Дата подготовки материала: 03:35:46 ()․

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел (групп документов)‚ образующих архивный фонд организации‚ муниципального органа или учреждения․ Она служит основой для:

• комплектования архивного фонда;
• учета и хранения документов;
• быстрого поиска нужной информации;
• формирования описей и сводных реестров․

В контексте муниципального архива номенклатура отражает специфику деятельности местного самоуправления: нормативные акты‚ протоколы заседаний‚ финансово‑экономические документы‚ кадровые дела‚ материалы по благоустройству и т․д․

Нормативная база

Основные положения‚ регулирующие составление и использование номенклатуры дел‚ содержатся в:

1. Правилах организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах‚ органах местного самоуправления и организациях (утв․ Федеральным архивным агентством);
2. Методических рекомендациях по применению правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов архивного фонда РФ (различные годы‚ в т․ч․ редакция 2023 г․);
3. Основных правилах работы архивов организаций‚ одобренных решением Коллегии Росархива от (п․ 3․4․6);
4. Региональных нормативных актах (например‚ Указания управления по делам архивов ХМАО‑Югры)․

Этапы формирования номенклатуры дел муниципального архива

Подготовка исходных данных

Собираются регистры структурных подразделений‚ перечни видов деятельности‚ перечень документооборота за предыдущий период․ На этом этапе целесообразно составить историческую справку организации‚ если ранее номенклатура не проходила согласование․

Составление проектного варианта номенклатуры

На основе регистров формируются группы дел по следующим признакам:

• по предмету (нормативные акты‚ финансово‑экономические‚ кадровые и т․д․);
• по хронологическому принципу (годовые дела);
• по степени значимости (постоянного хранения‚ временного хранения)․

Каждая группа получает шифр (например‚ 01․01․01 – нормативные акты муниципального образования‚ постоянного хранения)․

Согласование с внутренней экспертно‑проверочной комиссией (ЭПК)

Для организаций‚ являющихся источниками комплектования муниципального архива‚ проект номенклатуры направляется на согласование:

• внутренней ЭПК организации (ЦЭК);
• ЭПК соответствующего муниципального архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ;
• руководителю организации для утверждения․

Согласно Правилам 2023 г․‚ допускается вариативность: согласование может осуществляться либо только внутренней ЭПК и руководителем‚ либо с привлечением внешней ЭПК архивного учреждения․

Утверждение и введение в действие

После получения всех необходимых визитов номенклатура утверждается приказом руководителя организации․ В приказе указывается:

• название документа («Сводная номенклатура дел муниципального архива»);
• номер и дата приказа;
• ссылка на реквизиты заголовочной части (для идентификации как самостоятельного документа);
• сокращённое название (например‚ «НДМА‑2026»)․

Утверждённая номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года․

Ежегодное уточнение и корректировка

В конце каждого года проводится review:

• выявляются новые виды документов;
• удаляются устаревшие позиции;
• вносятся изменения в шифры и наименования․

Корректированный вариант вновь согласовывается и утверждается‚ после чего действует с нового года․

Передача экземпляра в муниципальный архив

Если организация является источником комплектования муниципального архива‚ один экземпляр утверждённой номенклатуры передаётся в этот архив для хранения и использования при формировании сводных описей․

Структура типовой номенклатуры дел муниципального архива

Приведённая таблица является примером; реальная номенклатура формируется с учётом специфики муниципального образования и перечня его функций․

Практический пример оформления номенклатуры

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Муниципальное образование «Город N»
Структурное подразделение: Отдел по работе с населением
На __________ год ________________
(место составления) -1;01․01 – Нормативные акты муниципального образования (постоянно) -1․01․02 – Решения представительного органа (постоянно) -1․01․03 – Постановления главы администрации (постоянно) -2․01․01 – Протоколы заседаний Совета депутатов (постоянно) -2․01․02 – Протоколы заседаний администрации (постоянно) -3․01․01 – Бюджет муниципального образования (75 лет) -3․01․02 – Отчёты об исполнении бюджета (75 лет) -4․01․01 – Личные дела сотрудников (75 лет) -4․01․02 – Приказы о приёме и увольнении (75 лет) -5․01․01 – Проекты благоустройства территорий (10 лет) -5․01․02 – Акты приёмки выполненных работ (10 лет)
․․․

В документе обязательно присутствуют реквизиты заголовочной части (наименование организации‚ подразделения‚ год‚ место составления) и подпись ответственного лица․

Особенности работы с номенклатурой в муниципальном архиве

• Единообразие․ Все структурные подразделения используют одну и ту же номенклатуру‚ что обеспечивает сопоставимость дел при формировании сводного фонда․
• Доступность․ Утверждённая номенклатура размещается в открытом доступе на внутреннем портале организации и в читальном зале муниципального архива․
• Контроль исполнения․ Ответственный за архивное дело проводит ежегодную проверку соответствия фактического делопроизводства утверждённой номенклатуре․
• Интеграция с описями․ При формировании описей дел используются шифры и наименования из номенклатуры‚ что упрощает поиск и выдачу документов․

Номенклатура муниципального архива – это не просто перечень дел‚ а важный управленческий инструмент‚ обеспечивающий системный подход к комплектованию‚ хранению и использованию документального наследия местного самоуправления․ Соблюдение установленного порядка составления‚ согласования и утверждения номенклатуры гарантирует легитимность архивного фонда‚ облегчает работу архивистов и повышает прозрачность деятельности муниципальных органов;

Для успешного внедрения рекомендуется:

1. Назначить ответственного за архивное дело (архивариуса или уполномоченного сотрудника)․
2. Обеспечить регулярное обучение сотрудников правилам работы с номенклатурой․
3. Использовать электронные системы документооборота с интеграцией номенклатуры дел (например‚ ECM‑системы)․
4. Вести журнал изменений номенклатуры с указанием дат‚ оснований и подписей утвердивших лиц․

Соблюдение этих принципов позволит муниципальному архиву эффективно выполнять свои функции по сохранению и предоставлению информации для нынешних и будущих поколений․