Центральный архив Российского университета дружбы народов (РУДН) — это не просто место хранения документов‚ а важнейший информационно-справочный и культурный центр университета. Он играет ключевую роль в сохранении исторической памяти одного из самых уникальных высших учебных заведений мира‚ объединяющего студентов из 150 стран.

Историческая справка

Основание и ранние годы

Архив был создан практически одновременно с основанием университета в 1960 году (тогда — Патриотический университет имени Патриса Лумумбы). С первых дней существования вуза возникла острая необходимость в систематизации документов‚ связанных с зачислением иностранных граждан‚ учебным процессом‚ научной деятельностью и бытом студентов.

Переименование и расширение функций (1992–2000-е)

После переименования вуза в Российский университет дружбы народов (1992 г.) архив получил статус Центрального архива РУДН. В этот период началась активная работа по приведению делопроизводства в соответствие с новым законодательством РФ (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ ФЗ «О высшем и послевысшем профессиональном образовании»).

Современный этап (с 2010-х гг.)

Сегодня архив проходит этап активной цифровизации. Внедряются электронные системы управления документами (СУД)‚ создаются цифровые копии ценнейших фондов‚ обеспечивается удаленный доступ к справочной информации для сотрудников вуза и внешних исследователей.

Структура и организационное подчинение

Центральный архив структурно входит в состав администрации университета и подчиняется Вице-ректору по административной и хозяйственной работе (или соответствующему куратору). В его состав обычно входят:

• Сектор учета и хранения фондов — приемка‚ описание‚ комплектация‚ обеспечение условий хранения (температура‚ влажность‚ противопожарная безопасность).
• Сектор информационно-справочной работы и использования — выдача справок‚ помощь в поиске документов‚ работа с читателями в читальном зале.
• Сектор цифровизации и электронного документооборота — сканирование‚ OCR-распознавание‚ наполнение электронного архива‚ сопровождение СЭД (системы электронного документооборота).
• Группа экспертизы сроков хранения и актирования — проведение экспертизы документооборота структурных подразделений вуза‚ составление номенклатур дел.

Состав архивных фондов

Фонды Центрального архива РУДН уникальны своим международным характером и многопрофильностью. Общий объем фондов исчисляется тысячами погонных метров стеллажей.

Фонды центрального аппарата управления

• Приказы‚ распоряжения ректора и вице-ректоров (с 1960 г.).
• Протоколы заседаний Ученого совета‚ Академического совета.
• Документы по структуре вуза: основание‚ реорганизация‚ ликвидация факультетов и кафедр.
• Доклады о деятельности университета‚ ежегодные отчеты.

Фонды учебного процесса (Учебная часть / Департамент учебной работы)

• Личные дела студентов (выпускники с 1965 г. по настоящее время) — самый массивный и востребованный фонд.
• Приказы о зачислении‚ отчислении‚ переводах‚ восстановлении‚ академических отпусках.
• Ведомости государственных экзаменов‚ защиты дипломных работ.
• Документы по межвузовскому и международному академическому обмену.

Фонды научной деятельности

• Диссертации и авторефераты‚ защищенные в РУДН (советов по защите кандидатских и докторских диссертаций).
• Документы НИОКР (научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ)‚ грантов (РФФИ‚ РНФ‚ гранты Президента/Правительства РФ).
• Патенты‚ авторские свидетельства‚ знаки товаров и услуг.

Фонды международной деятельности

Специфичный для РУДН массив документов:

• Соглашения о сотрудничестве с зарубежными вузами‚ правительствами‚ фондами.
• Документы по приему иностранных граждан (координация с МИД РФ‚ Россотрудничеством‚ посольствами).
• Материалы Международного студенческого фестиваля‚ недель культуры стран мира.

Персональные фонды и коллекции

• Архивы выдающихся ученых‚ ректоров (С.Н. Румянцев‚ В.М. Филиппов‚ О.Я. Писарь и др.)‚ профессоров-учередителей.
• Фото-‚ аудио- и видеодокументы (негативы‚ слайды‚ магнитофоны‚ видеокассеты‚ современные цифровые носители)‚ фиксирующие историю вуза: стройка корпусов‚ общага‚ церемонии выпуска‚ визиты глав государств.

Основные услуги для пользователей

Архив оказывает услуги как внутренним потребителям (структурным подразделениям вуза)‚ так и внешним заявителям (выпускникам‚ пенсионерам‚ судовым органам‚ исследователям).

Выдача архивных справок и копий документов

1. Справки об обучении: подтверждение факта обучения‚ периода обучения‚ полученной квалификации‚ присвоенной степени (для трудоустройства‚ ПФР‚ МВД‚ посольств‚ нотариусов).
2. Справки для восстановления утерянных документов: дубликаты дипломов (на основании Архива не выдаются‚ но выдается справка для процедуры восстановления в учебной части)‚ приложений к диплому.
3. Выдача копий документов: заверенные копии приказов‚ ведомостей‚ характеристик (в соответствии с законодательством о защите персональных данных).

