Центр хранения страхового фонда архивов – специализированное учреждение, созданное для
надёжного и долговременного сохранения уникальных и особо ценных архивных документов
Российской Федерации. Основная задача ЦХСФ – обеспечить сохранность, учёт и доступность
страхового фонда, который формируется из копий оригинальных документов, находящихся в
государственных, муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях.

Правовая база

Деятельность ЦХСФ регулируется рядом нормативных актов:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивных фондах»;
• Приказ Росархива от 02 марта 2020 г. № 117 (в ред. приказа от 26 сентября 2022 г.) «О
  правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов
  Архивного фонда Российской Федерации»;
• Положение об отделе обеспечения сохранности и учёта Управления комплектования,
  обеспечения сохранности, учёта и использования Федерального архивного агентства (ФАА).

Что такое страховой фонд архивных документов?

Страховой фонд – это совокупность упорядоченных и надёжно хранимых копий (микрофильмов,
цифровых образов, рулонных пленок) оригинальных архивных материалов, которые:

1. Имеют длительный или постоянный срок хранения;
2. Содержат ценную историческую, правовую, научную информацию;
3. Могут быть использованы в случае утраты оригиналов или их частичного повреждения.

Задачи и функции ЦХСФ

В соответствии с Положением ФАА, Центр хранения страхового фонда выполняет следующие функции:

• Централизованное хранение уникальных и особо ценных документов Архивного фонда РФ;
• Контроль за комплектованием страхового фонда (создание микрофильмов, цифровых копий,
  рулонных пленок);
• Ведение учёта всех единиц хранения (номер, объём, содержание, срок хранения);
• Обеспечение условий сохранности (контроль микроклимата, защита от пожара, влаги,
  механических повреждений);
• Организация доступа к материалам для исследователей и государственных органов
  в соответствии с законодательством;
• Проведение регулярных проверок и реставрационных мероприятий;
• Сотрудничество с региональными архивами, музеями и научными учреждениями
  по вопросам передачи и приёма материалов.

Организационная структура ЦХСФ

Центр обычно включает следующие подразделения:

1. Отдел приёма и комплектования – отвечает за прием оригиналов, их микрофильмирование,
   оцифровку и формирование страхового фонда;
2. Отдел хранения и консерсервации – обеспечивает соблюдение оптимального микроклимата,
   охрану от стихийных бедствий и контроль доступа;
3. Отдел учёта и документационного обеспечения – ведёт электронный и бумажный реестр
   всех единиц фонда;
4. Отдел научного обслуживания – оказывает услуги исследователям, готовит копии
   материалов, консультирует по вопросам использования фонда;
5. Отдел технической поддержки – обслуживает оборудование микрофильмирования,
   сканирования и хранения.

Технологический процесс создания страхового фонда

Процесс состоит из нескольких этапов:

• Идентификация и отбор документов – определяются документы, подлежащие страхованию
  (уставные, кадровые, проектные, научные и др.).
• Подготовка оригиналов – очистка, консервация, оценка состояния.
• Микрофильмирование и оцифровка – создание микрофильмов (обычно 35 мм) и
  цифровых образов в формате TIFF/JPEG2000 с разрешением не менее 300 dpi.
• Контроль качества – проверка читаемости, полноты и соответствия оригиналам.
• Регистрация в реестре – присвоение уникального номера, указание объёма (кадров,
  листов), срока хранения и места расположения.
• Перемещение в хранилище – транспортировка в ЦХСФ в специальных контейнерах,
  размещение в стойках с контролируемым микроклиматом.

Примеры реализации

Одним из крупнейших центров является Центр хранения страхового фонда в г. Ялуторовск.
По данным отчётов ФАА:

• В 2025 году в ЦХСФ было отправлено 199 единиц страхового фонда на рулонной пленке
  (210 479 кадров), полученных из 4 176 дел 8 фондов;
• Общее количество изготовленных единиц хранения составило 92 единицы (110 391 кадр);
• В рамках международного проекта с Федеральным архивом Германии было микрофильмировано
  и оцифровано 120 022 кадра на 448 дел, после чего материалы также были переданы в ЦХСФ.

Технические и консервационные требования

Для обеспечения долговременного сохранения страхового фонда применяются следующие стандарты:

1. Температура хранения: 18 ± 2 °C;
2. Относительная влажность: 45 ± 5 %;
3. Защита от ультрафиолетового излучения (используются специальные фильтры и
   светозащитные пленки);
4. Контроль доступа: система электронных пропусков, видеонаблюдение 24/7;
5. Пожарная безопасность: автоматические системы пожаротушения с газовыми
   агентами (неповреждающими документы).

Проблемы и перспективы развития

Несмотря на высокий уровень организации, перед ЦХСФ стоят следующие вызовы:

• Увеличение объёмов цифровых данных – необходимость масштабировать серверные хранилища
  и обеспечить их долгосрочную миграцию;
• Обеспечение доступа – баланс между открытостью для исследователей и защитой
  конфиденциальных материалов;
• Финансирование – поддержание современного оборудования и проведение реставрационных
  работ требует стабильных бюджетных средств;
• Технологическое обновление – внедрение новых форматов (например, облачное хранение,
  блокчейн‑трекинг) для повышения надёжности учёта.

Перспективные направления развития включают:

1. Создание единой национальной цифровой платформы для доступа к страховым фондам;
2. Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и распознавания
   текста в отсканированных документах;
3. Развитие моделей публично‑частного партнёрства с технологическими компаниями
   для модернизации инфраструктуры;
4. Усиление международного сотрудничества (обмен опытом, совместные проекты
   микрофильмирования и оцифровки).

Как взаимодействовать с ЦХСФ?

Для организаций, желающих передать документы в страховой фонд, предусмотрена следующая
процедура:

• Подготовка заявления в отдел приёма ЦХСФ с указанием перечня и характеристик документов;
• Согласование технических требований (формат микрофильмирования, цифровой
  оцифровки, сроки передачи);
• Организация транспортировки в специализированных контейнерах;
• Получение актa приёма‑передачи и регистрационного номера в реестре страхового фонда;
• В случае необходимости – оформление доступа к материалам для исследователей
  (запрос через отдел научного обслуживания).

Центр хранения страхового фонда архивов играет ключевую роль в системе национального
архивного дела России. Он обеспечивает долговременную сохранность уникальных документов,
учёт их состояния и доступность для будущих поколений. При этом соблюдение
законодательных требований, применение современных технологий и постоянное развитие
инфраструктуры позволяют ЦХСФ эффективно решать задачи, стоящие перед архивным сообществом.

Дата актуализации: 10 июля 2026 г.