Дата актуализации информации: 23:24:50 ().

Что такое государственная услуга «Организация исполнения запросов…»?

Государственная услуга, предоставляемая Федеральным архивным агентством (Росархив) и его территориальными органами, направлена на подтверждение сведений, необходимых для реализации законных прав и свобод граждан (российских, иностранных и лиц без гражданства). Услуга включает:

• формирование архивных справок, выписок и копий;
• подтверждение данных о гражданском состоянии, образовании, трудовой деятельности, воинской службе;
• подтверждение награждений, присвоения почетных знаков и званий, получения государственных премий;
• подтверждение участия в Великой Отечественной войне и иных социально‑правовых факторов.

Полное название услуги, как указано в административном регламенте:

«Организация исполнения государственными архивами субъектов Российской Федерации запросов на получение архивных справок, архивных выписок и архивных копий, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации».

Нормативная база

Административный регламент Росархива

Основной нормативный документ – Административный регламент Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок» (действует с момента утверждения). В регламенте прописаны:

1. перечень уполномоченных органов (федеральные архивы, архивы субъектов РФ);
2. способы подачи запросов (личное обращение, почта, электронная почта, ЕПГУ);
3. требования к содержанию заявления;
4. сроки исполнения услуги;
5. порядок информирования заявителя о ходе рассмотрения.

Методические рекомендации

Федеральное архивное агентство также издало Методические рекомендации по исполнению запросов социально‑правового характера . В них выделены основные темы запросов:

• гражданское состояние (рождение, брак, развод, смерть);
• образование (дипломы, аттестаты, справки об обучении);
• трудовая деятельность (трудовые книжки, выписки из приказов о приеме/увольнении);
• воинская служба (служебные характеристики, выписки из приказов о зачислении/увольнении);
• награды и почетные звания (ордена, медали, знаки отличия);
• государственные премии и награды;
• участие в Великой Отечественной войне.

Кто может воспользоваться услугой?

Заявителями могут быть:

• граждане Российской Федерации;
• иностранные граждане;
• лица без гражданства;
• органы государственной власти и местного самоуправления;
• организации (коммерческие и некоммерческие).

Запросы принимаются как в бумажном, так и в электронном виде через Единый портал государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ).

Порядок исполнения запроса

Этап 1. Подача заявления

Заявление должно содержать:

• ФИО заявителя (или наименование организации);
• контактные данные (адрес, телефон, e‑mail);
• цель запроса (какое именно подтверждение требуется);
• перечень интересующих документов (фонды, дела, номера);
• подпись и дата.

При подаче через ЕПГУ форма автоматически проверяет заполненность обязательных полей.

Этап 2. Регистрация и предварительная проверка

Архив регистрирует запрос в журнале incoming requests, проверяет наличие необходимых фондов и формирует внутреннее поручение исполнителю.

Этап 3. Поиск и обработка документов

Специалист архива:

1. проводит поиск в каталогах, инвентарных описях и электронных базах;
2. формирует справку, выписку или копию в соответствии с установленным образцом;
3. проставляет необходимые реквизиты (печать архива, подпись уполномоченного лица);
4. при необходимости заверяет документ нотариально (по запросу заявителя).

Этап 4. Информирование заявителя и выдача результата

По завершении работы заявитель получает извещение о готовности документа (по e‑mail, SMS или через личный кабинет ЕПГУ). Документ можно:

• получить лично в читальном зале архива;
• получить почтой (заказным письмом с уведомлением о вручении);
• скачать в электронном виде (если архив предоставляет такую возможность).

Сроки исполнения

Согласно административному регламенту:

• стандартный срок – 30 рабочих дней с даты регистрации запроса;
• в случае сложного поиска (например, необходимость работы с фондами до 1917 г.) срок может быть продлен до 60 рабочих дней с уведомлением заявителя;
• срочная обработка (по платной основе) – от 3 до 10 рабочих дней.

Требования к документам и оформлению справок

Архивные справки оформляются на бланке Федерального архивного агентства и содержат:

• наименование архива и его реквизиты;
• номер и дату выдачи справки;
• ФИО заявителя (или наименование организации);
• краткое описание запроса и перечень использованных дел/фондов;
• сам текст подтверждения (например, «Согласно делу № 123‑45 от гражданин Иванов Иван Иванович был награжден орденом Отечественной войны II степени»);
• подпись уполномоченного сотрудника и печать архива;
• при необходимости – ссылка на нормативный акт, на основании которого выдается справка.

Если заявитель требует заверения справки нотариусом, архив предоставляет копию документа, которую нотариус заверяет отдельно.

Контактная информация архивов

Ниже приведены примеры архивов, где можно подать социально‑правовой запрос (полный список доступен на сайте Росархива).

Для подачи запроса через ЕПГУ достаточно перейти в раздел «Госуслуги» → «Архивы» → «Социально‑правовой запрос» и заполнить электронную форму.

Преимущества и особенности услуги

• Юридическая значимость: справки, выданные государственными архивами, имеют силу доказательства в суде и при обращении в пенсионные фонды, соцзащиту и т.д.
• Прозрачность: все этапы обработки запроса фиксируются в журнале, заявитель может отслеживать статус через личный кабинет.
• Доступность: возможность подачи запроса дистанционно (E‑mail, ЕПГУ) снижает необходимость личного визита.
• Гибкость сроков: при необходимости можно воспользоваться ускоренной обработкой за дополнительную плату.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли запросить справку о родственнике, умершем более 50 лет назад?

Да, архивы хранят документы за многие десятилетия. Для поиска потребуются точные данные (ФИО, даты, места проживания).

Нужно ли платить за выдачу справки?

Базовая услуга предоставляется бесплатно. Плата взимается только за срочную обработку, изготовление заверенных копий или доставку курьером.

Какие документы нужны для подтверждения участия в ВОВ?

Как правило, достаточно предоставить ФИО, дату рождения и место призыва. Архив проверит фонды военных комиссариатов, приказы о награждении и списки личного состава.

Можно ли получить справку в электронном виде без посещения архива?

Многие архивы уже выдают электронные справки с ЭЦП. Уточните возможность получения в выбранном архиве при подаче запроса.

Государственная услуга по социально‑правовым запросам в архивах является важным механизмом реализации конституционных прав граждан на получение информации, необходимой для защиты своих интересов. Благодаря четко прописанному административному регламенту, методическим рекомендациям и развитию электронных сервисов (ЕПГУ, электронные архивы), процесс получения архивных справок стал более доступным, прозрачным и оперативным.

Если вам требуется подтверждение любого из перечисленных факторов (образование, трудовая деятельность, воинская служба, награды и т.д.), смело обращайтесь в ближайший государственный архив или воспользуйтесь онлайн‑формой на ЕПГУ – ваш запрос будет рассмотрен в установленные сроки, а результат будет иметь полную юридическую силу.

Будьте внимательны при заполнении заявления: точность исходных данных существенно сокращает время поиска и повышает вероятность получения нужной справки.