Центральный объединенный архив (ЦОА) – это специализированный архивный центр, который собирает, хранит и обеспечивает доступ к документам всех образовательных учреждений, находящихся в системе образования города Москвы. Архив играет ключевую роль в сохранении исторической памяти, поддержке научных исследований и обеспечении правовой прозрачности в сфере образования.

История создания и юридическое основание

• 1992 г. – после распада СССР в Москве начался процесс реорганизации архивных фондов образовательных учреждений;
• 2001 г. – приняты нормативные акты Московской городской администрации, регламентирующие создание объединённых архивов.
• 2005 г. – официальное открытие Центрального объединенного архива учреждений системы образования города Москвы (ЦОА).
• Основан на основании Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» и постановления Мосгорсовета № № «Об организации архивного хранения в системе образования».

Основные задачи и функции

1. Сбор и систематизация документов всех школ, лицеев, техникумов, колледжей и вузов города.
2. Обеспечение их сохранности в соответствии с государственными стандартами (ГОСТ 7.0.97‑2016).
3. Осуществление доступа к архивным материалам для исследователей, педагогов, родителей и граждан.
4. Поддержка процессов цифровой трансформации и создания электронных архивов.
5. Сотрудничество с другими архивными учреждениями (Государственный архив Москвы, Российская государственная библиотека и др.).

Структура архива

Центральный объединенный архив делится на несколько подразделений, каждое из которых отвечает за определённый тип документов:

• Отдел исторических фондов – хранит документы, относящиеся к периоду до 1991 года.
• Отдел текущих дел – материалы, созданные в 1992‑2020 годах (учебные планы, протоколы, аттестационные листы).
• Отдел электронных ресурсов – цифровые копии, сканированные документы и базы данных.
• Отдел правового обеспечения – нормативные акты, приказы, методические рекомендации.
• Служба доступа и обслуживания – работает с запросами граждан и исследователей.

Содержание архивных фондов

В архивах хранятся более 15 млн документов, среди которых:

• Учебные программы и методические пособия.
• Протоколы заседаний педагогических советов.
• Аттестационные листы, журналы успеваемости, дипломы.
• Документы о строительстве и реконструкции школ (проектная документация, акты ввода в эксплуатацию).
• Фотографии, видеоматериалы, аудиозаписи школьных мероприятий.
• Корреспонденция с органами управления образованием.

Доступ к архивным материалам

Для получения информации пользователи могут воспользоваться несколькими способами:

Публичный зал

В здании архива (ул. Сретенка, д. 15) работает читальный зал, где можно ознакомиться с документами в оригинале или в копиях. Требуется предварительная запись через онлайн‑форму и предъявление удостоверения личности.

Электронный каталог

На официальном сайте доступен поисковый сервис с фильтрами по году, типу документа, учебному заведению и ключевым словам. Результаты можно просмотреть в виде сканов или заказать их копию.

Заказ копий и выписок

Для получения официальных копий (например, для судебных дел) необходимо оформить заявку, оплатить услуги копирования и, при необходимости, заверить документ у нотариуса.

Доступ для исследователей

Учёным и аспирантам предоставляються расширенные права доступа к электронным базам данных после подачи научного проекта и получения согласования от руководства архива.

Цифровизация и современные технологии

С 2018 года в ЦОА реализован масштабный проект «Электронный архив образования Москвы»:

• Сканирование более 8 млн бумажных документов с применением OCR‑технологий.
• Создание единой метаданных‑схемы (по стандарту ISAD(G)).
• Внедрение системы управления архивными процессами (E-Archive).
• Обеспечение резервного копирования в облачном хранилище «ГосКибер».

Благодаря этим мерам ускорилось обслуживание запросов: среднее время выдачи копии сократилось с 10 рабочих дней до 2‑3 дней.

Правила пользования архивом

Все пользователи обязаны соблюдать следующие правила:

1. Соблюдать режим работы читального зала (09:00–18:00, суббота – 10:00–14:00).
2. Не вносить в архивные помещения посторонние предметы (еда, напитки, мобильные телефоны без режима «вибрация»).
3. Соблюдать конфиденциальность персональных данных, содержащихся в документах.
4. При работе с оригиналами использовать только предоставленные защитные перчатки и подставки.
5. Возврат всех материалов в том же виде, в котором они были получены.

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

• Полное переход к цифровому формату всех новых поступающих документов.
• Развитие открытого доступа к историческим материалам через публичный портал «Открытые данные Москвы».
• Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и аннотирования документов.
• Расширение сотрудничества с международными архивными организациями (ICAR, IFLA) для обмена опытом и лучшими практиками.

Как связаться с архивом

Контактная информация:

• Адрес: г. Москва, ул. Сретенка, д. 15
• Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
• E‑mail: info@archive.mos.ru
• Сайт: https://archive.mos.ru
• Часы работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00, Сб 10:00‑14:00, Вс выходной

Центральный объединенный архив учреждений системы образования города Москвы – это не просто хранилище бумаг, а живой ресурс, который поддерживает развитие образования, способствует научным исследованиям и сохраняет культурное наследие столицы. Благодаря постоянному внедрению современных технологий и открытой политике доступа, архив становится всё более доступным и полезным для всех слоёв общества.

Если вы хотите узнать больше или оформить запрос, посетите официальный сайт архива и воспользуйтесь онлайн‑формой подачи заявки.

Дата публикации: