Современное архивное дело в Российской Федерации проходит этап активной цифровизации. Ключевым принципом, закрепленным в законодательстве, является равноправие документов независимо от носителя. Статья 17 Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от ) однозначно указывает: ключевые правила организации хранения документов, образующихся в деятельности организации или ИП, не зависят от способа их изготовления — на бумажном носителе или в электронном виде.

Однако специфика электронной среды накладывает особые требования к технологиям, форматам, системам хранения и процедурам контроля. Ниже представлен подробный обзор нормативной базы, структуры электронных архивных документов (ЭАД), требований к информационным системам и актуальных изменений в правилах работы архивов.

Нормативная правовая база: иерархия документов

Деятельность архивов (как государственных, так и организационных) регулируется многоуровневой системой нормативных актов:

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» — базовый закон, определяющий принципы, понятия (ЭАД, СХЭД) и общие требования.
• Приказ Минкультуры РФ «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», основной регламент процессов (далее — Правила хранения).
• Правила делопроизводства (утв. Приказом Минкультуры РФ) — регламентируют формирование дел, регистрацию, исполнение.
• Правила обмена документами в электронном виде — регулируют информационное взаимодействие.
• Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД (Федеральное архивное агентство) — технические стандарты для госорганов.

Важно: Процессы и процедуры управления документами в системах электронного документооборота (СЭД) и системах хранения электронных документов (СХЭД) должны соответствовать всем перечисленным выше нормативным требованиям, обеспечивая бесшовный цикл жизни документа.

Электронный архивный документ (ЭАД): структура и форматы

Согласно статье 141 Правил хранения (в редакции, актуальной на 2025–2026 гг.), в состав ЭАД, размещаемого на архивное хранение, входят следующие компоненты. Их наличие обязательно для обеспечения юридической значимости и подлинности:

1. Файл основной части электронного документа, обязательно в формате PDF/A (ISO 19005). Это гарантирует визуальную неизменность и долгосрочное воспроизведение.
2. Файлы неотъемлемых приложений — если они имеются (например, таблицы, схемы, фото), они также подлежат архивированию в открытых или стандартизированных форматах.
3. Файл(ы) электронных подписей (ЭП) — при их наличии. ЭП подтверждает авторство, целостность и неизменность документа с момента подписания.
4. Файл метаданных документа в формате XML — содержит регистрационно-учетные сведения (номер, дата, вид документа, автор, исполнитель, срок хранения, шифр и т.д.). Метаданные критически важны для поиска, идентификации и автоматической обработки в СХЭД.

Принцип неразрывности: Все перечисленные файлы формируют единый логический объект, ЭАД. Разрыв связей между основным файлом, подписью и метаданными недопустим.

Информационные системы: СЭД и СХЭД, взаимодействие и требования

Для государственных органов (и рекомендуется для коммерческих организаций) разделение функций текущей работы с документами и их архивного хранения реализуется через две типы систем:

• СЭД (Система электронного документооборота) — обеспечивает текущую работу: создание, согласование, подписание, регистрацию, исполнение, контроль сроков.
• СХЭД (Система хранения электронных документов), обеспечивает функции архива: прием на хранение, долгосрочное сохранение, учет, формирование описей, выдачу, контроль сохранности.

Ключевые требования Федерального архивного агентства (Росархива):

• Информационная и функциональная совместимость СЭД и СХЭД. Должен быть реализован стандартный протокол передачи документов на архивное хранение (п. 147, 148, 150 Правил хранения). Передача включает сам ЭАД (все 4 компонента) и служебную информацию для учета.
• Соответствие нормативным требованиям. Процессы в обеих системах должны следовать Правилам делопроизводства, Правилам обмена и Правилам хранения.
• Информационная безопасность. СХЭД должна соответствовать требованиям законодательства об информационных системах и защите информации (ФСТЭК, ФСБ при необходимости).

Основные архивные процессы в электронной среде

Работа электронного архива (СХЭД) строится вокруг следующих функций (согласно п. 147, 148, 150, 152, 153 Правил хранения и методическим рекомендациям):

Прием электронных документов на архивное хранение

Процедура передачи из СЭД в СХЭД после завершения исполнения дела или истечения срока хранения в текущем делопроизводстве. Включает проверку полноты состава ЭАД (основной файл, приложения, ЭП, метаданные XML), соответствия форматов (PDF/A), валидности ЭП и корректности метаданных.

Хранение ЭАД вместе с метаданными

Обеспечение целостности, доступности и читаемости документов на протяжении всего срока хранения. Это требует решения задач долговременного хранения (Digital Preservation): миграция форматов, эмуляция сред, контроль контрольных сумм (хешей) файлов.

Учет электронных архивных документов

Каждой единице хранения (файлу дела, отдельному ЭАД или тому) после включения в годовой раздел описи присваивается архивный шифр (п. 60 Правил хранения), состоящий из:

• Номера архивного фонда;
• Номера описи дел (документов);
• Номера единицы хранения.

