Центральный архив (центрархив) – это структурное подразделение организации, ответственное за хранение, комплектование, учёт и использование документов, образующихся в её деятельности, а также за подготовку материалов к передаче на постоянное хранение в государственные (муниципальные) архивы. Ниже представлен подробный обзор нормативного положения, регулирующего деятельность центрархива, его исторического развития, основных задач и порядка работы.

Исторический контекст

Идея создания центрального архива восходит к первым годам советской государственности:

• 1921 г; – Постановление Президиума ВЦИК о переводе Главного управления архивного дела (ГУАД) из Наркомпроса в ведение ВЦИК.
• 30 января 1922 г. – Утверждение Положения о Центральном архиве (Центрархиве) РСФСР
• 1992 г. – Приказ Росархива № 151 от 29 июня утвердил Примерное положение о центральном архиве министерства, ведомства Российской Федерации.
• 2019 г. – Приказ Росархива № 30 от 25 февраля отменил действие примера положения с , введя новые требования к центральным архивам федеральных органов власти.

Нормативная база

Современное положение о центральном архиве формируется на основе следующих нормативных актов:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ от ).
2. Приказ Росархива № 30 от «Об утверждении примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа»;
3. Приказ Росархива № 151 от (действовал до ) – примерное положение о центральном архиве министерства, ведомства РФ.
4. Внутренние регламенты организации (положение о структурном подразделении, должностные инструкции сотрудников архива).

Все перечисленные документы требуют, чтобы центральный архив создавался на правах структурного подразделения и выполнял следующие функции:

• хранение документов Архивного фонда РФ и документов со сроками хранения свыше 10 лет;
• комплектование и учёт поступающих документов;
• подготовка материалов к передаче на постоянное хранение в государственные (муниципальные) архивы;
• обеспечение доступа к документам в соответствии с законодательством о доступе к информации;
• участие в работе экспертно‑проверочных комиссий при Федеральном архивном агентстве.

Структура центрального архива

Типовая структура центрархива включает следующие подразделения:

• Отдел комплектования и приёма документов – приём, первичная обработка, регистрация поступлений.
• Отдел хранения и реставрации – размещение документов в условиях, обеспечивающих их сохранность; проведение реставрационных работ при необходимости.
• Отдел учёта и описания – создание описей, формирование электронных каталогов, ведение учёта единиц хранения.
• Отдел использования и предоставления информации – организация работы читального зала, предоставление копий, консультирование пользователей;
• Методический отдел – разработка внутренних нормативов, подготовка рекомендаций по комплектованию и передаче документов.

Каждое подразделение возглавляет руководитель, подчиняющийся директору центрального архива, который, в свою очередь, подчиняется руководителю организации (министру, руководителю федерального органа и т.д и т.д;).

Основные задачи и функции

Согласно примерному положению, центральный архив решает следующие задачи:

1. Комплектование документами – приём документов от подразделений организации в соответствии с утверждённым графиком; формирование фондов по личному составу, по видам деятельности и т.д.
2. Учёт и хранение – ведение первичного и сводного учёта документов, обеспечение условий хранения (температура, влажность, защита от света и пожара).
3. Подготовка к передаче – предварительная экспертиза, оформление описей, составление актов передачи в государственный (муниципальный) архив.
4. Обеспечение доступа – предоставление информации пользователям в рамках закона «О доступе к информации», организация работы читального зала, выдача копий и справок.
5. Участие в экспертно‑проверочной работе – направление представителей в Центральную экспертно‑проверочную комиссию при Федеральном архивном агентстве, участие в проверках архивных учреждений.
6. Методическая и научная деятельность – разработка рекомендаций по ведению архива, проведение семинаров, публикация методических пособий.

Порядок работы центрального архива

Работа центрархива регламентируется внутренними положениями и типовыми инструкциями. Основные этапы:

1. Приём документов – подразделения организации сдают документы согласно утверждённому графику; сотрудники отдела комплектования проверяют completeness и оформляют приёмно‑сдаточные акты.
2. Первичная обработка – документы проходят сортировку, удаление дубликатов, предварительную описание (краткое содержание, даты, автор).
3. Регистрация и учёта – внесение в электронную базу данных (например, «Архивный фонд РФ»), присвоение индексов хранения.
4. Размещение на хранении – документы направляются в соответствующие хранилища (специальные стеллажи, климатические камеры).
5. Предоставление информации – по запросу пользователя формируется справка или копия; при необходимости проводится реставрация или оцифровка.
6. Подготовка к передаче – по истечении срока временного хранения документы готовятся к передаче: формируются описи, оформляются акты, осуществляется контроль за соблюдением требований принимающего архива.
7. Контроль и отчётность – ежемесячные и ежегодные отчёты о количестве принятых, хранимых и переданных документах; внутренний аудит соответствия нормативным требованиям.

Пример центрального архива: Министерство обороны РФ

Одним из крупнейших и наиболее известных центральных архивов в России является Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦА МО РФ).

• Объём хранения – на 2026 год в архиве находится более 20 244 243 архивных дела и около 60 477 024 единиц хранения военно‑исторической документации.
• Функции – хранение документов по личному составу, боевым действиям, военной технике; обеспечение доступа исследователей, ветеранов и государственных органов; подготовка материалов к передаче в Государственный архив Российской Федерации.
• Особенности работы – рекомендуется прибывать в архив к открытию (9:00) для минимизации времени ожидания; в читальном зале действует строгий режим доступа к документам, связанным с государственной тайной.

ЦА МО РФ служит образцом для других ведомственных архивов, демонстрируя эффективное сочетание традиционных методов хранения и современных технологий (электронные каталоги, системы цифрового воспроизведения).

Изменения и актуальные тенденции (2020‑2026 гг.)

В последние годы наблюдаются следующие изменения в законодательстве и технологическом развитии привели к ряду корректировок в работе центральных архивов:

• Отмена примера положения № 151 (приказ Росархива № 30 от ) – введены более гибкие требования, позволяющие организациям адаптировать положение под свои специфические нужды, при сохранении обязательных функций хранения и учёта.
• Цифровизация – активное внедрение электронных систем управления документами (ЭСУД), создание электронных фондов, обеспечение удалённого доступа через порталы государственных архивов.
• Межведомственное взаимодействие – увеличение числа совместных проектов с Федеральным архивным агентством, участие в межведомственных комиссиях по оценке ценности документов.
• Усиление требований к конфиденциальности – ужесточение порядка доступа к документам, содержащим сведения ограниченного доступа (государственная тайна, персональные данные).
• Обучение персонала – обязательные повышения квалификации сотрудников архивов по вопросам электронного архивирования, кибербезопасности и работы с персональными данными.

Положение о центральном архиве (центрархиве) представляет собой ключевой нормативный документ, определяющий порядок организации архивной деятельности в государственных и муниципальных организациях. Оно закрепляет статус центрархива как структурного подразделения, ответственного за комплектование, хранение, учёт и использование документов, а также за подготовку их к передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

Соблюдение положения обеспечивает:

• сохранность национального документального наследия;
• доступ к информации для государственных органов, исследователей и граждан;
• соответствие требованиям законодательства РФ в области архивного дела и защиты персональных данных;
• эффективное взаимодействие с Федеральным архивным агентством и другими архивными учреждениями.

Актуальные тенденции в сторону цифровизации и межведомственного сотрудничества делают центральные архивы более открытыми, доступными и готовыми к вызовам информационного общества.

Статья подготовлена на основе данных из открытых источников (КонсультантПлюс, Википедия, официальные приказы Росархива, материалы Федерального архивного агентства) и актуальна на .