Дело фонда – это совокупность документов, отражающих процесс формирования, комплектования, учёта и использования архивного фонда в организации. Паспорт архива – нормативный документ, фиксирующий основные характеристики фонда, его объём, структуру и условия доступа. Данная статья подробно рассматривает нормативную основу, структуру и порядок оформления этих документов.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие работу с архивными фондами в России:

• Приказ Министерства культуры РФ «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
• Регламент государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации (зарегистрирован Минюстом России 8 июля 1997 г.).
• Методические рекомендации по применению вышеуказанных правил.
• Инструкция по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда РФ) Федерального архивного агентства.

Все указанные документы определяют требования к оформлению дела фонда, паспорта архива, листов‑заверителей, описи дел и электронных форм;

Что такое «дело фонда»?

2.1 Определение

Дело фонда – это деловой файл, в котором хранятся все документы, подтверждающие создание, пополнение, перемещение, инвентаризацию и списание архивных фондов. Оно включает:

1. Акт создания фонда.
2. Листы‑заверители (указывают начальные и конечные номера фондов, их количество).
3. Описи дел и документов (приложения 14‑18 к Правилам).
4. Паспорт архива (см. раздел 3).
5. Документы о рассекречивании, передаче, утилизации.
6. Электронные метаданные и справочно‑поисковые индексы.

2.2 Структура дел фонда

Паспорт архива: назначение и состав

3.1 Цель паспорта

Паспорт архива фиксирует основные сведения о архивном фонде, позволяя:

• Осуществлять быстрый поиск и доступ к документам.
• Контролировать соблюдение сроков хранения и условий доступа.
• Обеспечить взаимодействие с государственными архивами (передача копий, сдача в ГАРФ).
• Вести учёт электронных и бумажных носителей в единой системе.

3.2 Составные части паспорта (по Приложению 29)

1. Общие сведения – наименование организации, адрес, ИНН, ОГРН.
2. Характеристика фонда – количество фондов, их наименования, годы создания, объём (кол‑во листов, томов, файлов).
3. Система классификации – указание классификатора (например, ОКУД, ОКПД).
4. Сроки хранения – нормативные сроки, условия продления.
5. Условия доступа – категории пользователей, уровень доступа, порядок получения копий.
6. Технические характеристики – тип носителей (бумажные, электронные), форматы файлов, места хранения.
7. Ответственные лица – архивариус, руководитель отдела, контактные данные.
8. Примечания – особые указания (рассекречивание, ограничения, ссылки на нормативные акты).

3.3 Образец паспорта (в виде таблицы)

Порядок заполнения и ведения паспорта

4.1 Подготовительный этап

• Собрать исходные данные о всех существующих фондах (акты, лист‑заверители, описи).
• Определить классификатор и сроки хранения согласно нормативам.
• Назначить ответственного за ведение паспорта (обычно главный архивариус).

4.2 Заполнение полей

1. Внести реквизиты организации (наименование, ИНН, ОГРН, адрес).
2. Указать количество фондов и их наименования.
3. Записать объём каждого фонда (листов, томов, электронных файлов).
4. Определить срок хранения и условия доступа для каждого фонда.
5. Указать тип носителей и места их физического/электронного хранения.
6. Подписать документ и оформить печать (если требуется).

4.3 Регистрация и передача

После заполнения паспорт в двух экземплярах:

• Один экземпляр передаётся в Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) в соответствии с Приказом Минкультуры.
• Второй экземпляр хранится в деле организации (в архивном отделе).

4.4 Обновление

Паспорт обязателен к актуализации при:

• Пополнении фонда новыми документами.
• Изменении сроков хранения (пересмотр нормативов).
• Переводе документов в электронный формат (пункт 2.31‑2.33 Правил).
• Изменении ответственных лиц.

Электронный архив и фонд пользования электронных документов

Согласно пункту 2.33 Правил, для оперативного доступа к электронным документам создаётся фонд пользования электронных документов. Основные требования:

• Документы должны быть сохранены в форматах, поддерживаемых государственными стандартами (PDF/A, XML, TIFF).
• Необходимо обеспечить контроль целостности (контрольные суммы, подписи).
• Метаданные (титульные сведения, классификатор, сроки доступа) хранятся в автоматизированной системе НСА (национальная система архивов).
• Для каждого электронного файла формируется отдельный лист‑заверитель и вносится в опись.

Практические рекомендации

1. Стандартизировать формы – использовать готовый шаблон Приложения 29 в MS‑Excel или Google‑Sheets.
2. Автоматизировать учёт – внедрить программное обеспечение «Электронный архив» с поддержкой метаданных.
3. Проводить периодический аудит – проверять соответствие реального состояния фонда паспортным данным минимум раз в год.
4. Обучать персонал – проводить семинары по правилам заполнения листов‑заверителей и описи.
5. Обеспечить резервное копирование – электронные файлы дублировать на отдельный носитель и хранить в другом месте.
6. Соблюдать требования по рассекречиванию – вести отдельный реестр документов, подлежащих рассекречиванию, и фиксировать даты их публикации.

Корректное оформление дела фонда и паспорта архива – фундаментальная часть архивного дела любой организации, будь то государственное учреждение, муниципальная структура или частный музей. Соблюдение нормативных требований, систематический учёт и своевременное обновление позволяют обеспечить надёжную сохранность документов, их доступность для исследователей и соответствие законодательству РФ.

При правильном подходе архивный фонд становится не только хранилищем исторической информации, но и эффективным управленческим ресурсом, способствующим принятию обоснованных решений и поддержанию прозрачности деятельности организации.

Автор: ChatGPT, эксперт в области архивного дела.
Дата публикации: