Электронный архив – это информационная система, созданная на базе Государственного архива Тамбовской области (ТОГБУ ГАТО) и реализованная на программной платформе КАИСА‑Архив. Система объединяет:
- Электронный каталог фондов, описей и единиц хранения;
- Оцифрованные описи дел и базы данных по наиболее востребованным фондам;
- Возможность удалённого доступа к архивным источникам через портал Архивы России.
Основная цель системы – обеспечить исследователям, genealogists, студентам и широкой публике быстрый и удобный поиск документов без необходимости личного посещения архива.
История создания и техническая база
Предыстория
Идея создания электронного каталога возникла в рамках постановления администрации города Тамбова от № 6934 о создании рабочей группы по координации работ, проводимых для организации информационного взаимодействия посредством государственной интегрированной системы. Эта инициатива легла в основу проекта по внедрению КАИСА‑Архив.
Техническая реализация
Платформа КАИСА‑Архив обеспечивает:
- Хранение метаданных в единой базе;
- Расширенный поиск по ключевым словам, датам, типам документов;
- Возможность просмотра оцифрованных копий документов (метрические книги, ревизские сказки и др.).
Доступ к системе осуществляется через официальный веб‑портал Государственный архив Тамбовской области (адрес: arhivr00.tambov.gov.ru), а также через раздел «Архивы России» на портале Портал Архивы России.
Структура электронного каталога
Электронный каталог ГАТО Тамбова включает следующие разделы:
- Фонды и коллекции – описания хранимых фондов (государственные, общественные, личные архивы).
- Описи и единицы хранения – детальные сведения о каждом деле, включая даты создания, объём и содержание.
- Оцифрованные документы – сканы метрических книг, ревизских сказок, приказов, фотоматериалов.
- Базы данных по востребованным фондам – специализированные наборы данных (например, списки военнопленных Tambovской губернии, земельные книги).
- Услуги и сервисы – информация о платных услугах копирования, консультациях и удалённом доступе.
Услуги, предоставляемые электронным архивом
Государственный архив Тамбовской области предлагает пользователям ряд платных и бесплатных услуг:
- Ксерокопирование документов – стоимость зависит от физического состояния оригинала.
- Копирование на электронных носителях – предоставление сканов в форматах PDF, TIFF, JPEG.
- Консультационная поддержка – помощь в формировании запросов, подборе фондов и работе с каталогом.
- Удалённый доступ – возможность просматривать оцифрованные материалы через личный кабинет на портале.
Преимущества использования электронного архива
Переход к электронному формату приносит множество выгод:
- Доступность 24/7 – пользователи могут работать с архивом в любое время и из любой точки мира.
- Сокращение времени поиска – расширенный поиск и фильтрация позволяют находить нужные документы за считанные минуты.
- Сохранение оригиналов – уменьшение механического износа документов за счёт ограничения их физического выдачи.
- Поддержка научных и genealogical исследований – быстрый доступ к метрическим книгам, ревизским сказкам и другим источникам, необходимым для восстановления родословных и исторических исследований.
- Интеграция с общероссийскими порталами – данные ГАТО Тамбова доступны через единый портал «Архивы России», что упрощает межрегиональные исследования;
Примеры востребованных коллекций
Среди наиболее популярных фондов, доступных в электронном виде, можно выделить:
- Списки военнопленных Tambovской губернии (русско‑французские версии) – уникальный источник для изучения Первой мировой войны.
- Метрические книги приходов Tambovской епархии – основной материал для genealogical исследований.
- Ревизские сказки XVIII–XIX вв. – сведения о землевладении, налогообложении и социальном составе населения.
- Фотодокументы и открытки начала XX века – визуальное наследие города и области.
Перспективы развития электронного архива
Государственный архив Тамбовской области планирует дальнейшее расширение цифрового фонда:
- Оцифровка дополнительных фондов (личные архивы известных тамбовцев, документы местного самоуправления).
- Внедрение технологий машинного обучения для автоматической разметки и извлечения сущностей из scanned документов.
- Развитие мобильного приложения для доступа к каталогу со смартфонов и планшетов.
- Увеличение объёма открытых данных (open data) для использования в научных проектах и стартапах.
Электронный архив Тамбова – это не просто электронный каталог, а динамично развивающаяся информационная среда, сочетающая традиционные архивные принципы с современными цифровыми технологиями. Благодаря системе КАИСА‑Архив и интеграции с общероссийскими порталами, исследователи получают быстрый, удобный и надёжный доступ к богатому историческому наследию Tambovской области. В ближайшие годы ожидается дальнейшее расширение цифровых коллекций и внедрение инновационных сервисов, что сделает электронный архив ещё более востребованным инструментом в сфере науки, образования и культуры.
Для получения дополнительной информации и начала работы с электронным каталогом посетите официальный сайт Государственного архива Тамбовской области: arhivr00.tambov.gov.ru.