В системе обеспечения социальных прав граждан ключевую роль играют архивы, хранящие документы о трудовой деятельности. В городе Москве этой функцией возложена на ГБУ «Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы» (ЦГАТО Москвы). Данная статья подробно рассматривает статус, задачи, состав фондов, порядок обращения и правила подготовки документов к сдаче в данное учреждение.

Юридический статус и цели деятельности

В соответствии с уставом учреждения, ЦГАТО Москвы является государственным бюджетным учреждением культуры города Москвы. Его основные цели, определенные уставом, включают:

• Хранение архивных документов, относящихся к собственности города Москвы;
• Учет и комплектование фондов;
• Создание справочно-поисковых систем для обеспечения доступа к информации;
• Использование документов ликвидированных организаций о трудовой деятельности и трудовых отношениях граждан.

Главная миссия архива: обеспечение социальных прав и гарантий граждан (в первую очередь — подтверждение трудового стажа и заработной платы для назначения пенсий и выплат).

Состав фондов: какие документы храняться

В архив поступают документы ликвидированных организаций (юридических лиц), расположенных на территории Москвы. Основной массив документов формируют дела, отражающие трудовые взаимоотношения работника и работодателя. К ним относятся:

1. Приказы (распоряжения) о приеме, переводе, увольнении, награждении, наложении дисциплинарных взысканий.
2. Личные карточки работников (форма Т-2) и личные дела.
3. Трудовые договоры (основной документ, регламентирующий трудовые отношения между сторонами).
4. Документы по начислению заработной платы (ведомости, расчетно-платежные ведомости, табели учета рабочего времени).
5. Трудовые книжки (в случаях, когда они не были выданы работникам при увольнении или ликвидации организации).
6. Иные документы, содержащие сведения о трудовой деятельности, стаже, профессии, специальности, квалификации.

Сроки хранения документов

Сроки хранения устанавливаются в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и типовыми перечнями сроков хранения. Важно различать периоды окончания трудовых отношений:

• Отношения с работником закончены до 2003 года: срок хранения, 75 лет.
• Отношения с работником закончены после 2003 года: срок хранения, 50 лет.

Примечание: Место хранения документов действующих организаций определяет сама компания. В архив документы поступают только после ликвидации или реорганизации работодателя.

Правила подготовки документов к сдаче в архив (Комплектация дел)

Качественная подготовка дел — залог быстрого поиска информации в будущем. Ниже приведены ответы на частые вопросы по оформлению, в частности, по трудовым договорам уволенных сотрудников.

Сшивание и нумерация трудовых договоров

Нужно ли ставить нумерацию при сшивании? — Да, обязательно. Нумерация листов в деле является обязательным требованием архивного дела (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Порядок нумерации:

1. Нумерация ставится сквозной по всем листам дела (включая обложку, инвентаризацию, служебные записки, а не только по договорам).
2. Номера проставляются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа (обычно карандашом или печатью).
3. Если трудовый договор состоит из нескольких листов, они нумеруются последовательно в общем сквозном порядке дела.
4. На обложке дела в графе «Количество листов» указывается последний номер.

Порядок сшивания дел (Общие правила)

• Сборник дела: Документы хронологически (от ранних к поздним) или системно (по структуре организации/подразделениям).
• Сшивка: Проводится прочной нитью (лучше льняной или лависановой) через 3-4 отверстия. Концы нити выводятся на заднюю сторону обложки, приклеиваются клеевым этикетом (пробковым) с указанием количества листов, даты сшивки и подписи ответственного лица.
• Обложка дела: Заполняется по установленной форме (Колонка 1-14: шифр фонда, описи, дело, название, даты, кол-во листов, срок хранения, подписи).
• Инвентаризация (внутриделовое описание): Составляется перечень документов внутри дела (название документа, дата, номер, кол-во листов).

Как получить информацию из архива (Обращения граждан)

Гражданам, которым необходимо подтвердить трудовой стаж, заработную плату или получить иные сведения из архива, доступны следующие способы обращения:

Прямое обращение в ЦГАТО Москвы

• Адрес: г. Москва, Международная улица, д. 10, стр. 1 (проверьте актуальность на сайте).
• Сайт: cgato.mos.ru (или cgatoarchive.mos.ru).
• Режим работы: Уточняйте на официальном сайте или по телефону справочной службы.

Необходимые документы для запроса

• Паспорт гражданина РФ (или документ, его заменяющий).
• Документы, подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе) — при необходимости.
• Заявление установленного образца (доступно на сайте или в читальне).
• Доверенность (если запрос делает представитель).

Запрос через Госуслуги / МФЦ

Многие выписки и справки можно заказать дистанционно через портал Госуслуг (gosuslugi.ru) или в любом МФЦ («Мои Документы»). Это исключает необходимость личного визита в архив.

Если организация не ликвидирована

Если ваш бывший работодатель действует, архив (ЦГАТО) не хранит его документы. В этом случае:

1. Обратитесь к работодателю напрямую (в кадровую службу/бухгалтерию).
2. При отказе или игнорировании запроса — обращайтесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
3. Работодатель обязан выдать трудовую книжку и справки в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).

Взаимодействие с федеральными архивами

В случаях, когда документы ликвидированных московских организаций не поступили в ЦГАТО (например, ведомственные архивы, организации федерального подчинения, ликвидированные до образования архива), специалистам ЦГАТО приходится автономно осуществлять запросы в государственные архивы (в т.ч. в Государственный архив Российской Федерации — ГАРФ) и обращаться по месту предыдущей работы сотрудника для выявления местонахождения дел.

Нормативная база и методические рекомендации

Деятельность архива регламентируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Постановлением Правительства РФ № 236 «Об утверждении Положения о федеральных архивах;..».
• Приказами Министерства культуры РФ (Методические рекомендации по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов).
• Локальными нормативными актами ГБУ ЦГАТО Москвы (Политика в отношении обработки и защиты персональных данных, Правила пользования фондами читального зала и др.).

Контактная информация (Справка)

ЦГАТО Москвы является гарантом сохранения трудовой истории миллионов москвичей, чьи организации прекратили существование. Понимание структуры фондов, сроков хранения и правил оформления дел (включая обязательную сквозную нумерацию листов при сшивке) критически важно как для архивистов, сдающих фонды, так и для граждан, ищущих подтверждение своих прав. Современные цифровые сервисы (Госуслуги, сайт архива) значительно упрощают процесс получения архивных справок, делая взаимодействие с «главным архивом трудовых отношений» максимально доступным.