Центральный государственный архив документов личному составу (ЦГАЛС) – это специализированный архив, в котором хранятся кадровые, служебные и личные документы, связанные с персоналом ликвидированных государственных предприятий, учреждений и организаций; Такие архивы существуют в разных регионах России (Москва, Санкт‑Петербург) и за её пределами (Украина, Беларусь). В статье рассмотрены основные функции, структура, порядок доступа и контактные данные ведущих ЦГАЛС России.

Основные задачи ЦГАЛС

• Сохранение и систематизация кадровой документации, относящейся к личному составу государственных и муниципальных организаций.
• Обеспечение доступа к архивным материалам для исследователей, государственных органов, юридических и физических лиц.
• Оказание консультационных услуг по вопросам поиска, копирования и использования архивных документов.
• Соблюдение нормативных требований по защите персональных данных и конфиденциальной информации.

Правовая база

Деятельность ЦГАЛС регулируется рядом нормативных актов, среди которых:

1. Приказ Министра обороны РФ от № 3300 «О порядке ведения справочной работы по личному составу».
2. Федеральный закон «Об архивных делах в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).
3. Приказы и распоряжения региональных органов исполнительной власти, определяющие порядок создания и функционирования архивов в конкретных субъектах.

Структура и подразделения

Московский ЦГАЛС

ГБУ Центральный государственный архив города Москвы объединяет несколько отделов, в т.ч.:

• Отдел хранения научно‑технической документации.
• Отдел хранения документов личных собраний.
• Отдел хранения документов после 1917 г.
• Отдел хранения документов общественно‑политической истории.
• Отдел хранения документов до 1917 г.

Из этих отделов выдаются архивные документы, дела, копии фонда пользования по запросу заявителей.

Санкт‑Петербургский ЦГАЛС

Санкт‑Петербургское государственное казённое учреждение Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт‑Петербурга (ЦГАЛС СПб) располагается по адресу:

Порядок обращения и получения документов

Как оформить запрос

Запросы принимаются в письменной форме (в т.ч. по электронной почте) и лично в приемных залах архивов. В запросе необходимо указать:

1. Полные ФИО заявителя.
2. Контактные данные (телефон, e‑mail).
3. Точное наименование и, если известно, архивный номер документа;
4. Цель использования (исследовательская, юридическая, личная и т.д.).
5. Согласие на обработку персональных данных.

Сроки выполнения

Стандартный срок подготовки документов – от 5 до 15 рабочих дней. При необходимости ускоренного обслуживания (например, в судебных делах) срок может быть сокращён по согласованию с руководством архива.

Формы выдачи

• Копии фонда пользования – предоставляются в виде фотокопий, сканированных файлов (PDF) или оригинальных копий.
• Оригиналы документов выдаются только в исключительных случаях (судебные экспертизы, нотариальное заверение).
• Для просмотра оригиналов в читальном зале требуется предварительная запись и предъявление удостоверения личности.

Услуги, предоставляемые ЦГАЛС

Особенности работы в разных регионах

Москва

В Москве архивные фонды распределены по нескольким отделам, что позволяет более гибко обслуживать запросы, связанные с различными историческими периодами (до 1917 г., после 1917 г., научно‑техническая документация). Приём заявок осуществляется через портал «Архивы России» и в приёмных залах по адресу: ул. Большая Пироговская, 17.

Санкт‑Петербург

Санкт‑Петербургский ЦГАЛС специализируется на документах, относящихся к ликвидированным предприятиям и учреждениям. Приём граждан ведётся с соблюдением Стандарта безопасности – посетителям рекомендуется иметь при себе средства индивидуальной защиты (маски, антисептики). Доступ к архиву возможен как лично, так и дистанционно (почтовой отправкой или электронной почтой).

Другие страны (Украина, Беларусь)

В Украине и Беларуси аналогичные архивы функционируют в рамках государственных архивных систем. Для получения информации о месте хранения кадровых документов следует обращаться в региональные государственные архивы соответствующей области.

Как подготовиться к визиту в архив

• Заранее оформить письменный запрос (по шаблону, доступному на сайте архива).
• Подготовить документ, удостоверяющий личность (паспорт, водительские права).
• Если планируется работа с оригиналами, оформить билет‑пропуск в бюро пропусков (в Москве – ул. Большая Пироговская, 1).
• Уточнить режим работы читального зала (в большинстве архивов – понедельник‑четверг, 10:00‑18:00).

Контактные данные основных ЦГАЛС

ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы»

Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных предприятий Санкт‑Петербурга (ЦГАЛС СПб)

Перспективы развития ЦГАЛС

В ближайшие годы планируется:

• Полная цифровизация архивных фондов и внедрение электронных сервисов выдачи копий (онлайн‑заказ, электронная подпись).
• Создание единой национальной базы данных кадровых документов, доступной через портал archives.gov.ru.
• Расширение сотрудничества с научными учреждениями для проведения исторических исследований персонала.
• Усиление мер по защите персональных данных в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных».

Центральный государственный архив документов личному составу – важный ресурс для историков, юристов, кадровых специалистов и всех, кто интересуется историей государственных учреждений. Правильное оформление запросов и соблюдение установленных процедур позволяют быстро и эффективно получать нужные сведения.