Дата актуализации:  г. 16:09:29

Что такое платный электронный архив?

Электронный архив – это специализированная информационная система, в которой хранятся цифровые копии бумажных и электронных документов. Платный вариант подразумевает, что клиент получает готовый сервис от профессионального провайдера: настройку программного обеспечения, хранение данных на защищённых серверах, техническую поддержку, интеграцию с другими ИТ‑системами и обучение персонала.

Почему стоит платить за электронный архив?

Существует несколько ключевых причин, почему компании выбирают платные решения, а не пытаются собрать всё «своими силами»:

• Сокращение затрат на хранение бумажных оригиналов. По статистике до 95 % запросов на документы можно обслужить без привлечения бумажных копий.
• Гарантированная безопасность. Платные сервисы используют лицензии ФСТЭК, ISO‑сертификации, системы резервного копирования и контроль доступа.
• Экономия времени. Поиск по метаданным, OCR‑распознавание и автоматическая индексация позволяют находить нужный документ за секунды.
• Соответствие законодательству. Хранение в соответствии с ГОСТ Р 54989‑2012, Приказом Минкультуры РФ № 526 и требованиями Росархива.
• Техническая поддержка и интеграция. Платные провайдеры (например, «Делис Архив») проводят настройку, интеграцию с 1С, SAP, системами ЭДО, а также обучают сотрудников.

Основные услуги платных электронных архивов

3.1 Подготовительные работы

• Оценка типов и объёмов документов.
• Разработка технического задания (ТЗ) с учётом требований клиента.

3.2 Оцифровка и обработка

1. Сканирование бумажных документов.
2. Текстовое распознавание (OCR) для поиска по содержимому.
3. Формирование электронных книг (PDF, DOC) и проверка качества.

3.3 Настройка системы

• Установка программного обеспечения.
• Создание индексов, метаданных и классификационных схем.
• Интеграция с корпоративными системами (1C, SAP, ЭДО).

3.4 Обучение и передача

После внедрения провайдер передаёт систему заказчику, проводит обучение пользователей и предоставляет полную техническую документацию.

Ценовые модели платных электронных архивов (пример от «Делис Архив»)

Ниже приведена ориентировочная стоимость типовых услуг. Все цены указаны без НДС и могут варьироваться в зависимости от объёма документов и специфики проекта.

Важно: указанные цены не являются публичной офертой. Для получения точного расчёта необходимо связаться с менеджером компании.

Преимущества платных решений от «Делис Архив»

• Конфиденциальность и безопасность. Лицензия ФСТЭК, система контроля доступа, резервное копирование.
• Современные архивохранилища класса «А». Климатический контроль, пожаротушение, видеонаблюдение.
• Сокращение затрат. Оптимизация расходов на обслуживание бумажных оригиналов, повышение эффективности персонала.
• Гарантии. Бессрочная гарантия на все виды работ, сертификат ISO.
• Гибкость. Возможность локального или облачного развертывания, поддержка любых форматов данных.

Как выбрать платного провайдера электронного архива?

1. Проверка лицензий и сертификатов. ФСТЭК, ISO, соответствие ГОСТ Р 54989‑2012.
2. Опыт и портфолио. Обратите внимание на реализованные проекты (см. отзывы и благодарственные письма).
3. Техническая база. Наличие современных сканеров, серверов с резервным копированием, защищённых каналов связи.
4. Гибкость тарифов. Возможность масштабировать объёмы хранения и количество лицензий.
5. Поддержка и обучение. Наличие службы поддержки 24/7 и программ обучения персонала.

Практический пример: внедрение платного электронного архива в компании «Делис Архив»

Компания «Делис Архив» реализовала более 1 000 проектов по созданию электронных архивов в разных отраслях (строительство, IT, госслужбы). Ключевые этапы проекта:

• Сбор требований и составление ТЗ – 2 недели.
• Оцифровка 150 000 бумажных листов – 3 месяца (с использованием OCR).
• Настройка интеграции с 1С:Бухгалтерия и SAP – 1 месяц.
• Обучение 30 сотрудников заказчика – 2 дня.
• Запуск в эксплуатацию и передача системы – 1 неделя.

Результат: сокращение времени поиска документов с 30 минут до 15 секунд, экономия 120 м² офисного пространства и снижение расходов на бумагу на 35 %.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

8.1 Можно ли хранить архив только в облаке?

Да. Большинство провайдеров, включая «Делис Архив», предлагают полностью облачное решение, где данные размещаются на защищённых дата‑центрах с резервным копированием.

8.2 Как защищаются данные от утечки?

Применяются шифрование данных в покое и при передаче, многоуровневый контроль доступа, аудит действий пользователей и регулярные резервные копии.

8.3 Что происходит, если срок хранения документа истёк?

Система автоматически помечает такие документы и предлагает их уничтожить в соответствии с регламентом или перенести в «долгосрочное хранение».

8.4 Как быстро можно добавить новые документы?

После внедрения система поддерживает массовую загрузку через веб‑интерфейс, API или интеграцию с сканерами. Новые файлы индексируются автоматически в течение нескольких минут.

Как заказать платный электронный архив?

Для начала сотрудничества достаточно выполнить несколько простых шагов:

1. Связаться с менеджером (тел.: 8‑800‑707‑87‑00).
2. Предоставить предварительные данные о количестве и типах документов.
3. Получить предварительный расчёт стоимости и сроки реализации.
4. Подписать договор, утвердить ТЗ и начать подготовительные работы.
5. Получить готовый архив, обучить персонал и начать работу.

Контактное лицо: Екатерина Гриневская, заместитель коммерческого директора.

Платный электронный архив – это инвестиция в эффективность, безопасность и соответствие законодательству. Выбирая проверенного провайдера, такой как «Делис Архив», вы получаете:

• Полный спектр услуг от подготовки документов до поддержки пользователей;
• Гибкую ценовую модель, позволяющую масштабировать решение под любые объёмы;
• Гарантированную защиту конфиденциальных данных и соответствие нормативным требованиям.

Если ваша компания всё ещё работает с бумажными архивами, настало время перейти в цифровой формат и воспользоваться преимуществами платных решений.

Для более детального обсуждения проекта и получения индивидуального предложения перейдите на страницу услуг или позвоните по телефону 8‑800‑707‑87‑00.