В эпоху цифровизации обращение в архив за справкой или копией документа больше не требует обязательного личного визита. Для жителей Ярославской области и родословных исследователей по всей стране ключевым инструментом стал портал Госуслуг (gosuslugi.ru) в связке с региональной Государственной информационной системой удаленного использования архивных документов (ГИС УИАД) и порталом yar-archives.ru.

В этой статье подробно разберем, как взаимодействовать с Государственным казенным учреждением Ярославской области «Государственный архив Ярославской области» (ГКУ ЯО ГАЯО) через цифровые сервисы, какие услуги доступны онлайн и что нужно знать о предстоящих изменениях в структуре учреждения.

Общая информация об учреждении

Полное наименование: Государственное казенное учреждение Ярославской области «Государственный архив Ярославской области» (ГКУ ЯО ГАЯО).

Статус: Один из крупнейших региональных архивов Центральной России, входящий в систему Архивного агентства (Росархива). Является центром методологической и практической помощи по вопросам делопроизводства и архивоведения для органов местного самоуправления и организаций области.

Главный корпус (Ярославль)

• Адрес: 150000, Ярославская обл., г. Ярославль, ул. Советская, д. 68.
• Официальный сайт: yar-archives.ru (Интернет-портал архивной службы Ярославской области).
• Портал «Архивы России»: Страница учреждения на федеральном ресурсе archives.gov.ru.

Филиалы и структурные подразделения

Архив имеет филиальную сеть. Самый известный — Филиал в г. Рыбинске (Центр документации новейшей истории — ЦДНИ ГАЯО). Полный перечень адресов филиалов с телефонами, режимом работы и возможностью прокладки маршрута доступен на 2ГИС и официальном сайте.

Контакты и соцсети

• ВКонтакте: Официальная группа vk.com/ga_yao, новости, интересные документы, фото, видео, ответы на вопросы подписчиков.
• Телефоны: Актуальные номера справочных бюро и читальных залов лучше уточнять на сайте yar-archives.ru в разделе «Контакты» или на карте 2ГИС.

Цифровые сервисы: Госуслуги, ГИС УИАД и Портал Ярославской области

Многие пользователи ищут «Госуслуги Ярославский архив», ожидая найти все услуги на федеральном портале. Важно понимать разграничение:

1. Портал Госуслуг (ЕПГУ/РПГУ): Через него оформляются административные регламенты (например, выдача архивных справок правового значения — о зарплате, стаже, начислениях, реквизитах актов гражданского состояния). Услуга интегрирована в раздел «Документы» → «Архивные справки».
2. ГИС УИАД (Государственная информационная система удаленного использования архивных документов): Федеральная система для научных, генеалогических и исторических запросов. Позволяет заказывать копии документов, просматривать описи и фонды удаленно. Доступна через ЕСИА (логин от Госуслуг).
3. Портал af.yar-archives.ru / yar-archives.ru: Региональный ресурс с уникальными описями, указателями, базой данных «Память Ярославской области», возможностью задать вопрос архивисту и узнать режим работы читальных залов.

Что можно сделать онлайн без визита в архив:

• Заказать архивную справку правового значения (подтверждение стажа, зарплаты, ФИО изменений) — через раздел «Услуги» на Госуслугах.
• Подать научный/генеалогический запрос — через ГИС УИАД (личный кабинет исследователя).
• Изучить описи и фонды — через открытые указатели на yar-archives.ru и в ГИС УИАД.
• Получить цифровую копию документа (если он оцифрован и не содержит ограничений доступа) — через ГИС УИАД.
• Оплатить услуги — банковской картой в личном кабинете соответствующей системы.

Пошаговая инструкция: Как заказать справку через Госуслуги

Это самый частый сценарий для граждан (пенсионное оформление, суды, нотариусы).

1. Авторизуйтесь на gosuslugi.ru (полная верификация учетной записи обязательна).
2. В поиске услуг введите «Архивная справка» или перейдите: Каталог услуг → Документы → Архивные справки.
3. Выберите вид справки:
   • Справка о заработной плате / стаже (для пенсии).
   • Справка из актов гражданского состояния (ЗАГС-архив, если дело хранится в ГАЯО — обычно старше 100 лет).
   • Справка о реквизитах записи акта гражданского состояния.
   • Иные справки правового значения.
4. Заполните электронную форму: укажите ФИО (в т.ч. прежние), дату рождения, период работы/жизни, название организации/села (как можно точнее).
5. Прикрепите сканы документов, подтверждающих личность и родственные связи (если заказываете не для себя): паспорт, свидетельство о браке/разводе, свидетельство о рождении детей, доверенность.
6. Выберите способ получения: электронно (на портал/почту) или бумажный оригинал (забрать в архиве или почтой РФ).
7. Оплатите госпошлину (размер уточняйте в карточке услуги, для отдельных категорий граждан — льготы/бесплатно).
8. Дождитесь уведомления в личном кабинете Госуслуг о готовности или запросе дополнительных сведений.

