Дата актуализации: 18:00:01
Что такое «Перечень типовых архивных документов»?
Перечень типовых архивных документов – это нормативный документ, в котором указаны:
- классификация типовых дел и документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;
- сроки их хранения (сроки обязательного архивного хранения, сроки уничтожения, сроки постоянного хранения);
- порядок их учёта и использования․
Перечень служит единой базой для формирования архивных фондов, планирования документооборота и обеспечения соблюдения требований законодательства о хранении документов․
Нормативно‑правовая база
С 2016 года полномочия по утверждению перечней типовых архивных документов перешли от Минкультуры России к Федеральному архивному агентству (Росархив)․ Основные нормативные акты:
- Федеральный закон от № 129‑ФЗ «Об архивных документах» – часть 3 статьи 6 определяет порядок формирования перечней․
- Приказ Росархива от № 236 – утверждает «Перечень типовых управленческих архивных документов»․
- Приказ Росархива от № 142 – утверждает «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно‑технической и производственной деятельности организаций»․
- Приказ Росархива от № 77 – актуализирует порядок согласования типовой номенклатуры дел с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) и другими экспертно‑проверочными комиссиями․
Основные изменения в новом перечне
С момента введения первого перечня (2007 г․) и его последующего обновления в 2010 г․ (приказ Минкультуры № 558) произошли существенные изменения:
- Перенос полномочий – с 2016 г․ все изменения вносятся Росархивом, а не Минкультурой․
- Разделение перечней – теперь существует отдельный перечень для:
- управленческих документов государственных органов и муниципалитетов;
- научно‑технических и производственных документов организаций․
- Уточнение сроков хранения – в новых версиях более детально прописаны сроки для электронных и бумажных форм, а также введены категории «документы ограниченного доступа»․
- Включение цифровых форм – учитываются электронные архивы, электронный документооборот, подписи и метаданные․
- Упрощённый порядок согласования – приём типовой номенклатуры на согласование ЦЭК, а также на проверку экспертно‑проверочными комиссиями (федерального архива, субъектов РФ, научных организаций)․
Структура нового перечня
Перечень состоит из нескольких разделов․ Ниже – примерная схема (конкретные позиции могут отличаться в зависимости от версии перечня)․
| Раздел | Типовые документы | Срок хранения (лет) | Примечание |
|---|---|---|---|
| Управленческие | Приказы, распоряжения, протоколы заседаний | 5 (уничтожение) / 10 (перевод в постоянный фонд) | Срок зависит от уровня органа (федеральный/региональный) |
| Финансовые | Бухгалтерские отчёты, налоговые декларации | 5 (уничтожение) / 10 (перевод в постоянный фонд) | Сроки установлены Налоговым кодексом |
| Научно‑технические | Техническая документация, патенты, результаты исследований | 10 (уничтожение) / 20 (постоянный фонд) | Для документов, имеющих историческую ценность, срок может быть увеличен |
| Производственные | Технологические карты, инструкции, регламенты | 5 (уничтожение) / 10 (постоянный фонд) | В зависимости от отрасли могут быть отдельные нормативы |
| Электронные | Электронные письма, сканы, электронные подписи | 5 (уничтожение) / 10 (постоянный фонд) | Хранение в соответствии с требованиями ФЗ «Об электронной подписи» |
Порядок согласования и утверждения типовой номенклатуры
Процесс утверждения типовой номенклатуры дел выглядит следующим образом:
- Разработка проекта номенклатуры в организации (отдел архивного дела, ИТ‑служба, юридический отдел)․
- Представление проекта в центральную экспертную комиссию (ЦЭК) для предварительной экспертизы․
- Экспертно‑проверочная комиссия (ЭПК):
- Федеральный государственный архив – для документов федерального уровня;
- ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ – для региональных документов;
- ЭПК научной организации, включённой в перечень, утверждённый правительством – для научно‑технических документов․
- Внесение замечаний, доработка проекта․
- Подготовка окончательного варианта и его утверждение приказом Росархива (например, приказ № 236 от , № 77 от )․
- Публикация приказа и внесение изменений в нормативные правовые акты Федерального архивного агентства․
Практические рекомендации по внедрению нового перечня
Для успешного перехода на новый перечень рекомендуется выполнить следующие шаги:
- Анализ текущего документооборота․ Выявить все типы документов, которые уже находятся в архиве, и сравнить их с новыми позициями перечня․
- Обновление регламентов․ Внести изменения в локальные нормативные акты (приказы, инструкции, регламенты электронного документооборота)․
- Обучение персонала․ Провести семинары для архивистов, руководителей подразделений и сотрудников ИТ‑службы о новых сроках хранения и порядке классификации․
- Миграция электронных архивов․ При необходимости перенести электронные документы в системы, поддерживающие метаданные, указанные в новом перечне (например, системы ECM)․
- Контроль и аудит․ Организовать периодический внутренний аудит соответствия фактического хранения документам перечня․
- Взаимодействие с экспертными комиссиями․ При подготовке новых типовых номенклатур вовремя обращаться к ЦЭК и ЭПК для согласования․
Новый перечень архива – это важный инструмент, который позволяет унифицировать подход к хранению управленческих, научно‑технических и производственных документов в России․ Его актуализация в 2019‑2023 годах учла развитие электронного документооборота, уточнила сроки хранения и упростила процесс согласования․ Для организаций переход к новому перечню – обязательный шаг, который повышает правовую безопасность, облегчает доступ к архивным материалам и способствует более эффективному управлению информационными ресурсами․
Помните: соблюдение сроков хранения и правильная классификация документов – залог сохранения исторической памяти и предотвращения правовых рисков․
Статья подготовлена на основе открытых источников: Приказы Росархива № 236 , № 77 , № 142 и сопутствующая нормативно‑правовая информация․