КРОК – это интегрированная платформа для управления электронными документами‚ которая объединяет функции:

• создания и регистрации документов;
• хранения и архивирования;
• поиска и предоставления доступа;
• контроля исполнения и workflow‑процессов;
• обеспечения информационной безопасности.

В контексте архивного дела КРОК позволяет перевести традиционные бумажные фонды в цифровой формат‚ обеспечить их долгосрочное сохранение и упростить работу с пользователями.

История внедрения КРОК в архивах ДНР

Предыстория

До 2014 года основное архивное учреждение Донецкой области находилось в Донецке. После событий 2014 года архив был формально перемещён в Константиновку‚ однако работа с документами продолжалась в условиях ограниченного доступа к оригиналам.

Первые шаги

В 2013 году в рамках плана закупок на бюджетный период было запланировано приобретение нескольких решений для электронного документооборота:

1. Directum RX – 180 лицензий;
2. ELMA365 CSP (ранее ELMA365 ECM) – 43 лицензии;
3. Syntellect Tessa – 15 лицензий;
4. Электронный архив Этлас – 10 лицензий;
5. VK HR Tek – 9 лицензий;
6. Прочие решения – 79 лицензий.

Эти закупки заложили основу для создания единой электронной среды‚ которая позже получила название КРОК.

Реализация проекта

С 2018 года началось пилотное внедрение КРОК в отделе архивных мероприятий для студентов (хакатон КРОК и НИУ МАИ‚ 28‑30 сентября 2018 г.). Успешные результаты пилота показали‚ что система способна:

• сокращать время поиска документов с часов до минут;
• повышать прозрачность работы архива;
• обеспечивать удалённый доступ для исследователей и граждан.

После пилотного этапа КРОК был масштабирован на все подразделения Главного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР.

Функции КРОК в Государственном архиве ДНР

Цифровое копирование и хранение

Система обеспечивает:

• сканирование бумажных документов с высоким разрешением;
• создание метаданных (автор‚ дата‚ тип документа‚ номер дела);
• размещение цифровых копий в защищённом хранилище с резервным копированием;
• архивирование в форматах‚ соответствующих международным стандартам (PDF/A‚ TIFF).

Поиск и предоставление доступа

Пользователи могут:

• выполнять полнотекстовый поиск по индексированным документам;
• фильтровать результаты по дате‚ фонду‚ номеру дела и другим атрибутам;
• формировать электронные запросы на выдачу копий через личный кабинет;
• получать документы в виде PDF‑файлов или просматривать их онлайн через веб‑интерфейс.

Управление жизненным циклом документа

КРОК автоматизирует этапы:

1. приём документа (регистрация‚ присвоение уникального идентификатора);
2. классификация и размещение в соответствующем фонде;
3. установление срока хранения и условий доступа;
4. автоматическое оповещение о приближении конца срока хранения;
5. уничтожение или передачу на постоянное хранение по истечении срока.

Информационная безопасность

Система включает:

• ролевое распределение прав доступа (администратор‚ архивариус‚ исследователь‚ гость);
• журналирование всех операций (кто‚ когда‚ что сделал);
• шифрование данных при хранении и передаче;
• защиту от несанкционированного доступа и вредоносного ПО.

Преимущества использования КРОК в архиве ДНР

• Экономия времени: поиск документов сокращается с нескольких часов до нескольких секунд.
• Сохранность фондов: цифровые копии не подвержены физическому износу‚ пожарам или затоплению.
• Прозрачность: каждый этап работы с документом фиксируется в журнале‚ что упрощает аудит и контроль.
• Доступность: исследователи могут работать с архивом удалённо‚ что особенно важно в условиях ограниченной мобильности.
• Масштабируемость: система легко расширяется за счёт добавления новых лицензий и модулей (например‚ модуль работы с multimedia‑документами).

Контактная информация и порядок доступа

Для записи в читальный зал или подачи электронного запроса необходимо:

• позвонить по телефону 7(856) -03-21-14;
• или отправить заявку на электронный адрес архива: priem-arcdnryandex.ru (адрес указан в источниках‚ при необходимости уточните у сотрудников).

Адрес главного корпуса Государственного архива ДНР: пр. [указать точный адрес из официальных источников] (информация о расположении доступна на сайте справочника ДНР).

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

1. Интеграция КРОК с системой управления знаниями и аналитическими модулями для построения исторических исследований на основе больших данных архива.
2. Развитие мобильного приложения для доступа к архиву с планшетов и смартфонов.
3. Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации документов и извлечения именованных сущностей (фамилии‚ даты‚ географические названия).
4. Создание открытого портала с частичным доступом к цифровым копиям для широкой публики (с учётом ограничений по конфиденциальности).

Архив «КРОК» в Государственном архиве Донецкой Народной Республики представляет собой важный шаг на пути цифрового преобразования архивного дела. Благодаря внедрённой системе электронного документооборота архив стал более эффективным‚ прозрачным и доступным для исследователей‚ студентов и граждан. Постоянное улучшение функционала и расширение возможностей КРОК обещают сделать архив ДНР одним из передовых учреждений в сфере сохранения и предоставления исторического наследия в регионе.

Статья подготовлена на основе открытых источников и информации‚ доступной на дату .