Экспертиза ценности документов (ЭЦД) — это фундаментальная архивная процедура, обеспечивающая формирование Архивного фонда Российской Федерации. В профессиональной практике выделяют несколько видов экспертизы, среди которых особое место занимает целевая (целевая комплексная) экспертиза. Данная статья подробно рассматривает сущность, правовое регулирование, организацию и этапы проведения целевой экспертизы в государственных архивах на актуальном на 2026 год нормативном поле.

Понятие и сущность целевой экспертизы

Согласно методическим материалам Федерального архивного агентства (Росархива) и лекционным курсам по архивоведению, целевая комплексная экспертиза — это вид экспертизы ценности документов, который проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам.

В отличие от текущей (ежегодной) экспертизы, проводимой в организациях-образователях документов, целевая экспертиза, как правило, инициируется архивом-хранилищем (государственным или муниципальным) при решении специфических задач:

• Выявление и исключение дублей документов, хранящихся в разных фондах или описях;
• Пересмотр сроков хранения и категорий ценности документов, поступивших в архив в разные периоды по разным основаниям;
• Формирование тематических каталогов, подборок или подготовка документов к оцифровке и публикации;
• Комплексная оценка документов по личному составу и другим специфическим группам документов.

Ключевая цель: оптимизация фондов архива, освобождение складских площадей от дублетных копий и обеспечение достоверности учетных данных (описей, путеводителей).

Нормативно-правовая основа

Деятельность по экспертизе ценности документов строго регламентируется иерархией нормативных актов. Основным документом, определяющим правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, являются Правила, утвержденные Приказом Минкультуры России (в ред. от 2015 г. и последующих изменений).

Основные нормативные акты:

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 18, 22, 23).
2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в госорганах, органах МСУ и организациях (утв. Приказом Минкультуры РФ). Разделы 3, 7, 39.
3. Методические рекомендации Росархива (в т.ч. «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда РФ документов по личному составу»).
4. Типовое положение об экспертной комиссии организации (утв. Росархивом).
5. Региональные нормативные правовые акты (уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела).

Согласно п. 2.3.4 Правил, архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Организация проведения: Экспертная комиссия (ЭК)

Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда РФ, создается Экспертная комиссия (ЭК).

Состав и полномочия ЭК:

• Создается приказом руководителя архива (организации) на постоянной основе.
• В состав входят: архивисты-фондоведы, делопроизводители, юристы, специалисты по профилю документов (например, кадровые сотрудники при экспертизе документов по личному составу).
• Председатель ЭК — обычно начальник отдела комплектования и учета или зам. директора архива.
• Кворум: заседание считается правомочным при участии не менее 2/3 членов комиссии.

Функции ЭК при целевой экспертизе:

• Определение перечня фондов и описей, подлежащих проверке на дублетность.
• Утверждение критериев отбора для конкретной целевой задачи.
• Рассмотрение актов экспертизы и принятие решений о перечислении дел в категории «на уничтожение» или «на постоянное хранение» с изменением срока.
• Контроль за правильностью оформления результатов (акты, описи выделенных подшивок).

Этапы проведения целевой экспертизы

Процедура включает несколько последовательных этапов, зафиксированных в Правилах 2015 года и методических рекомендациях:

Этап 1: Подготовительный (Планирование)

• Издается приказ о проведении целевой экспертизы с указанием целей, сроков, объектов (фондов/описей) и состава рабочей группы/ЭК.
• Формируется пакет документов для экспертизы: описи, справочники, базы данных, ранее составленные акты.
• Определяются критерии экспертизы (см. раздел 5).

Этап 2: Прямая экспертиза (Изучение документов)

• Сверка фондов: Сравнение дел из разных фондов/описей по номенклатуре, хронологии, составу лиц, организации-образователю.
• Выявление дублетности: Поиск полных дублей (идентичные документы) и частичных дублей (копии, выписки, повторяющиеся сведения).
• Оценка уникальности: Определение, какой экземпляр является первоисточником (оригиналом), а какой — дублем, подлежащим исключению.
• Работа с документами по личному составу: проверка полноты личных дел, наличия обязательных форм (автобиографии, служебные характеристики, приказы о приеме/увольнении, листы учета трудового стажа).

