Дата актуализации:

Областной архив записи актов гражданского состояния (далее – Областной архив ЗАГС) – это специализированный государственный архив‚ в котором хранятся актовые книги (регистры) по рождению‚ браку‚ смерти‚ усыновлению и другим гражданско-правовым событиям‚ оформленным органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) на бумажных носителях.

Основные задачи архива:

• Сохранение исторической и правовой информации о населении региона;
• Обеспечение доступа граждан и юридических лиц к сведениям из актовых книг;
• Передача актовых книг в государственные архивы в соответствии с установленными нормативными актами;
• Выдача повторных свидетельств‚ справок и выписок из актовых записей.

Правовая база

Деятельность областного архива регулируется следующими нормативными документами:

1. Порядок передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)‚ собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях (Приложение 5 к Положению ФАА).
2. Федеральный закон «Об архивах»‚ Федеральный закон «О государственной регистрации актов гражданского состояния».
3. Региональные нормативные акты (приказы главных управлений юстиции областных исполнительных комитетов).

Порядок передачи актовых книг в архив

Передача актовых книг происходит в несколько этапов:

• Подготовка документов – органы ЗАГС формируют пакет актовых книг‚ сопровождающий его актом передачи.
• Согласование – в случае необходимости проводится согласование с региональными архивными службами.
• Физическая передача – книги передаются в архив в специально оформленных ящиках‚ сопровождаемых описью.
• Регистрация в архиве – архив фиксирует получение‚ проверяет целостность и соответствие описи‚ вносит запись в реестр архивных фондов.
• Ознакомление и выдача – после регистрации документы становятся доступны для выдачи гражданам и организациям.

Услуги‚ предоставляемые областным архивом

4.1 Выдача повторных свидетельств и справок

При наличии установочных данных (полное имя‚ дата и место рождения‚ смерти‚ заключения брака и т.д.) граждане могут получить:

• Повторные свидетельства о рождении‚ браке‚ смерти;
• Справки‑выписки из актовых записей;
• Извещения об отсутствии записи (если акт не найден).

4.2 Поиск и подтверждение сведений

Архив может подтвердить сведения о:

• Месте жительства заявителя на дату составления записи;
• Месте работы‚ образовании‚ именах родителей‚ детей‚ супруга/супруги;
• Особых обстоятельствах (например‚ гражданские браки в исторический период).

4.3 Доступ к историческим материалам

Для исследователей‚ генеалогов и историков предусмотрен отдельный порядок доступа к архивным фондам‚ включающий:

• Предварительный запрос;
• Оплату услуг (если применимо);
• Согласование условий просмотра в читальном зале.

Как подать запрос в областной архив

Для получения документов необходимо выполнить следующие шаги:

1. Подготовка заявления – заполнить форму заявления (образец доступен на сайте архива или в отделе).
2. Указание установочных данных – ФИО‚ дата и место события‚ а также любые дополнительные сведения‚ помогающие идентифицировать запись.
3. Оплата государственной пошлины (если услуга платная). Пошлина может быть уплачена через банковскую карту‚ онлайн‑платежи или в кассе архива.
4. Подача заявления – лично в отделе архива по месту жительства‚ по почте с заказным письмом‚ либо через электронный портал государственных услуг (если такой доступен).
5. Получение ответа – в течение установленного срока (обычно 10‑30 рабочих дней) архив высылает решение‚ а в случае положительного результата – документ.

Требования к заявителям

• Гражданин РФ или иностранный гражданин‚ имеющий законный интерес (например‚ родственник‚ наследник‚ юридическое лицо).
• Наличие полного или частичного набора установочных данных.
• Подтверждение личности (паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН).
• Оплата услуг (если требуется).

Сроки и стоимость услуг

Контактные данные областного архива ЗАГС

Адрес: г. Минск‚ ул. К. Либкнехта‚ 68‚ 1‑й этаж‚ офис 101

Телефон: +375 (17) -34‑56‑78

Электронная почта: archive_zags@minsk.gov.by

Рабочие часы: Пн‑Пт — 09:00 – 18:00 (перерыв 13:00‑14:00)

Горячая линия для справок: ###-###-#### (круглосуточно)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

9.1 Как узнать‚ существует ли запись о моём предке?

Необходимо подать запрос с указанием ФИО‚ даты и места события (рождения‚ брака‚ смерти). При отсутствии полной информации архив может предложить поиск по альтернативным параметрам (например‚ по фамилии родителей).

9.2 Можно ли получить документ онлайн?

Да. При наличии электронного подписания и подтверждения личности через портал Госуслуг возможно оформить запрос и получить скан документа в электронном виде.

9.3 Какие документы нужны для получения повторного свидетельства?

Паспорт заявителя‚ оригинал или копию предыдущего свидетельства (если имеется)‚ заявление и оплата государственной пошлины.

9.4 Сколько времени хранится актовая книга в архиве?

Согласно законодательству‚ актовые книги хранятся в архиве минимум 75 лет с даты их создания. После истечения срока они могут быть уничтожены или переданы в исторический фонд.

9.5 Можно ли получить справку о том‚ что запись отсутствует?

Да. Это называется «извещение об отсутствии записи». Оно выдаётся после проведения полного поиска в архивных фондах.

Областной архив записи актов гражданского состояния – важный элемент государственной системы регистрации населения. Он обеспечивает сохранность исторических данных‚ предоставляет гражданам возможность получить необходимые документы и помогает исследователям в изучении демографических процессов. При обращении в архив рекомендуется заранее собрать все установочные данные‚ подготовить заявление и уточнить стоимость услуги‚ чтобы процесс прошёл максимально быстро и без лишних затруднений.

Если у вас возникли дополнительные вопросы‚ свяжитесь с архивом по указанным выше контактам или посетите официальный сайт регионального управления юстиции.