Дата публикации:

Центральный объединенный архив учреждений системы образования (далее – ЦОА УСО) является структурным подразделением Государственного казенного учреждения ГКУ ЦОА УСО. Его основная задача – обеспечение сохранности‚ учёта и предоставления доступа к документам‚ отражающим деятельность образовательных организаций‚ их управленческих органов и связанных с ними структур.

Историческая справка

• 1995 год – создание первого объединённого архива в рамках реформы системы управления образованием;
• 2002 год – переход на государственное казенное учреждение и получение статуса ГКУ ЦОА УСО;
• 2010 год – внедрение первой автоматизированной системы учёта архивных дел (АСУАД);
• 2018 год – запуск проекта цифровизации фондов и создания электронного каталога;
• 2023 год – переход на режим опытной эксплуатации новой информационной системы «Архив‑Онлайн»‚ обеспечивающей удалённый доступ к scanned‑копиям документов.

Нормативно‑правовая база

Деятельность ЦОА УСО регламентируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125‑ФЗ;
2. Постановление Правительства РФ от № 1092 «О порядке формирования и ведения государственных архивов»;
3. Приказ Министерства образования и науки РФ № 456/н от «Об организации работы центрального объединённого архива учреждений системы образования»;
4. Внутренние нормативные документы ГКУ ЦОА УСО (Положение об архиве‚ Инструкция по работе с документами‚ Регламент предоставления информации).

Структура и подразделения

Для эффективного выполнения своих функций архив разделён на несколько отделов:

• Отдел приёма и учёта документов – отвечает за поступление‚ регистрацию и первичную обработку поступающих дел;
• Отдел хранения и реставрации – обеспечивает условия долгосрочного сохранения бумажных и электронных носителей‚ проводит реставрационные работы;
• Отдел описания и каталогизации – формирует описи‚ создаёт электронные карточки в системе АСУАД;
• Отдел предоставления информации и обслуживания пользователей – консультирует заявителей‚ выдает копии и справки;
• Отдел цифровизации и ИТ‑поддержки – отвечает за сканирование‚ хранение цифровых копий‚ поддержку портала «Архив‑Онлайн».

Основные функции

ЦОА УСО выполняет следующие ключевые задачи:

• Приём‚ учёт и хранение документов учреждений системы образования (приказы‚ протоколы‚ личные дела сотрудников и учащихся‚ финансово‑хозяйственные документы и др.);
• Обеспечение сохранности фондов в соответствии с требованиями Федерального закона об архивном деле;
• Формирование научно‑справочного аппарата (описи‚ указатели‚ тематические подборки);
• Предоставление информации государственным органам‚ образовательным организациям‚ гражданам и юридическим лицам;
• Организация экспозиций‚ выставок и научно‑просветительских мероприятий;
• Содействие научным исследованиям в области истории образования‚ педагогики и управления;
• Развитие электронного доступа к архивным фондам через портал и мобильные приложения.

Услуги для пользователей

Архив предлагает широкий спектр услуг‚ доступных как в очном‚ так и в дистанционном формате:

1. Консультационная помощь – разъяснение порядка работы с архивом‚ подбор необходимых фондов;
2. Выдача копий и выписок – бумажные и электронные копии документов (заверенные и незаверенные);
3. Справки о наличии/отсутствии документов – подтверждение факта хранения того или иного дела;
4. Электронный запрос через портал «Архив‑Онлайн» – подача заявки‚ отслеживание её статуса‚ получение скан‑копий в личном кабинете;
5. Услуги по реставрации и консервации (по согласованию и за отдельную плату);
6. Организация тематических экскурсий и лекций для студентов‚ преподавателей и широкой публики.

Процесс оформления запроса

Для получения информации из ЦОА УСО необходимо выполнить следующие шаги:

1. Определить интересующий документ или группу документов (указать наименование учреждения‚ период‚ вид документа);
2. Заполнить заявку на сайте архива (архив-усо.рф) либо подать её лично в приёмной;
3. Приложить копию документа‚ подтверждающего личность (паспорт) и‚ при необходимости‚ доверенность;
4. Оплатить государственную пошлину (если запрос относится к платным услугам);
5. Дождаться уведомления о готовности материала (обычно от 3 до 10 рабочих дней);
6. Получить результат – в электронном виде на личном кабинете или в бумажном виде в читальном зале.

Электронный доступ и цифровизация

С 2018 года архив активно внедряет цифровые технологии:

• Создан единый электронный каталог‚ содержащий более 1‚2 млн записей о делах;
• Ежегодно оцифровывается порядка 150 тыс. страниц документов;
• Пользователи могут просматривать scanned‑копии непосредственно в браузере‚ скачивать их в форматах PDF/TIFF;
• Для защиты конфиденциальной информации применяется система ролевого доступа и шифрование передачи данных;
• Разработано мобильное приложение «Архив УСО»‚ позволяющее подавать запросы и получать уведомления о их статусе в реальном времени.

Примеры использования архива

ЦОА УСО востребован в различных сферах:

• Научные исследования – historians и педагоги используют фонды для изучения развития школьного образования в XX–XXI вв.;
• Государственная экспертиза – министерства и ведомства запрашивают документы для подтверждения соответствия образовательных программ федеральным стандартам;
• Судебные разбирательства – предоставление копий приказов и личных дел в качестве доказательств;
• Генеалогические запросы – граждане ищут сведения о своих предках‚ работавших в системе образования;
• Образовательные проекты – школы и вузы используют архивные материалы при создании музейных экспозиций и учебных пособий.

Контактная информация

Главный офис и читальный зал расположены по адресу:

ГКУ ЦОА УСО
ул. Профсоюзная‚ д. 20/9‚ г. Москва‚ 125009
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
Электронная почта: info@coau-so.ru
Сайт: archiv-uсо.ru


Режим работы:

• Понедельник–пятница: 09:00–18:00 (перерыв 13:00–14:00);
• Суббота: 10:00–16:00 (только по предварительной записи);
• Воскресенье – выходной.

Центральный объединённый архив учреждений системы образования ГКУ ЦОА УСО играет важную роль в сохранении исторического наследия отечественного образования. Благодаря сочетанию традиционных методов хранения и современных цифровых решений архив обеспечивает надёжную защиту документов‚ оперативное предоставление информации и широкий доступ к знаниям для учёных‚ специалистов и широкой публики. Постоянное совершенствование процессов‚ расширение электронного каталога и повышение качества сервиса позволяют учреждению оставаться ведущим центром архивного дела в сфере образования на протяжении многих лет.

---

Статья подготовлена на основе открытых источников и внутренних нормативных документов ГКУ ЦОА УСО.