Этап 3: Оформление результатов

Результатом экспертной оценки являются:

1. Описи изученных дел с актами о выделении подшивок (делов), подлежащих утилизации (уничтожению).
2. Акт экспертизы ценности документов (единый документ по результатам заседания ЭК).
3. Обновленные описи фондов (с пометками об исключенных делах/подшивках).
4. Перечень дел на уничтожение (для передачи в организацию-уничтожитель или уничтожения в архиве).

Этап 4: Утверждение и исполнение

• Акт подписывается всеми членами ЭК, присутствовавшими на заседании.
• Утверждается приказом руководителя архива.
• Производится физическое изъятие подшивок/дел, обновление фондовых описей, внесение данных в АИС архива.

Критерии и принципы экспертизы ценности

При целевой экспертизе применяются общие принципы, закрепленные в ст. 22 Закона № 125-ФЗ и Правилах, а также специальные критерии для конкретных групп документов.

Общие принципы:

• Законность: соответствие законодательству РФ.
• Обоснованность: каждое решение должно иметь доказательную базу.
• Коллективность: решения принимаются только ЭК.
• Документальное оформление: отсутствие акта = отсутствие результата экспертизы.

Критерии отбора на постоянное хранение (Архивный фонд РФ):

• Документы, отражающие историю организации, её структуру, основные функции и принятые решения.
• Документы по личному составу (личные дела, листы учета трудового стажа, личные карточки учетов — срок хранения 75 лет и более).
• Документы, имеющие правовое, информационное, историческое значение.

Критерии отбора на временное хранение (свыше 10 лет до 75 лет):

• Документы оперативного, справочного, технического характера.
• Дубликаты документов, если оригинал хранится в другом фонде/архиве (ключевой критерий для целевой экспертизы);

Специфика документов по личному составу (по Методическим рекомендациям Росархива):

При целевой экспертизе фондов личного состава особое внимание уделяется:

• Полноте комплекта документов в личном деле.
• Наличию документов, подтверждающих стаж, пенсионные права, награждения.
• Сверке с данными территориальных органов Пенсионного фонда (СФР) при необходимости.
• Исключению массовых дублей приказов, справок, если оригиналы приказов хранятся в фонде административно-хозяйственной документации той же организации.

Контроль за правильностью проведения экспертизы

Согласно п. 39.5 Правил, контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов и применения Перечня типовых управленческих архивных документов осуществляют:

• Центральная Экспертная комиссия (при высшем архивном органе/Росархиве).
• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ), для федеральных органов.
• Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела, для региональных и муниципальных архивов.

Нарушения (уничтожение документов постоянного хранения, отсутствие актов, проведение экспертизы без ЭК) влекут административную ответственность (КоАП РФ ст. 13.20) и дисциплинарные взыскания.

Целевая экспертиза в контексте цифровизации и публикации

Современная практика (в т.ч. данные компаний-операторов вроде «ДС Архив», «ОСГ Рекордз Менеджмент») расширяет понятие целевой экспертизы. Она обязательно проводится не только при отборе на хранение, но и при:

• Подготовке к оцифровке: исключение дублей снижает затраты на сканирование и хранение электронных копий.
• Формировании тематических каталогов и подборок: экспертиза ценности определяет, какие документы представляют интерес для публикации (научное издание, портал «Память народа», корпоративный портал).
• Перемещении дел: при межархивном перемещении или передаче в другое хранилище.

В информационных системах (АИС архива) после экспертизы пользователи с ролями «Архивный работник» и «Делопроизводитель» формируют электронные акты, что обеспечивает прозрачность и аудит процедуры.

Типовые ошибки и риски

Целевая экспертиза в государственном архиве — это не просто процедура «вычистки» фондов, а сложный аналитический процесс, требующий высокой квалификации архивистов, знания законодательства и истории фондообразователей. Её главная задача — обеспечение целостности и непротиворечивости Архивного фонда РФ, исключение дублетности и гарантия сохранения каждого уникального документа, имеющего историческое, правовое или социальное значение.

Соблюдение регламентированных этапов (приказ -> ЭК -> изучение -> акт -> приказ -> исполнение), использование актуальных Методических рекомендаций Росархива (в т.ч. по документам личного состава) и взаимодействие с контрольно-надзорными органами (ГАРФ, уполномоченные органы субъектов) являются залогом законности и эффективности этой работы в 2026 году и далее.

Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ (ФЗ-125, Приказы Минкультуры/Росархива, Правила 2015 г.), Методических рекомендаций Росархива и справочно-правовых систем (КонсультантПлюс) по состоянию на .