В архивной практике дело фонда является основной единицей учёта и хранения документов, относящихся к конкретному архивному фонду․ Оно объединяет все материалы, необходимые для полного раскрытия содержания фонда, его истории и использования․ Ниже представлен подробный разбор того, что такое дело фонда, как оно формируется, какие документы в него включаются и как ведётся его учёт․
Что такое дело фонда архива?
Дело фонда – это комплексный архивный справочник, содержащий:
- описание фонда (его происхождение, функции, период деятельности);
- перечень единиц хранения (дела, документы, коллекции);
- сведения о состоянии и размещении документов;
- акты о включении, изъятии и возврате материалов;
- другие вспомогательные документы (справки, реестры, протоколы)․
Основная цель дела фонда – обеспечить учёт, раскрытие содержания и доступность архивного материала для исследователей и служебного использования․
Состав и структура дела фонда
Состав дела фонда регламентируется нормативными актами (Правилами ведения архивного дела 2023 г․) и может включать следующие разделы:
- Лист фонда – основной документ, отражающий наименование, код, период хранения, краткую историю фондообразователя и сведения о состоянии фонда․
- Описи дел – систематизированные перечни единиц хранения, составленные отдельно для:
- дел постоянного хранения;
- дел временного (свыше 10 лет) хранения;
- дел по личному составу;
- дел, содержащих специфические документы (судебные, следственные, научные отчёты и т․п․)․
- Реестр описей дел – ведётся при наличии двух и более описей в одном фонде; служит для регистрации поступающих описей․
- Список фондов (приложение 12 к Правилам) – общий перечень всех фондов, хранящихся в архиве организации․
- Акты об изъятии и возврате документов – оформляются при выбытии или поступлении материалов из дела фонда․
- Справки о местонахождении документов – если документы находятся в текущем делопроизводстве архива, в дело фонда помещается справка с их перечислением и указанием текущего места хранения․
- Дополнительные материалы – протоколы>
Порядок формирования дела фонда
Формирование дела фонда происходит в несколько этапов:
- Подготовка исходных материалов – сбор всех документов, относящихся к фонду (дела, коллекции, личные фонды и т․д․)․
- Экспертиза ценности – документы включаются в дело фонда только после проведения экспертизы их исторической, научной или практической ценности специально уполномоченными комиссиями․
- Составление описей – каждая группа документов оформляется отдельной описью в соответствии с типом хранения․
- Оформление листа фонда – после проверки описей заполняется лист фонда, который помещается в начало дела фонда․
- Внесение в реестр описей – если в фонде более одной описи, они регистрируются в реестре описей дел․
- Подшивка и хранение – дело фонда подшивается в специальную папку или коробку и помещается в соответствующее хранилище (постоянное или временное)․
Лист фонда может быть пересоставлен только в случаях:
- неисправимого повреждения листа;
- изменения фактического состояния или объёма фонда после его переработки;
- создания объединённого архивного фонда;
- уточнения истории фондообразователя․
При пересоставлении ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда как исторический документ․
Учёт и отчётность по делам фонда
Для обеспечения прозрачности и контроля за движением документов предусмотрены следующие формы учёта:
- Ежегодный подсчёт (на 1 января) – подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел и документов․
- Реестр описей дел – фиксирует все описи, поступившие в архив по каждому фонду․
- Список фондов – ведётся в архиве, где хранятся документы двух и более фондов; содержит реквизиты каждого фонда (наименование, код, период хранения)․
Эти документы позволяют быстро определить, какие дела находятся в фонде, где они расположены и какие изменения произошли за отчётный период․
Изъятие и возврат документов из дела фонда
Любое изъятие или возврат документа из дела фонда оформляется соответствующим актом:
- Акт об изъятии – фиксирует причины изъятия (например, экспертиза, реставрация, предоставление исследователю)․
- Акт о возврате – подтверждает факт возврата документа в дело фонда после завершения работ․
Оба акта, а также любые сопроводительные документы (протоколы, расписки), включаются в дело фонда, тем самым сохраняя полную прослеживаемость движения каждого листа․
Примеры из практики
Ниже приведены типичные названия дел фонда, которые можно встретить в архивных фондах России:
- Ф․ 1019 – дело фонда центрального архива;
- Личный фонд В․ В․ Цаплина, возглавлявшего архив в 1977‑1990 гг․ (Ф․ 777);
- Коллекция документов ветеранов ЦГАНХ СССР (Ф․ 632);
- Документы текущего делопроизводства РГАЭ․
Каждое из этих дел содержит лист фонда, описи по типам документов, реестр описей (при наличии нескольких) и акты о движении материалов․
Дело фонда архива – это не просто папка с документами, а комплексный инструмент учёта, который обеспечивает:
- полноту и достоверность сведений о фонде;
- удобство поиска и использования архивных материалов;
- контроль за сохранностью и движением документов;
- соответствие нормативным требованиям архивного законодательства․
Соблюдение установленных правил формирования, учёта и оформления дел фонда гарантирует долгосрочную сохранность архивного наследия и его доступность для будущих поколений исследователей и специалистов․
Автор статьи: архивный специалист, 2026 г․