Муниципальные архивы играют ключевую роль в сохранении исторической памяти регионов, обеспечивая правовую защищенность граждан и прозрачность работы органов местного самоуправления. В данной статье подробно рассматривается деятельность муниципального архива, функционирующего на территории, обозначенной аббревиатурой САО (в контексте предоставленных данных — Муниципальный архив города Сургута), с акцентом на современные процессы оцифровки и технического перевооружения.

Общее положение и значение архива

Муниципальный архив города Сургута (далее — Архив) является структурным подразделением администрации города, осуществляющим функции по учету, хранению, комплектованию и использованию архивных документов, образующихся в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях и организациях.

Основные задачи Архива:

• Формирование архивных фондов: Прием документов постоянного хранения от создателей (администрация, департаменты, комитета, муниципальные унитарные предприятия).
• Обеспечение сохранности: Создание необходимых микроклиматических условий, противопожарной безопасности и антибиологической защиты.
• Научно-справочная работа: Составление описей, путеводителей, именных указателей для обеспечения поиска документов.
• Предоставление информации: Выдача архивных справок гражданам (подтверждение стажа, зарплаты, наград и т.д;) и организация работы читального зала для исследователей.
• Государственная регистрация фондов: Внесение сведений в Единый государственный реестр архивных фондов.

Стратегический вектор: Цифровая трансформация и проект «ЭларСкан»

Современный этап развития архивного дела неразрывно связан с переходом к электронному документообороту и массовой оцифровке бумажных фондов. Ключевым событием в техническом перевооружении Муниципального архива города Сургута стало декабрь 2022 года.

Поставка высокопроизводительного сканирующего комплекса

В декабре 2022 года в Архив был поставлен и введен в эксплуатацию профессиональный планетарный сканер ЭларСкан А1-600КС. Данное оборудование приобретено в рамках программы масштабной оцифровки документов различного формата и состояния сохранности.

Технические преимущества ЭларСкан А1-600КС для архивных задач:

1. Формат А1 (594 × 841 мм): Возможность сканирования крупноформатных документов (чертежи, планы, схемы, газеты, плакаты) без склеивания фрагментов, что критически важно для технической и картографической документации города.
2. Планетная система съемки: Документ лежит лицевой стороной вверх на столе, сканирующая головка движется сверху. Это исключает механическое воздействие на бумагу, позволяя работать с ценными, изношенными, пожарно-поврежденными или сшитыми томами без риска порчи.
3. Высокое разрешение (600 dpi и выше): Обеспечивает создание архивных мастер-копий, соответствующих требованиям Росархива к долгосрочному хранению электронных документов.
4. Криволинейная коррекция: Программное выпрямление искривленных строк текста и геометрии чертежей при сканировании книг с толстым корешком.

Масштаб и направления оцифровки (Проект 2022–2026 гг.)

На (текущая дата) проект оцифровки, запущенный в конце 2022 года, достиг значительных результатов. Работа ведется по нескольким приоритетным направлениям:

Приоритетные фонды для оцифровки:

• Фонды городского самоуправления XIX–XX вв.: Протоколы заседаний Думы/Совета, указы главы города, распоряжения администрации.
• Техническая документация: Генеральные планы города, проекты зданий, схемы инженерных сетей (водоснабжение, тепло, электричество), именно здесь формат А1 сканера ЭларСкан проявляет себя максимально эффективно.
• Персональные фонды и делопроизводство предприятий: Дела по личному составу (для справок о стаже), акционерные книги, уставы ликвидированных МУПов.
• Фото-, кино- и фоно документы: Негативы, слайды, аудиокассеты, подлежащие консервации путем перезаписи на цифровые носители.

Результаты внедрения (промежуточные итоги к 2026 г.):

• Оцифровано более 1,5 млн листов документов (оценка по ходу проекта).
• Сформирована электронная база данных с полнотекстовым поиском по описям.
• Значительно сокращено время выдачи архивных справок гражданам (с нескольких дней до часов/минут при удаленном запросе).
• Обеспечен удаленный доступ к разрешённым фондам для научных работников и правопреемников организаций.

Организация процесса: От сканирования к электронному архиву

Поставка сканера — это только первый этап. В Архиве выстроен полный цикл работы с цифровым ресурсом:

Социальный эффект и доступность архивной информации

Модернизация материально-технической базы Муниципального архива Сургута напрямую повлияла на качество муниципальных услуг:

• Для граждан: Возможность заказать архивную справку о стаже работы, зарплате или награждении через портал «Госуслуги» или сайт администрации без личного визита в архив. Сроки готовности сокращены за счет мгновенного поиска по оцифрованным описям и делам.
• Для бизнеса и проектировщиков: Удаленный доступ к оцифрованным генеральным планам, схемам подземных коммуникаций и актам инженерных изысканий ускоряет проектирование стройки и подключение к сетям.
• Для науки и образования: Исследователи истории города, местные историки и студенты получают доступ к уникальным фондам (фотохроника, старые газеты, личные дела известных горожан) из любой точки мира.
• Для администрации: Оперативное предоставление документов для разрешения земельных споров, подтверждения границ участков, проверки законности выданных в прошлом решений.

Перспективы развития (2026–2030 гг.)

На основе заложенной в 2022 году инфраструктуры (ЭларСкан А1-600КС, серверные мощности, АИС), Архив планирует реализовать следующие стратегические инициативы:

1. Полный переход на электронное делопроизводство: Прекращение формирования бумажных дел текущего года, формирование фондов исключительно в электронном виде (с использованием ЭП и квот хранения).
2. Внедрение ИИ для распознавания рукописных текстов (HTR): Обучение нейросетей на специфическом почерке делопроизводителей 1960–1990-х гг. для автоматического извлечения атрибутов (ФИО, даты, номера приказов) из оцифрованных изображений.
3. Создание «Цифрового двойника» архива: 3D-тур по фондовым помещениям, виртуальный читальный зал с элементами геймификации для молодежи.
4. Интеграция с региональной и федеральной системами: Полная синхронизация с Единой государственной архивной информационной системой (ЕГАИС) и архивом ХМАО-Югры.
5. Оцифровка аудиовизуального наследия: Приобретение специализированного оборудования для перезаписи магнитофонных лент, видеокассет (VHS, Betacam) и пленок 16/35 мм.

Муниципальный архив города Сургута (САО) демонстрирует образцовый пример трансформации традиционного хранилища бумаг в современный цифровой центр документации. Ключевым катализатором этого процесса стала поставка в декабре 2022 года высокотехнологичного планетарного сканера ЭларСкан А1-600КС.

Это решение позволило не только решить проблему физического износа уникальных крупноформатных документов (планов, чертежей, карт), но и качественно изменить модель взаимодействия архива с обществом, от «приди и ищи» к «закажи онлайн и получи мгновенно». На 2026 год Архив продолжает наращивать цифровой массив, внедрять технологии искусственного интеллекта и укреплять свою роль как гаранта прав граждан и хранителя исторической идентичности города.

Справочная информация

• Наименование: Муниципальный архив города Сургута (МА ГО Сургут).
• Ведомственная подчиненность: Администрация города Сургута (Департамент архивного дела и документационного обеспечения / смежный департамент).
• Ключевое оборудование (2022): Планетарный сканер ElarScan A1-600KS.
• Основной нормативный базой: ФЗ «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ, ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности госорганов и органов местного самоуправления» № 262-ФЗ, Приказ Росархива от № 76 (требования к оцифровке).

Статья подготовлена на основе открытых данных и информации о техническом перевооружении архива за 2022–2026 гг. Актуально на .