Дело фонда архива суда, это ключевой учетный и контрольный документ, обеспечивающий системность, сохранность и доступность архивных документов, образующих архивный фонд суда. Ведение дел фонда является обязательным требованием архивного законодательства и внутренних нормативных актов судебной системы. В данной статье подробно рассматриваются правовые основы, состав, порядок формирования, оформления и использования дел фонда в архивах федеральных судов общей юрисдикции и арбитражных судов.

Правовая основа ведения дел фонда

Деятельность по организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации регулируется иерархией нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 3 — основные понятия: архивное дело, архивный фонд, единицы хранения, комплектование архива).
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (утв. Приказом Минкультуры России, актуальная редакция 2020 г. и позд.).
• Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции (утв. приказом Председателя Верховного Суда РФ).
• Аналогичные инструкции для арбитражных судов и судов субъектов РФ.
• Методические рекомендации по составлению и оформлению исторических справок и описей дел (ГАРФ).

Важно: Комплектование архива определяется как систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Целью комплектования архива организации является создание и формирование архивного фонда организации, который подлежит хранению в архиве данной организации.

Понятие и назначение дела фонда

Дело фонда — это учетный документ архива, в котором регистрируются сведения о поступлении, переработке, описании, хранении и выдаче документов, образующих архивный фонд суда. Оно служит основным инструментом контроля за сохранностью фонда и движением дел внутри архива.

Основные функции дела фонда:

1. Учет поступления: фиксация фактов передачи дел в архив из делопроизводства суда, из других архивов или по иным основаниям.
2. Контроль переработки: отражение этапов научной вспомогательной работы (сортировка, проверка комплекта, закрепление, нумерация, описание).
3. Резервирование индексов: присвоение и учет кодов фонда, описи, дела (индексов единиц хранения).
4. Фиксация перемещений: запись о выдаче дел в судебные заседания, на ознакомление участникам процесса, в другие архивы (например, в ГАРФ или государственные архивы субъектов РФ) и о возвращении.
5. Учет списания/уничтожения: оформление актов экспертизы стоиности и решений о уничтожении документов с истекшими сроками хранения.

Состав документального фонда архива суда

Перед формированием дела фонда необходимо четко понимать, что входит в архивный фонд суда. Согласно Инструкции и номенклатуре дел, фонд формируется из следующих групп документов:

• Судебные дела (гражданские, административные, уголовные, дела по делам об административных правонарушениях) с истекшим сроком хранения в делопроизводстве, подлежащие постоянному или длительному хранению.
• Документы организационно-распорядительного характера: приказы, распоряжения председателя суда, устав суда, отчеты о работе суда.
• Документы по обеспечению служебной деятельности: кадровые дела, финансово-хозяйственные документы, дела по материально-техническому снабжению.
• Архивные справочно-поисковые аппараты (СПА): описи дел, путеводители, указатели, картотеки, электронные базы данных архива.
• Дела фонда архива: сами учетные документы архива (журналы регистрации, листы фонда, акты приема-передачи, акты экспертизы).

Порядок формирования и оформления дела фонда

Создание нового дела фонда

Новое дело фонда заводится в следующих случаях (согласно методическим рекомендациям и учебным пособиям по архивоведению):

• При формировании нового фонда (например, при создании нового суда или разделении фондов).
• При переработке документов, поступивших из другого архива (старый лист фонда помещается в дело фонда, составляется новый).
• При изменении структуры фонда (выделение новых описей).

ьный лист дела фонда

На ьном листе дела фонда (как и на ьном листе описи дел) обязательно указываются:

• Полное наименование суда (например: Архив Московского городского суда).
• Полное наименование государственного архива (при наличии договора о совместном хранении или передаче).
• Наименование дела: «Дело фонда № [индекс фонда]».
• Хронологические границы документов, учет которых ведется в данном деле фонда.
• Дата начала и окончания ведения дела.
• Подпись архивариуса и заведующего архивом.

Внутреннее устройство дела фонда (Лист фонда)

Основным элементом дела фонда является Лист фонда (форма по установленному образцу). В нем отражаются:

• Графы 1–11: Учет единиц хранения (делов) по описям: номер описи, заглавие описи, количество дел в описи, номера дел (начальный/конечный), сроки хранения, дата описания.
• Графы 12, 14, 16 (Годы): Указываются все годы, за которые накопились описанные документы в архиве (даты крайних документов в описи). Это критически важно для определения сроков хранения и составления актов экспертизы.
• Графы выдачи/возврата: Дата выдачи, кому выдано (ФИО, должность, номер дела), подпись получателя, дата возврата, подпись архивариуса, принявшего дело.

Учет неописанных документов и их переход в описанные

Особое внимание в деле фонда уделяется учету неописанных документов (поступивших в архив, но еще не прошедших научную вспомогательную работу).

Порядок работы:

1. Поступившие дела регистрируются в Журнале регистрации поступивших в архив документов и на Листе фонда в разделе «Неописанные документы».
2. После переработки (сортировки, проверки комплекта, описания) сведения о них переносятся в раздел «Описанные документы» соответствующей описи.
3. В деле фонда фиксируется факт исключения из неописанных и включения в описанные (дата описания, номер описи, присвоенные номера дел).