Сроки: Законодательно установлены (обычно до 30 календарных дней для сложных архивных поисков, часто быстрее). Статус можно отслеживать в ЛК Госуслуг.

Работа с ГИС УИАД (Генеалогия и наука)

Если вам нужно найти предков, изучить историю дома, улицы или предприятия — ваш путь в ГИС УИАД.

Алгоритм работы:

1. Перейдите на uisad.arhiv.gov.ru.
2. Войдите через ЕСИА (кнопка «Вход через Госуслуги»).
3. В профиле укажите цель исследования (научная, генеалогическая, иная).
4. Используйте Единый указатель фондов для поиска нужного фонда/описи/дела по ключевым словам (название организации, село, ФИО).
5. Найдя нужное дело, нажмите «Заказать копию» или «Заказать исследование».
6. Согласуйте стоимость и сроки с архивистом (чатом в системе).
7. Оплатите и получите сканы в личном кабинете ГИС УИАД.

Важно: Не все фонды ГАЯО оцифрованы. Если дело не в электронном виде, можно заказать платное исследование архивистом или приехать в читальный зал (предварительная запись часто требуется).

Режим работы читальных залов и личный визит

Несмотря на развитие онлайн-сервисов, работа с оригиналами документов (особенно дореволюционными, метрическими книгами, крупноформатными чертежами) возможна только в читальном зале.

• График работы: Уточняйте на сайте yar-archives.ru или 2ГИС перед визитом. Режим может меняться (санитарные дни, праздники).
• Предзапись: Рекомендуется записаться заранее по телефону или через форму на сайте/в ГИС УИАД, чтобы заказать дела к приходу.
• Что взять: Паспорт. Для работы с документами, содержащими сведения, составляющие тайну (перс. данные за последние 75-100 лет), нужно заявление на доступ и документы, подтверждающие родство/законные интересы.
• Фотосъемка: Обычно разрешена бесплатно на свой фотоаппарат/телефон (без штатива/вспышки), но уточните правила в конкретном зале.

Важное изменение: Смена наименования учреждения

Частые вопросы (FAQ)

Платна ли архивная справка через Госуслуги?

Госпошлина за выдачу справки устанавливается законодательством (ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ», Налоговый кодекс). Для пенсионеров, ветеранов, участников ВОВ и отдельных категорий — бесплатно или со скидкой. Сама услуга на портале бесплатна, платите только пошлину.

Можно ли заказать справку для другого человека?

Да, но только с нотариальной доверенностью или если вы являетесь законным представителем (родитель несовершеннолетнего, опекун). В заявлении нужно указать данные заявителя и лица, в чьем интересе заказывается справка. Сканированную доверенность прикрепляйте к заявке на Госуслугах.

Сколько времени ищут документ в архиве?

Срок исполнения административного регламента — до 30 календарных дней. Простые справки (из известных фондов) готовят за 3-10 дней. Генеалогические запросы в ГИС УИАД могут идти дольше (до нескольких месяцев), если требуется сложный поиск.

Что делать, если архив отвечает «Документы не найдены»?

Вы получаете официальный ответ-отказ (справку об отсутствии сведений). Этот документ нужен для суда или обращения в другие архивы (например, в архивы соседних областей, в РГАЭ, РГИА, в архивы ведомств — Минобороны, ФСБ, ЗАГС).

Есть ли у архива «горячая линия»?

Телефоны справочных бюро указаны на сайте yar-archives.ru. Также активно отвечают в сообществах ВКонтакте (группа архива и группа «Архивная служба Ярославской области»);

Полезные ссылки для быстрого доступа

• Портал Госуслуг (Архивные справки): gosuslugi.ru → Услуги → Архивные справки
• ГИС УИАД (Удаленный доступ к документам): uisad.arhiv.gov.ru
• Официальный сайт ГАЯО: yar-archives.ru
• Вопросы и ответы (ВГД) на портале Ярославской области: af.yar-archives.ru
• Группа ВКонтакте: vk.com/ga_yao
• Карта филиалов (2ГИС): Поиск «Государственный архив Ярославской области» в приложении 2ГИС.

Взаимодействие с Ярославским государственным архивом сегодня максимально адаптировано под цифровой формат. Для типовых бытовых задач (пенсия, наследство, суды) используйте Единый портал госуслуг. Для глубокого погружения в историю рода, села или предприятия — регистрируйтесь в ГИС УИАД и изучайте фонды через yar-archives.ru.

Предстоящая реорганизация в «Региональный центр организации мероприятий и архивных дел» не должна повлиять на качество и доступность услуг. Главное — точно указывать реквизиты искомых документов (ФИО, даты, названия организаций, населенные пункты), чтобы архивисты могли найти нужное дело в кратчайшие сроки.

Статья актуальна на . Перед обращением рекомендуется проверить актуальные реквизиты и тарифы на официальных ресурсах.