Архивные документы‚ отражающие трудовые отношения работника с работодателем‚ являются основой для подтверждения стажа‚ назначения пенсий и восстановления прав граждан. В Иркутской области этим важным массивом документов управляет структурное подразделение ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» (ГАИО) — Центр документов по личному составу.

Статья подготовлена на основе актуальных данных портала «Архивы России»‚ открытых реестров (2ГИС‚ Яндекс) и публикаций профильного издания «Вестник архивиста» (актуально на );

Ключевое событие: Реорганизация 2021–2022 годов

До 2022 года в системе архивного дела области существовало несколько самостоятельных юридических лиц: Государственный архив Иркутской области‚ Государственный архив новейшей истории Иркутской области и Государственный архив документов по личному составу Иркутской области.

4 марта 2022 года директор объединенного учреждения Семён Михайлович Жабинский сообщил в пресс-центре областной газеты «ОГИРК.РУ» о завершении масштабной реорганизации. В результате слияния три архива были объединены в единое юридическое лицо — Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Иркутской области» (ОГКУ ГАИО).

Это решение позволило:

• Оптимизировать управление архивными фондами;
• Создать единую точку входа для граждан и организаций;
• Ускорить процесс оцифровки и внедрения электронных сервисов;
• Концентрировать экспертизу по хранению документов разного типа (дореволюционные‚ советские‚ новейшей истории‚ кадровые) в одном месте.

Современная структура: Филиалы и центры

В соответствии с данными Портала «Архивы России» (учетная карточка от ‚ актуальная на момент реорганизации)‚ в состав ОГКУ ГАИО вошли два ключевых филиала (структурных единицы)‚ отвечающих за кадровые документы и документы новейшей истории:

1. Центр документов по личному составу (филиал ОГКУ ГАИО) — основной оператор кадровых дел‚ трудовых книжек‚ личных карточек и иных документов‚ подтверждающих трудовой стаж.
2. Центр документации новейшей истории (филиал ОГКУ ГАИО) — хранит документы партийных‚ советских‚ комсомольских органов‚ а также управы предприятий отраслей промышленности‚ транспорта‚ сельского хозяйства (период с 1917 по 1991 год и позднее).

Важно: Обращения по вопросам подтверждения стажа‚ получения выписок из трудовых книжек‚ справок о заработной плате для Пенсионного фонда (СФР) и судов необходимо адресовать именно в Центр документов по личному составу.

Архивные фонды: Что хранится в Центре документов по личному составу

Согласно сведениям Министерства культуры и архивов Иркутской области‚ в ГАИО на государственном хранении находится 71 фонд личного происхождения. Из них:

• 12 досоветских фондов (документы до 1917 года — служебные списки‚ досье чиновников‚ духовенства‚ офицеров);
• Советские и новейшие фонды личного происхождения (мемуары‚ дневники‚ переписка известных земляков‚ ученых‚ писателей‚ партийных деятелей);
• Массовые кадровые фонды — это основной массив Центра по личному составу: дела кадровых служб предприятий‚ организаций‚ учреждений (личные дела работников‚ трудовые книжки‚ лицевые счета‚ ведомости заработной платы‚ приказы о приеме/увольнении).

Документы Центра по личному составу охватывают период с 1917 года по настоящее время. Особую ценность представляют фонды ликвидированных предприятий (заводы‚ совхозы‚ колхозы‚ строительные трасты‚ учебные заведения)‚ архивы которых были переданы на хранение в государственный архив.

Основные категории документов для гражданских целей:

• Личные дела работников (анкеты‚ автобиографии‚ характеристики‚ копии документов об образовании);
• Трудовые книжки (в т.ч. вкладыши‚ дубликаты);
• Лицевые счета и ведомости начисления заработной платы (критично для расчета пенсии по старому закону и для периода до 2002 г.);
• Приказы и распоряжения по кадрам (о приеме‚ переводе‚ увольнении‚ награждении‚ присвоении квалификаций);
• Справки о стаже и заработной плате‚ выданные предприятиями в разные годы.

Научно-справочный аппарат: Путеводитель 2019 года

Для профессиональных исследователей и геноалогов важным событием стало издание в 2019 году нового путеводителя по фондам Государственного архива Иркутской области (УДК 94(571.53) -49.32:036‚ DOI 10.28995/2073-0101-2019-3-952-959).

