Архивное дело в любой организации — это не просто складирование старых бумаг‚ а строго регламентированный процесс‚ направленный на сохранение информационного наследия и обеспечение юридической доказательности прошлой деятельности учреждения. Одним из ключевых‚ но часто остающихся «за кадром» элементов этого процесса является дело фонда. В этой статье мы подробно разберем‚ что представляет собой дело фонда архива организации‚ зачем оно нужно‚ как формируется и ведется в соответствии с современными российскими нормативными актами.

Что такое дело фонда?

В практике архивного хранения дело фонда — это обязательный комплексный учетный документ архива‚ который представляет собой систематизированную совокупность документов‚ отражающих историю создания‚ развития‚ реорганизации и ликвидации организации-фондообразователя‚ а также историю формирования и использования самого архивного фонда.

Если говорить простыми словами‚ дело фонда — это «паспорт» или «биография» не только самой организации‚ но и того массива документов‚ который она передала на хранение. Как отмечают эксперты‚ хотя дело фонда и являеться обязательным учетным документом архива‚ на практике с его ведением обычно возникает меньше всего затруднений‚ так как логика его построения интуитивно понятна и строго регламентирована.

Нормативно-правовая база

Ведение дела фонда опирается на строгую нормативную базу. Основными документами в этой сфере являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ который дает базовые определения архивного дела как деятельности государственных органов‚ органов местного самоуправления и организаций по организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов.
• Правила организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах‚ органах местного самоуправления и организациях.
• Методические рекомендации по применению вышеуказанных Правил‚ в частности раздел 3.7 «Ведение дела фонда».

Формирование архивного фонда организации

Чтобы понять суть дела фонда‚ необходимо разобраться‚ как формируется сам архивный фонд. В архивном деле существует важнейший принцип единства и неделимости архивного фонда. Согласно Правилам работы архивов организаций (п. 2.5‚ 2.6 и 3.8)‚ документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя‚ в котором они были созданы.

Однако на практике организации часто подвергаются реорганизации или ликвидации. В таких случаях применяются следующие правила:

1. При реорганизации или ликвидации организации законченные делопроизводством дела включаются в ее архивный фонд.
2. Незаконченные дела‚ переданные для окончания делопроизводства в организацию-правопреемник‚ включаются в архивный фонд последней.
3. Дела‚ которые велись последовательно в двух организациях‚ включаются в состав архивного фонда той организации‚ в которой они были закончены производством (п. 5.2.4).

В некоторых случаях при передаче на постоянное хранение документы могут присоединяться к фондам соответствующих учреждений‚ образуя объединенные архивные фонды. Организация также может выделить в отдельный архивный фонд часть документов‚ если это обосновано спецификой ее деятельности.

Состав дела фонда

Дело фонда не является статичным документом. Оно формируется постепенно и включает в себя документы‚ отражающие все изменения в жизни организации и ее фонда. Типичный состав дела фонда включает:

• Историческую справку о фондообразователе (создание‚ переименования‚ реорганизации‚ изменения функций).
• Справку о составе и содержании фонда (объем‚ хронологические рамки‚ тематика документов).
• Копии нормативных актов‚ связанных с созданием‚ реорганизацией или ликвидацией организации.
• Акты о выделении к уничтожению документов‚ не подлежащих хранению.
• Акты приема-передачи документов на хранение.
• Описи дел и документов (постоянного хранения‚ по личному составу и т.д.).

Экспертиза ценности и описи дел

Важным этапом перед формированием дела фонда является экспертиза ценности документов. Как гласят Методические рекомендации‚ это изучение документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения и отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

После проведения экспертизы составляются архивные описи (раздел 3.7 Правил). Опись — это архивный справочник‚ содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются строго раздельно:

• на дела постоянного хранения;
• на дела временного (свыше 10 лет) хранения;
• на дела по личному составу;
• на дела‚ состоящие из документов‚ характерных только для данной организации (судебные‚ следственные дела‚ научные отчеты по темам и т.п.).

Классификация и использование документов фонда

Для удобства использования архивного фонда и оперативного поиска информации применяется система классификаторов. Использование тематических каталогов позволяет классифицировать дела и документы в пределах фонда абсолютно по любым признакам. Сотрудники организации могут делать запросы в архив‚ и документы будут найдены по:

• источнику поступления;
• фамилии (наименованию) автора документа;
• годам и периодам;
• географическому признаку (странам‚ городам‚ регионам);
• тематическому признаку и направлениям деятельности организации.

Дело фонда архива организации — это не просто формальная папка с бумагами‚ а важнейший инструмент учета и сохранения исторической и юридической памяти учреждения. Правильное ведение дела фонда‚ составление исторических справок‚ формирование описей и классификаторов позволяют не только обеспечить сохранность документов Архивного фонда Российской Федерации‚ но и значительно повысить эффективность использования архивной информации в текущей деятельности организации. Соблюдение Правил и Методических рекомендаций Росархива в этой части является прямой обязанностью лиц‚ ответственных за делопроизводство и архив в организации.