Дата подготовки материала: 02:07:12 ()․
Номер фонда архива – это уникальный учетный идентификатор‚ присваиваемый каждому архивному фонду при его поступлении в государственный‚ муниципальный или ведомственный архив․ Номер сохраняется за фондом на весь период его хранения и используется во всех учетных документах‚ описях‚ справочниках и электронных каталогах․
Основные функции номера фонда:
- Обеспечение однозначной идентификации фонда в системе архивного учета;
- Упрощение поиска и выдачи документов пользователям;
- Формирование единого информационного пространства между архивами разных уровней;
- Поддержка статистического учета количества фондов (см; п․ 3․4 «Учет количества фондов архива»)․
Исторический контекст и нормативная база
Советский период
В Личные архивные фонды в государственных хранилищах СССР указывалось‚ что номер фонда ставится сразу после указания хранилища․ Для архивов‚ не ведущих собственной нумерации фондов‚ использовались инвентарные номера или другие учетные данные․
Российская Федерация
Согласно Правилам организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (и аналогичным нормативным актам)‚ при первом поступлении фонда в архив организации ему присваивается название и номер (п․ 5․2․7)․ Этот номер сохраняется за фондом во всех учетных документах․
Пример из практики: запись ГААОСО․ Ф․Р-7․ Оп․1․ Д․52․ Л․7․ показывает‚ что «Ф․Р-7» – это именно номер фонда‚ в котором хранится рассматриваемый документ․
Международный и региональный опыт
В Национальном архиве Республики Беларусь‚ 2025 указаны контактные данные отделов‚ где можно уточнить номер фонда при запросе сведений о компенсационных выплатах по фонду «Взаимопонимание и примирение»․ Это демонстрирует‚ что номер фонда является ключевым элементом в официальной переписке и предоставлении информации․
Как формируется номер фонда
- Поступление документов – фонд поступает в архив (как личный‚ коллективный или учрежденческий)․
- Первичная обработка – архивариус определяет состав фонда‚ его тематическую и хронологическую принадлежность․
- Присвоение номера – согласно внутреннему реестру архива (список фондов‚ п․ 3․8‚ приложение N 12 Правил) фонду присваивается следующий свободный номер․
- Закрепление номера – номер фиксируется в учетной карточке фонда‚ в описях‚ в электронном каталоге и во всех последующих справках․
- Информирование пользователей – номер указывается в справочниках‚ на сайте архива (например‚ в разделе «База данных Путеводители по российским архивах») и в запросах на предоставление документов․
Важно отметить‚ что номер фонда не меняется при переоценке состава фонда‚ его объединении с другими фондами или при переводе в другое хранилище (в последнем случае может добавляться префикс‚ указывающий на новое архивное учреждение‚ но исходный номер сохраняется в исторической справке)․
Примеры использования номера фонда в различных архивах
Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)
В 1995 г․ ГАРФ пополнился документами царской полиции о поездках Николая II по России․ Каждый такой фонд получил собственный номер‚ который отражен в справочниках и используется при поиске комплекса документов центральных учреждений Царства Польского‚ фондов Временного правительства и т․д․
Архив административных органов Свердловской области (ГААОСО)
Запись ГААОСО․ Ф․Р-7․ Оп․1․ Д․52․ Л․7․ иллюстрирует стандартный формат обозначения документа: архив – фонд – опесь – дело – лист․ Здесь «Ф․Р-7» – номер фонда․
Национальный архив Республики Беларусь
При запросе о компенсационных выплатах по фонду «Взаимопонимание и примирение» указываются телефоны отделов:
Читальный зал: (017) -51-05-12
Приемная: (017) -72-67-78
Отдел использования документов и информации: (017) -72-29-52
Отдел делопроизводства и формирования НАФ г․ Минск‚ ул․ Макаёнка‚ 12‚ корп․1 (017) -03-27-43․
Эти контакты используются для уточнения номера фонда и получения копий документов․
Метрические книги в архивных фондах России (Н-Я)
Описи фонда 173 доступны в формате PDF на сайте архива․ В некоторых описях встречаются ошибки в номерах дел‚ что подчеркивает необходимость точного учета номера фонда как основы для проверки и исправления описей․
Нормативные требования к учету номеров фондов
- Пункт 5․2․7 (КонсультантПлюс): каждому архивному фонду‚ поступившему в архив организации‚ присваивается название и номер․
- Пункт 3․4: в архиве организации‚ хранящем документы более чем одного фонда‚ ведется учет количества фондов; для этого ведется список фондов (п․ 3․8‚ приложение N 12 Правил)․
- Требования к учетным документам архива: при первом поступлении в архив организации фонду присваивается учетный номер‚ который сохраняется за ним во всех учетных документах․
- Обязательные учетные документы архива: номер фонда включается в перечень обязательных реквизитов (название‚ дата поступления‚ номер фонда‚ краткое содержание)․
Практическое значение номера фонда для пользователей
Для исследователей‚ генеалогов‚ юристов и других потребителей архивной информации номер фонда служит «ключом» к быстрому нахождению нужных материалов:
- В электронном каталоге архива достаточно ввести номер фонда (например‚ «Ф․Р-7») и получить список всех дел‚ относящихся к этому фонду․
- При заказе копий или оригиналов документов указывается номер фонда‚ что минимизирует риск выдачи ошибочного материала․
- При межархивных запросах номер фонда позволяет быстро установить‚ в каком именно хранилище находится нужный документ‚ даже если фонд распределен между несколькими архивами (как в случае поместно‑вотчинного фонда‚ хранящегося в центральном и местном архивах)․
Кроме того‚ номер фонда используется в bibliographic ссылках и научных публикациях‚ обеспечивая воспроизводимость ссылок на архивные источники․
Номер фонда архива – фундаментальный элемент архивного учета‚ обеспечивающий идентификацию‚ доступность и сохранность документального наследия․ Его присвоение регулируется нормативными актами (Правила организации хранения…‚ КонсультантПлюс‚ требования к учетным документам)‚ а практика работы архивов подтверждает‚ что без четкой системы номеров фондов эффективное использование архивных фондов было бы невозможным․
Понимание структуры и значения номера фонда помогает не только профессиональным архивариусам‚ но и широкому кругу пользователей – от студентов-историков до genealogists – быстро и точно находить нужные документы в огромных массивах архивного фонда․