Дело фонда и опись дел: взаимосвязь

Дело фонда и Архивная опись, это два взаимосвязанных, но разных по назначению документа:

Характеристика	Дело фонда	Архивная опись
Назначение	Учетно-контрольный документ (внутренний учет движения дел)	Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения для их раскрытия и поиска
Содержание	Движение дел: поступление, выдача, списание, переработка	Реквизиты единиц хранения: номер дела, заглавие, даты, кол-во листов, срок хранения, примечания
Обновляемость	Постоянно (при каждой выдаче/возврате)	Периодически (при формировании новой описи или пополнении существующей)
Хранение	В архиве суда (основной учетный документ архивариуса)	В архиве суда (рабочий экземпляр) и в ГАРФ/госархиве (экземпляр для постоянного хранения)

На ьном листе описи дел указываются те же реквизиты суда и архива, что и на ьном листе дела фонда, что обеспечивает их идентификационную связку.

Порядок выдачи судебных дел и документов из архива суда (2024–2026 гг.)

Выдача судебных дел, находящихся в архиве суда, а также снятие с них копий строго регламентированы Инструкцией и ГПК РФ / АПК РФ / КАС РФ. Процесс фиксируется в деле фонда.

Основные этапы выдачи (фиксируемые в Листе фонда):

1. Заявка/Ходатайство: Поступление мотивированного ходатайства стороны процесса или определения/постановления суда о направлении дела из архива.
2. Поиск и подготовка: Архивариус находит дело по описи (СПА), проверяет комплектность и состояние сохранности.
3. Оформление выдачи: Заполнение граф выдачи в Листе фонда (дата, номер определения/постановления, ФИО получателя/курьера, подпись).
4. Выдача под роспись: Дело выдается только под личную роспись в Листе фонда (или в Журнале выдачи дел, если он ведется параллельно).
5. Снятие копий: Производится архивариусом или под его контролем (для предотвращения утери/подмены листов). Копии заверяются в установленном порядке.
6. Возврат: При возврате дела архивариус проверяет комплектность (по инвентаризационному листу внутри дела), ставит дату возврата и свою подпись в Листе фонда.

Актуально на 2026 год: Внедряется электронный документооборот (ЭДО) в архивах судов. Выдача электронных копий дел через АС «Правосудие» / «Мой Арбитр» снижает нагрузку на физический фонд, однако учет выдачи оригиналов бумажных дел в деле фонда остается обязательным.

Должностные обязанности архивариуса суда в работе с делом фонда

Согласно типовым схемам должностных обязанностей (например, Схема 9 «Основные должностные обязанности архивариуса суда»), архивариус несет персональную ответственность за:

• Своевременное и полное ведение дел фонда, журналов регистрации.
• Соблюдение правил комплектования архива (прием дел из делопроизводства по номенклатуре в установленные сроки).
• Организацию научной вспомогательной работы: составление описей дел, исторических справок.
• Обеспечение сохранности фонда: контроль температуры, влажности, противопожарного режима, учет выдачи.
• Подготовку актов экспертизы документов на предмет определения сроков хранения и последующего списания/уничтожения или перевода в постоянное хранение.
• Обеспечение доступа к архивным документам в соответствии с законодательством (ст. 22 Закона № 125-ФЗ — порядок ознакомления).

Передача дел в государственные архивы (ГАРФ, архивы субъектов РФ)

Дело фонда играет ключевую роль при передаче дел на государственное хранение (по истечении 10 лет для федеральных судов общей юрисдикции, если иное не установлено нормативными актами).

Подготовка к передаче включает:

• Финальную проверку описей дел на соответствие требованиям Правил (заполнение всех граф, наличие исторических справок).
• Составление Акта приема-передачи документов (в 2-х экземплярах).
• Внесение записей в Лист фонда о передаче описей/делов в государственный архив (дата акта, название архива-получателя).
• Передачу в госархив экземпляра описи дел и исторической справки (второе экземпляр остается в суде/архиве суда, если фонд хранится совместно).

Типичные ошибки и риски при ведении дела фонда

• Отсутствие записей о выдаче: Дело выдано суду/стороне, но в Листе фонда нет росписи и даты — риск утери дела, невозможность установления виновного.
• Неверное заполнение хронологических границ (графы 12, 14, 16): Указание только года начала/окончания описи без учета реальных дат крайних документов в делах, приводит к ошибкам в сроках хранения и актах экспертизы.
• Расхождение данных дела фонда и описи: Количество дел в описи не совпадает с данными Листа фонда (потеря дел при пересчете, неучтенные пополнения).
• Несвоевременное списание: Отсутствие в деле фонда отметок о проведении экспертизы и уничтожении дел с истекшим сроком, забирание площадей архива, нарушение закона.
• Игнорирование электронного учета: Ведение только бумажного дела фонда при наличии АИС архива — дублирование труда, риск рассинхрона данных.

Дело фонда архива суда — это не просто формальный журнал, а «паспорт» архивного фонда, гарантирующий его юридическую значимость, сохранность и доступность. Грамотное ведение дела фонда в строгом соответствии с Инструкцией Верховного Суда РФ, Правилами Минкультуры и Федеральным законом № 125-ФЗ является основой эффективной работы архивариуса суда. В условиях перехода на электронное делопроизводство и формирования электронных архивов принципы учета, заложенные в деле фонда (идентификация, версионность, контроль доступа, аудит действий), переносятся в информационные системы, однако юридическая сила бумажного дела фонда (или его нотариально заверенного электронного аналога) сохраняется как первичный учетный документ.

---

Статья подготовлена на основе нормативных правовых актов РФ в сфере архивного дела и судебной организации (актуально на 2026 год): ФЗ-125, Приказы Минкультуры, Приказы Председателя Верховного Суда РФ, Методические рекомендации ГАРФ.