
Обратите внимание: исправления и помарки в справке не допускаются. При обнаружении ошибки лучше оформить новый лист.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли заверять справку у нотариуса?
Обычно достаточно подписи уполномоченного лица организации и печати. Нотариальное заверение требуется только если справка подаёться в суд или иной орган, где требуется подтверждение подлинности документа.
Можно ли получить справку в электронном виде без посещения архива?
Да. Через личный кабинет на портале ПФР или в мобильном приложении можно оформить запрос, после чего архив организации направит электронную версию справки с ЭЦП (электронной подписью). Такой документ имеет равную юридическую силу с бумажным.
Что делать, если организация ликвидирована и архив уничтожен?
В этом случае необходимо обратиться в архив правопреемника (например, в архив successor‑organization) или в государственный архив по месту нахождения бывшего предприятия. Если сведения полностью утрачены, можно воспользоваться альтернативными доказательствами трудовой деятельности: трудовая книжка, приказы о приёме/увольнении, выписки из расчётных ведомостей, показания свидетелей.
Какие сроки хранения документов у работодателя?
Согласно законодательству РФ, трудовые книжки и личные карточки сотрудников хранятся не менее 75 лет, а расчётные ведомости – не менее 50 лет. Поэтому даже после ликвидации организации архивные данные часто сохраняются.
Нужно ли указывать накопительную часть пенсии в справке?
Если застрахованное лицо выбрало форму пенсионного обеспечения с накопительной частью (граждане, родившиеся после 1967 года, имевшие право выбора), то в справке следует отразить как страховые, так и накопительные отчисления. Если выбрана только страховая часть – достаточно указать только её.
Полезные ссылки и ресурсы
- Официальный сайт Пенсионного фонда РФ: https://www.pfr.gov.ru
- Электронные услуги ПФР (запрос справок): https://portal.pfr.gov.ru
- Мобильное приложение «ПФР» (доступно в App Store и Google Play)
- КонсультантПлюс – образцы справок и нормативные акты: https://www.consultantplus.ru
- ГАРАНТ – справочная система по формам справок: https://www.garant.ru
Архивная справка для Пенсионного фонда – важный документ, подтверждающий трудовую стаж и заработную плату гражданина. Правильное оформление и своевременное получение справки существенно упрощают процесс назначения пенсии, получения социальных выплат и подтверждения прав на льготы. Следуя представленной инструкции, используя актуальные шаблоны и обращаясь к официальным сервисам ПФР, вы сможете избежать распространённых ошибок и получить документ без лишних задержек.
Помните: точность данных, отсутствие исправлений и наличие необходимых подписей и печатей – ключевые условия принятия справки Пенсионным фондом.