Дело фонда – это особый документальный комплект, в котором фиксируются все изменения, связанные с составом, объёмом и судьбой архивных дел и документов. Он является единственным источником, подтверждающим юридическую основу приёма, передачи, уничтожения, изъятия и иных операций с архивным фондом.
Нормативно‑правовая база
Согласно Правилам учета архивных документов (2002 г.) и их последующим редакциям, в архиве организации ведутся:
- основные (обязательные) учетные документы;
- вспомогательные учетные документы, формируемые самим архивом.
К основным документам относятся:
- Книга учёта поступления и выбытия дел, документов;
- Список фондов;
- Опись дел, документов;
- Реестр описей;
- Дело фонда.
В новых Правилах упоминание о деле фонда сократилось, однако его практическая значимость остаётся высокой.
Что входит в дело фонда?
Дело фонда собирает в себе документы, отражающие всю работу с архивом:
- акты приёма‑передачи дел на хранение;
- акты об уничтожении дел и документов;
- акты проверки наличия и состояния дел фонда;
- исторические справки, схемы систематизации, методические пособия;
- лист‑заверитель, лист‑заверитель пересоставления;
- внутренняя опись (перечень всех документов, включённых в дело фонда);
- заверительные надписи и подписи ответственных лиц.
Порядок ведения дела фонда
Ниже перечислены основные требования к оформлению и хранению дела фонда:
- Дело фонда создаётся для каждого отдельного фонда организации.
- Все акты, фиксирующие изменения в составе фонда, вносятся в дело фонда только после их отражения во всех остальных учетных документах архива.
- Нумерация актов производится в пределах фонда по видам актов (приём‑передача, уничтожение, проверка и т.д.) в валовом порядке.
- Документы располагаются в хронологической последовательности их составления.
- Для каждого документа составляется внутренняя опись, листы нумеруются, а в конце дела ставится заверительная надпись.
- При пополнении фонда опись и заверительная надпись пересоставляются.
- Каждому делу фонда присваивается номер, соответствующий номеру фонда.
- Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.
Ключевые типы актов, включаемых в дело фонда
Акт приёма‑передачи дел на государственное хранение
Содержит сведения о передающей и принимающей организации, перечень передаваемых дел, их индексы, заголовки, даты и количество листов.
Акт о выделении документов к уничтожению
Указывает основание (например, срок хранения), перечень документов, их индексы, количество листов и сроки хранения.
Акт выдачи материалов из архивного дела
Оформляется при выдаче оригиналов или копий документов, запрашиваемых сторонними организациями (суд, исследовательские учреждения и т.п.).
Акт о передаче дел по подведомственности (или профильной принадлежности)
Применяется при реорганизации, передаче полномочий, создании/ликвидации подразделений.
Акт проверки наличия и состояния дел фонда
Проводится при смене ответственного за архив, переезде, реорганизации или регулярно (раз в 5 лет). Фиксирует количественный и качественный состав фонда.
Образец оформления дела фонда
Ниже приведён примерный шаблон, который можно адаптировать под конкретные нужды организации.
Титульный лист дела фонда
ДЕЛО ФОНДА № _______ (номер фонда) Организация: ______________________________ Адрес: ___________________________________ Телефон/факс: _____________________________ Ответственный за архив: ___________________
Внутренняя опись (пример таблицы)
| № п/п | Тип документа | Номер/Индекс | Заголовок (кратко) | Дата документа | Кол‑во листов | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Акт приёма‑передачи | А‑001 | Передача дела № 01‑108 «План развития» | 25 | Подписано руководителями | |
| 2 | Акт уничтожения | У‑015 | Документы 2010 г., не подлежащие хранению | 12 | Согласовано экспертной комиссией |
Пример заполнения акта приёма‑передачи
АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ ДЕЛА НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ ООО «Проектный институт» УТВЕРЖДАЮ КГБУ «Государственный архив Пермского края» «_____» ___________ 20__ г. (дата) Г. Пермь, ул. Ленина, 63 Настоящим передаёт, а КГБУ «Государственный архив Пермского края» принимает на хранение дело № 01‑108 «План экономического и социального развития организации» (фонд № 3589).
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Дата (тома, части) | Кол‑во листов |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 01‑108 | План экономического и социального развития организации на 2008 г. | 25 |
Пример заполнения акта уничтожения
АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮ ООО «Проектный институт» УТВЕРЖДАЮ «_____» ___________ 20__ г. На основании Перечня типовых управленческих документов (Москва, 2000) отобраны к уничтожению документы, не имеющие научно‑исторической ценности и утратившие практическое значение.
| № п/п | Заголовок дела | Дата/крайняя дата | Номера описей | Индекс/№ дела | Кол‑во дел | Сроки хранения | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Переписка по основным направлениям деятельности | – | Оп. 1 | 01‑11 | 5 | 5 лет | |
| 2 | Документы о складском хранении имущества | – | Оп. 1 | 05‑03 | 1 | 5 лет |
Пример заполнения акта проверки наличия и состояния дел фонда
АКТ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ ФОНДА Адрес архива: ________________________________ Основание: смена лица, ответственного за архив Период проверки: с по Результаты проверки: Всего по описям: • По личному составу – 115 дел; • По лицевым счетам – 49 дел; • По постоянному сроку хранения – ____________; • По личным делам – 215 дел. Отсутствуют: 0 дел. Неучтённые номера описей: 0 дел. Ошибки в подложке дел: 0 дел. Ведущий специалист: _______________________/Е.М. Иванова/
Практические рекомендации
- Заполняйте все реквизиты полностью. Недостающие сведения могут привести к юридическим спорам о судьбе документов.
- Сохраняйте оригиналы актов. Подписи и печати подтверждают законность действий.
- Регулярно (не реже чем раз в 5 лет) проводите проверку наличия и состояния дел фонда. Это позволяет своевременно выявлять недостачи и нарушения.
- При изменении состава фонда (добавление, исключение, перемещение) сразу обновляйте все учетные документы. Согласованность данных – залог надёжного архивного учёта.
- Храните дело фонда в отдельном, надёжном месте, защищённом от влаги и механических повреждений. При необходимости используйте архивные коробки и файлы.
Дело фонда – это «жизненный журнал» архива, в котором фиксируются все ключевые операции с документами. Правильное оформление, систематическое ведение и регулярные проверки позволяют обеспечить юридическую чистоту, сохранность и доступность архивных материалов.
Используйте представленные образцы как основу, адаптируя их под особенности вашей организации и требования действующего законодательства.
Дата актуализации: 03:43:36