Формирование описей ЭАД и реестров файлов

Составление описей электронных документов — обязательная процедура. В новых Правилах работы архивов организаций (2023 г.) и ожидаемых Методических рекомендациях к ним уделено особое внимание порядку составления описи дел электронных документов и реестра файлов, что унифицирует учет в СХЭД.

Резервное копирование и восстановление

Обязательная функция СХЭД. Стратегия резервного копирования (3-2-1 и более сложные схемы) должна обеспечивать восстановление массива данных за регламентированное время (RTO) с допустимой потерей данных (RPO).

Проверка наличия и состояния ЭАД (Инвентаризация/Мониторинг)

Это критически важный процесс, регламентированный п. 152, 153 Правил хранения. Для электронных документов установлены более строгие сроки по сравнению с бумажными:

Бумажные документы: проверка не реже одного раза в 10 лет.

Электронные документы: проверка не реже одного раза в 5 лет.

Проверка включает верификацию контрольных сумм (хешей), проверку читаемости форматов (валидность PDF/A), валидность сертификатов ЭП (проверку цепочек доверия на момент проверки) и соответствие метаданных реальному составу файлов.

Особенности хранения специальных категорий документов

Согласно информации о новых Правилах 2023 года и ожидаемых Методических рекомендациях, выделены специфические требования к:

• Аудиовизуальным документам — требования к кодекам, контейнерам (MXF, MOV), метаданным (PBCore, Dublin Core), контролю качества цифровизации.
• Документам ограниченного доступа (гостайна, коммерческая тайна, персональные данные), обеспечение режима секретности в СХЭД, разграничение доступа, шифрование при хранении и передаче, учет доступа к самим метаданным.
• Документам с истекшим сроком действия ЭП, применение штампов времени (Time Stamping) и архивных ЭП (Long-Term Validation / LTV) для подтверждения подлинности после истечения срока действия сертификатов ключей проверки.

Актуальные изменения: Правила 2023 года и перспективы

В 2023 году были утверждены обновленные Правила работы архивов организаций. Ключевые нововведения, на которые обращают внимание эксперты (в т.ч. директора архивных компаний, эксперты по делопроизводству):

• Детализация порядка составления описи дел электронных документов и реестра файлов.
• Уточнение процедур работы с документами ограниченного доступа в электронном виде.
• Ожидается официальная публикация Методических рекомендаций к этим Правилам, которые дадут практические инструменты (примеры форм, алгоритмы миграции, профили PDF/A) для внедрения норм на практике.

На г. организаям необходимо ориентироваться на действующие Правила хранения (Приказ Минкультуры), Типовые требования Росархива и нормативу 2023 года, готовясь к применению Методических рекомендаций по мере их вступления в силу.

Чек-лист для организации электронного архива (СХЭД)

Для проверки соответствия архива требованиям законодательства рекомендуется аудит по следующим пунктам:

1. [ ] Наличие утвержденного Перечня стандартных архивных дел с указанием сроков хранения для электронных документов.
2. [ ] Наличие СХЭД, сертифицированной/соответствующей Типовым требованиям Росархива (для госорганов) или лучшим практикам (для коммерции).
3. [ ] Настроенный обмен данными между СЭД и СХЭД (передача ЭАД в составе: PDF/A + приложения + ЭП + XML-метаданные).
4. [ ] Обеспечение долговременного хранения: стратегия миграции форматов, поддержка LTV для ЭП, контроль целостности (хеширование SHA-256/GOST).
5. [ ] Ведение учетных документов (описанные дела, реестры файлов) с присвоением архивных шифров.
6. [ ] Регламентированное резервное копирование с хранением копий в удаленном месте (географически распределенное хранение).
7. [ ] План-график проверки сохранности ЭАД (минимум раз в 5 лет) с фиксацией результатов в актах.
8. [ ] Обеспечение доступа с учетом градосекретности/коммерческой тайны/персональных данных (РБАК, шифрование, аудит доступа).
9. [ ] Наличие инструкций по ликвидации/передаче в госархив документов с истекшим сроком хранения.

Работа с электронными документами в архиве — это не просто «сканирование и сброс на диск». Это сложный инженерно-организационный процесс, регулируемый 125-ФЗ, Приказами Минкультуры и Росархива. Ключевыми столпами современного электронного архива являются:

• Стандартизированная структура ЭАД (PDF/A + XML + ЭП).
• Разделение зон ответственности СЭД (текучка) и СХЭД (архив) с гарантированной совместимостью.
• Активное управление рисками утери данных: контроль целостности, миграция форматов, поддержка ЭП (LTV).
• Строгий график проверки сохранности (раз в 5 лет).

Следование этим правилам позволяет организации не только избежать штрафов и замечаний проверяющих органов, но и гарантировать юридическую силу и доступность своей документированной истории на десятилетия вперед.