Дата актуализации: 09:37:03

Электронный архив – это специализированное хранилище, в котором сохраняются электронные документы в юридически значимом виде (PDF/A, подпись ЭЦП и т.д.). В системе 1С электронный архив реализуется в рамках конфигураций 1С:Архив и 1С:Документооборот. Он обеспечивает:

• Долгосрочное и безопасное хранение документов;
• Контроль доступа и аудит действий пользователей;
• Подготовку и выдачу архивных копий, справок и выписок;
• Соответствие требованиям законодательства (ФЗ‑63, ФЗ‑152 и др.).

Основные возможности 1С:Архив

Первая версия 1С:Архив уже интегрирована с 1С:Документооборот 3.0 и планируется расширение интеграции на другие типовые решения 1С и сторонние системы.

2.1 Гибкая настройка прав доступа

Администратор может создавать группы доступа, назначать роли и ограничивать действия (просмотр, скачивание, изменение) в зависимости от должностных обязанностей.

2.2 Обработка запросов на архивные копии

Система автоматически формирует запросы на выдачу копий, справок и выписок, фиксирует их в журнале и отправляет пользователю в удобном формате (PDF/A, XML).

2.3 Читальный зал и электронный доступ

Для документов, требующих ограниченного доступа, предусмотрен «читальный зал» – просмотр без возможности скачивания.

2.4 Подготовка к передаче в госархив

В 1С:Архив можно задать форматы и требования, необходимые для передачи электронных документов в государственный архив (ГОЗ‑ЭДО, ФЗ‑63).

Интеграция 1С:Документооборот и 1С:Архив

Интеграция позволяет использовать единый интерфейс для:

1. Создания и согласования документов;
2. Отправки документов на подпись и в электронный документооборот (ЭДО) через модуль 1С:ЭДО;
3. Перемещения завершенных дел в архив без потери связей и метаданных;
4. Автоматического формирования актов о передаче дел в архив и актов об их уничтожении.

Пример: пользователь в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 может помещать электронные документы в хранилище архива, отправлять их на согласование, ставить задачи подчинённым и контролировать их исполнение – всё без запуска отдельного решения 1С:Документооборот.

Как организовать электронный архив в 1С?

4.1 Подготовительный этап

• Анализ требований законодательства. Выявить обязательные формы (приказ об утверждении номенклатуры дел, акт о передаче в архив, акт об уничтожении).
• Разработка регламента. Описать правила работы с архивом, сроки хранения, порядок доступа.
• Подготовка инструкций. Создать пользовательские руководства в соответствии с регламентом.

4.2 Техническая настройка

1. Установить конфигурацию 1С:Документооборот 8 КОРП (или 3.0) и добавить модуль 1С:Архив.
2. Настроить категории архивных дел (финансовые, кадровые, договорные и т.д.).
3. Определить правила автоматического перемещения завершённых дел в архив (по статусу, дате завершения, типу документа).
4. Задать форматы хранения – PDF/A‑2, XML‑подпись, метаданные.
5. Настроить журнал аудита и включить уведомления о попытках несанкционированного доступа.

4.3 Обучение персонала

Провести серию тренингов:

• Для архивистов – работа с читальным залом, формирование актов, контроль сроков хранения.
• Для обычных пользователей – как помещать документы в архив, как запрашивать копии, как пользоваться задачами и согласованиями.

4.4 Тестирование и запуск

Перед вводом в эксплуатацию рекомендуется:

• Провести пилотный запуск на небольшом наборе документов.
• Проверить корректность формирования PDF/A и подписи.
• Убедиться в соответствии требованиям госархива (структура, метаданные).

Преимущества внедрения электронного архива в 1С

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Можно ли использовать 1С:Архив без 1С:Документооборот?

Да. В некоторых конфигурациях (например, 1С:Бухгалтерия государственного учреждения) функции архива доступны напрямую, без запуска отдельного модуля документооборота.

6.2 Какой формат файлов рекомендуется для долгосрочного хранения?

Стандарт PDF/A‑2 – гарантирует неизменность визуального представления и совместимость с будущими системами.

6.3 Что делать, если требуется уничтожить документ до истечения срока хранения?

Необходимо оформить акт об уничтожении в системе, указать причину и получить подписи ответственных лиц. После этого документ будет помечен как уничтоженный и удалён из хранилища.

6.4 Как обеспечить передачу документов в государственный архив?

В 1С:Архив задаются шаблоны обязательных записей (приказ об утверждении номенклатуры дел, форма акта о передаче). При формировании пакета для госархива система автоматически формирует необходимые метаданные и экспортирует файлы в требуемом формате.

Практический пример внедрения

Компания «Ромашка‑Тех» в 2025 году реализовала электронный архив на базе 1С:Документооборот 8 КОРП. План внедрения выглядел так:

1. Сформирован регламент хранения (10 лет для бухгалтерских документов, 5 лет – для кадровых).
2. Настроены категории дел и автоматическое перемещение в архив после статуса «Завершено».
3. Обучены 25 архивистов и 120 обычных пользователей.
4. В течение первого полугода в архив было помещено более 30 000 документов, сократив физический архив на 95 %.
5. Все документы успешно прошли проверку на соответствие требованиям ФЗ‑63.

Электронный архив в 1С – это мощный инструмент, позволяющий компаниям и государственным учреждениям обеспечить юридическую значимость, безопасность и удобный доступ к документам. Интеграция с 1С:Документооборот делает процесс управления документами единым, автоматизированным и полностью соответствующим современным требованиям законодательства.

Рекомендация: При планировании внедрения электронного архива начните с анализа регламентов, настройте права доступа и проведите пилотный запуск. Это позволит минимизировать риски и быстро получить выгоды от автоматизации.

Статья подготовлена на основе открытых источников (данные от 2020‑2026 гг.) и актуальна на дату .