Авторы: А. А. Иванов (ИрГУ)‚ Е. В. Ильина (ГАИО)‚ С. Л. Курас (ИрГУ). Публикация вышла в журнале «Вестник архивиста». Путеводитель структурирует информацию о составе фондов‚ включая кадровые массивы‚ что значительно упрощает поиск необходимого дела по названию организации или личности.

Порядок обращения граждан: Как получить справку или выписку

Способы обращения:

1. Личный визит в читальный зал Центра документов по личному составу (по предварительной записи).
2. Почтовое обращение (заказное письмо с описью вложения) на юридический адрес архива.
3. Электронное обращение через официальный сайт ГАИО или портал Госуслуг (раздел «Архивные справки»).
4. Через МФЦ (Мои Документы) — услуга «Выдача архивной справки» доступна в режиме «одного окна».

Необходимые документы для запроса:

• Паспорт гражданина РФ (или документ‚ его заменяющий);
• Документы‚ подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе‚ решение ЗАГСа);
• Доверенность (нотариальная или простая письменная‚ заверенная в установленном порядке)‚ если обращается представитель;
• Реквизиты организации-работодателя (название‚ период работы‚ адрес) — это критически важно для поиска‚ так как фонды структурированы по fonds-образующим организациям‚ а не по алфавиту фамилий.

Сроки исполнения: Согласно законодательству об архивном деле‚ архивная справка выдается в течение 30 календарных дней с момента регистрации обращения (в сложных случаях срок может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя).

Контакты и реквизиты ОГКУ «Государственный архив Иркутской области»

Юридический адрес / Адрес Главного управления (Центр документации новейшей истории):
664007‚ г. Иркутск‚ ул. Байкальская‚ д. 79

Центр документов по личному составу (Филиал):
Расположен по тому же адресу или на отдельном складском корпусе (уточняйте при записи). В справочниках 2ГИС и Яндекс.Картах указан как: «Центр документов по личному составу‚ Государственный архив Иркутской Области‚ ОГКУ».

Телефоны справки / приемной (актуальные номера уточняйте на сайте или 2ГИС):

• Единая справочная ГАИО;
• Телефон Центра документов по личному составу (для консультаций по поиску дел);
• Телефон читального зала.

Официальный сайт: gaio.irk.ru (разделы: «Для граждан»‚ «Фонды»‚ «Услуги»‚ «Контакты»).

Портал «Архивы России»: archives.ru (карточка ОГКУ ГАИО и его филиалов).

ИНН: 3811038032

Особенности поиска: Советы исследователям

1. Знайте точное название предприятия. Фонды формируются по принципу провенанции (от имени организации-создателя). Если завод менял название (например‚ «Иркутский авиазавод» -> «Иркут» -> «ПАО «Иркут»)‚ дела могут быть в разных фондах или в одном фонде с разными описями.
2. Уточняйте период работы. Документы за разные десятилетия могут храниться в разных описях одного фонда.
3. Дореволюционный период. Если поиск касается до 1917 года‚ обратитесь к фондам: «Главное управление Восточной Сибири»‚ «Канцелярия генерал-губернаторства»‚ «Иркутское губернское управление» (хранятся в основном массиве ГАИО / Центре документации новейшей истории).
4. Цифровые копии. Архив активно внедряет сканирование. При личном визите или дистанционном заказе уточните возможность получения скана документа (в формате PDF/JPG) вместо бумажной выписки.

Иркутский архив по личному составу сегодня — это современный Центр документов по личному составу филиала ОГКУ «Государственный архив Иркутской области». Реорганизация 2022 года сделала его часть мощного архивного кластера‚ обеспечивающего сохранность уникальных документов о трудовой истории сотен тысяч сибиряков.

Благодаря изданию путеводителя (2019)‚ работе портала «Архивы России» и развитию электронных сервисов (Госуслуги‚ сайт ГАИО)‚ доступ к информации для подтверждения пенсионных прав‚ судебных споров или генеалогических исследований стал максимально прозрачным и удобным для граждан.

Рекомендация: Перед поездкой или отправкой запроса обязательно посетите официальный сайт gaio.irk.ru или позвоните в справочную Центра документов по личному составу для уточнения графика работы читального зала‚ стоимости услуг (платные архивные справки) и актуальных требований к оформлению запроса.