Научно-справочная помощь

• Поиск биографических сведений о выпускниках (для написания мемуаров‚ исторических исследований‚ генеалогии).
• Предоставление материалов по истории факультетов‚ кафедр‚ студенческого движения.
• Консультации по работе с фондами (путеводители‚ описи).

Взаимодействие со структурными подразделениями вуза

• Приемка дел на хранение по номенклатуре (ежегодно);
• Экспертиза сроков хранения документов (актирование к утилизации или перечислению в архив).
• Консультации по делопроизводству‚ ведению дел‚ формированию заголовков.
• Обеспечение доступа к электронным копиям документов через СЭД.

Порядок обращения в архив

Для сотрудников вуза (внутренний заказ)

Осуществляется через Систему электронного документооборота (СЭД) или по внутренней записке/заявке. Срок исполнения — от 1 до 5 рабочих дней в зависимости от сложности поиска.

Для внешних лиц (выпускники‚ третьи стороны)

1. Личный визит: Читальный зал работает в установленные часы (обычно пн–пт‚ 10:00–16:00‚ перерыв 13:00–14:00; актуальное расписание уточняйте на сайте вуза). Необходимо иметь паспорт. При представлении интересов третьего лица, нотариальная доверенность.
2. Почтовый/электронный запрос: На официальном бланке организации или в свободной форме от физлица с указанием ФИО‚ даты рождения‚ годов обучения‚ факультета‚ цели запроса. Адрес: 117198‚ г. Москва‚ ул. Миклухо-Маклая‚ д. 6‚ Центральный архив РУДН. E-mail архива обычно указывается на сайте вуза в разделе «Структура» -> «Администрация».
3. Через портал Госуслуг: Для ряда справок (например‚ для ПФР) возможно оформление запроса межведомственного взаимодействия без визита в архив.

Защита персональных данных

Важно: Архив строго соблюдает 152-ФЗ «О персональных данных». Информация из личных дел студентов и сотрудников выдается только:

• Саму субъекту персональных данных (по паспорту).
• Уполномоченному представителю (по нотариальной доверенности).
• Государственным органам (суд‚ следствие‚ ПФР‚ МВД) — на основании официального запроса.
• Третьим лицам после смерти субъекта — по предъявлении свидетельства о смерти и документа‚ подтверждающего родственные отношения (для архивных дел старше 75 лет ограничения снимаются в соответствии с законом об архивном деле).

Цифровая трансформация и проекты

Электронный архив (Цифровой репозиторий)

Ведется массовая работа по сканированию фондов приоритетного доступа:

• Приказы ректора (полная серия в PDF с текстовой версией).
• Личные дела выпускников «золотого фонда» и ранних наборов (1960–1980-е гг.).
• Фотодокументы (цифровизация негативов и слайдов с метаданными).
• Диссертации и авторефераты (интеграция с библиотечной системой и РНБ).

Проект «История РУДН в лицах и документах»

Создание открытого онлайн-портала с виртуальными выставками‚ биографическими указателями известных выпускников (политики‚ ученые‚ дипломаты‚ артисты из Азии‚ Африки‚ Латинской Америки‚ Европы) и цифровированными экспонатами.

Внедрение ИИ для распознавания текстов

Тестируется применение технологий компьютерного зрения и NLP для автоматического заполнения метаданных при сканировании рукописных документов (заявления‚ характеристики 1960–70-х гг.) и классификации дел при актировании.

Контакты и реквизиты

Значение архива для университета и общества

Центральный архив РУДН выполняет миссию хранителя корпоративной памяти. Без его работы невозможно:

• Обеспечение правовых гарантий выпускникам (подтверждение квалификации‚ стажа‚ ученых степеней).
• Качественное управление вузом (доступ к прецедентам‚ истории решений‚ нормативной базе).
• Научные исследования по истории международного образования‚ дипломатии‚ межкультурного диалога.
• Патриотическое воспитание и имидж университета (выставки к юбилеям‚ издание книг‚ документальные фильмы).

Архив РУДН — это уникальный массив данных о судьбах тысяч людей‚ ставших элитой своих стран‚ и о истории «университета‚ который объединил мир». Его современная задача — сделать это наследие доступным‚ понятным и полезным в цифровую эпоху.

Примечание: Контактные данные (телефоны‚ e-mail‚ точное расположение помещения) могут меняться. Обязательно проверяйте актуальную информацию на официальном сайте РУДН (rudn.ru) перед визитом или отправкой запроса.