Дата подготовки статьи:
УМПО (Объединённое двигателестроительное производственное объединение) – крупное предприятие,
входящее в состав Объединённой двигателестроительной корпорации «Ростех». Как и любой
крупный производственный холдинг, УМПО имеет собственный отдел кадров, который отвечает за
подбор, обучение, развитие и учет персонала. Одной из ключевых функций кадрового подразделения
является архивная обработка кадровых документов.
Архив в отделе кадров – это не просто хранилище бумаг, а систематизированный набор
документов, обеспечивающий юридическую чистоту, возможность быстрого доступа к информации
и соблюдение требований законодательства РФ о хранении кадровой документации.
Нормативно‑правовая база
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ);
- Трудовой кодекс РФ (статьи о хранении трудовых книжек, личных дел сотрудников);
- Приказ Минтруда России № 5н от «Об утверждении Положения о порядке
формирования, учета и хранения личных дел работников»; - Региональные нормативные акты Главного архивного управления города Москвы
(Главархив) и Главного архивного управления Московской области, регулирующие
порядок выдачи архивных справок, выписок и копий.
Основные виды работ отдела кадров по архивной обработке
В УМПО отдел кадров осуществляет комплексную архивную обработку кадровых документов. Ключевые
этапы включают:
- Упорядочивание документов – сортировка, проверка полноты и актуальности;
- Полистная экспертиза – проверка каждого листа на соответствие требованиям (подписи,
печати, даты); - Формирование дел – создание единого дела из разрозненных бумаг, переформирование
при необходимости; - Составление заголовка дела – формирование титульного листа, обложки, указание
шифра и периода действия; - Нумерация листов – последовательная нумерация всех страниц внутри дела;
- Составление листа‑заверителя – документ, подтверждающий полноту и правильность
формирования дела; - Опись дел – подробный перечень всех включенных в дело документов (печатная
версия и электронный вариант); - Простановка архивных штампов и шифров – официальное обозначение статуса документа
как архивного.
Технологический процесс архивной обработки
Приём и предварительная проверка
Все поступающие кадровые документы (трудовые книжки, договоры, приказы, справки) проходят
первичный контроль:
- Проверка наличия обязательных реквизитов;
- Сопоставление с электронными записями в HR‑системе;
- Определение категории документа (активный, неактивный, утилизируемый).
Полистная экспертиза
Эксперт‑архивариус просматривает каждый лист, фиксирует дефекты (разрывы, пятна, отсутствие подписи)
и вносит замечания в лист‑заверитель. При необходимости документ отправляется на
корректировку.
Формирование и нумерация дел
После экспертизы документы собираются в дело:
- Создаётся титульный лист (название, шифр, период, ответственный);
- Оформляется обложка (материал, маркировка);
- Все листы нумеруются последовательно (обычно арабскими цифрами внизу);
- В дело включается лист‑заверитель и опись дел.
Финальная маркировка
На готовое дело ставятся:
- Архивный штамп (дата, подпись архивариуса);
- Шифр, соответствующий классификатору дел (например, «КАД‑2026‑001»);
- При необходимости – электронный QR‑код для быстрого поиска в базе данных.
Хранение и доступ
Готовые архивные дела помещаются в специализированные архивные помещения УМПО,
оснащённые системой контроля микроклимата и охраны. Доступ к делам регулируется
внутренними регламентами: только уполномоченные сотрудники отдела кадров и сотрудники
архивного отдела могут просматривать или извлекать документы.
Взаимодействие с Главным архивным управлением (Главархив) Москвы
УМПО, как крупное предприятие, обязано соблюдать требования Главного архивного управления
города Москвы (Главархив) и региональных архивных органов. Основные направления
сотрудничества:
- Согласование шифров и классификаторов – при формировании новых дел согласуется
их классификация с Главархивом; - Получение архивных справок и выписок – при необходимости предоставления
документов в суд, налоговую службу или другим государственным органам отдел кадров
обращается в Главархив за официальными справками; - Контроль качества архивной обработки – периодические проверки со стороны
Главархива гарантируют соответствие процессов УМПО государственным стандартам; - Обучение персонала – совместные семинары и тренинги по архивному делу
проводятся при поддержке Главархива.
Практические рекомендации для сотрудников отдела кадров УМПО
- Вести электронный реестр всех архивных дел – это ускорит поиск и упростит
подготовку к проверкам. - Регулярно проводить ревизию архивных помещений (каждые 6–12 месяцев) для
выявления повреждений и своевременной консервации. - Обучать новых сотрудников основам полистной экспертизы и правилам оформления
титульных листов. - Соблюдать сроки хранения – согласно ТК РФ и внутренним регламентам, некоторые
документы необходимо хранить до 75 лет. - Использовать сканирование – цифровая копия каждого листа должна храниться в
корпоративной системе документооборота, что обеспечивает резервное копирование.
Перспективы развития архивного дела в УМПО
С учётом цифровизации и внедрения новых технологий, УМПО планирует:
- Перейти к полностью электронному архиву (e‑Archive) с возможностью подписания
документов электронной подписью; - Внедрить систему автоматической нумерации и штамповки с помощью RFID‑меток;
- Разработать модуль интеграции с Главархивом для автоматической генерации
шифров и получения справок в режиме онлайн; - Провести пилотный проект по оцифровке исторических кадровых дел (с 1990‑х
годов) для создания открытого архива компании.
Архивная обработка в отделе кадров УМПО – это сложный, но критически важный процесс,
обеспечивающий юридическую безопасность предприятия, удобство доступа к информации
и соответствие требованиям государственных архивных органов. Тщательная
полистная экспертиза, правильное формирование дел, соблюдение нормативных актов
и взаимодействие с Главархивом Москвы позволяют поддерживать высокий уровень
документального контроля и готовности к любым проверкам.
При правильном подходе архивный отдел становится не просто хранилищем бумаг, а
стратегическим ресурсом, способствующим эффективному управлению персоналом и
укреплению репутации компании на рынке.
Статья подготовлена на основе открытых источников (информация от ) и
актуальных нормативных актов РФ.