Нумерация листов – один из ключевых элементов делопроизводства, от правильности которого зависит удобство поиска, контроль за полнотой дела и соответствие требованиям государственных архивов. В статье рассмотрены нормативные основы, порядок нумерации, способы исправления ошибок и оформление заверительных документов.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие нумерацию листов и оформление дел в архиве:

• Приказ Федерального архивного агентства № 24 от – устанавливает требования к оформлению дел, листов‑заверителей и обложек.
• «Правила работы ведомственных архивов» (редакция от ) – описывает методическое руководство по номенклатуре дел и их формированию.
• ГОСТ 7.32‑2017 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Общие требования к оформлению».
• Внутренние приказы и инструкции организации (например, приказ Службы по обеспечению деятельности мировых судей);

Основные принципы нумерации листов

1. Последовательность. Номера листов присваиваются строго по порядку от первого к последнему.
2. Уникальность. Каждый лист имеет только один номер; при исправлении ошибок прежний номер зачеркивается, а рядом ставится новый.
3. Литерные номера. При необходимости (например, при пропуске листа) допускается использование литерных номеров: 25а, 25б и т.п.
4. Документирование ошибок. Ошибки в нумерации фиксируются в листе‑заверителе с указанием причины и согласования с государственным архивом.
5. Ограничения объёма. Если дело превышает 250 листов, его делят на тома или части, каждый из которых нумеруется отдельно.

Пошаговый порядок нумерации листов

Подготовительный этап

• Определить объём дела (количество листов, наличие приложений, таблиц).
• Согласовать номенклатуру дела (индекс, архивный шифр, номер тома/части).
• Подготовить лист‑заверитель (форма по приложению 1 приказа ФАА).

Нумерация

1. Нумеровать листы арабскими цифрами, начиная с 1.
2. При пропуске листа (например, лист 26 отсутствует) в лист‑заверителе фиксировать: пропущенный номер листа 26.
3. Если необходимо добавить лист после уже пронумерованного, ставить литерный номер (25а, 25б) и в примечании указывать причину.
4. При ошибке в нумерации старый номер зачеркивается, рядом пишется новый (например, 34 35).

Оформление листа‑заверителя

Лист‑заверитель подписывается составителем и содержит следующую информацию:

• Общее количество листов (цифрами и прописью).
• Наличие литерных номеров и пропущенных листов.
• Дата и подпись ответственного лица.
• Отметка о наличии внутренних описей (если они есть).

Оформление обложки дела

Обложка оформляется по установленной форме (приложение 11 приказа ФАА) и включает:

• Наименование организации и подразделения.
• Индекс дела, архивный шифр.
• Номер тома/части, если дело делится.
• Заголовок дела.
• Дата формирования и подписи ответственных лиц.

Исправление ошибок в нумерации

Если в процессе работы обнаружены ошибки, следует:

1. Зачеркнуть неверный номер листа.
2. Рядом написать корректный номер (или литерный вариант).
3. В лист‑заверителе указать «Исправление нумерации листов: старый номер — зачеркнут, новый — указан».
4. Согласовать использование литерных номеров с государственным архивом (разрешается только при согласовании).

Передача дел в архив

Составление описи дел

Опись дел оформляется в трёх экземплярах (приложение 12) и включает:

• Порядковый номер дела (тома, части) по описи.
• Количество принятых в архив дел (цифрами и прописью).
• Перечень отсутствующих дел, если такие есть.
• Дата приёма‑передачи.
• Подписи ответственного за архив и лица, передающего дело.

Финальная проверка

Перед сдачей в архив проверяют:

• Полноту нумерации (нет «пропущенных» листов без отметки).
• Корректность лист‑заверителя и обложки.
• Соответствие объёма делу (250 + листов → тома/части).
• Наличие всех внутренних описей и приложений.

Приём‑передача

В конце каждого экземпляра описи указывается количество принятых дел, дата и подписи. Дела сроком хранения до 10 лет хранятся службой делопроизводства, после чего передаются в архив для дальнейшего хранения или уничтожения.

Практический пример

Этап	Действие	Пример записи
Нумерация листов	Присвоение номеров	1, 2, 3, …, 24, 25а, 25б, 27 (лист 26 отсутствует)
Лист‑заверитель	Запись количества листов	В деле подшито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в т. ч. литерные номера листов 25а, 25б; пропущенный номер листа 26.
Обложка дела	Заполнение формы	Организация: ООО «Пример», подразделение: Финансовый отдел, индекс: 12‑34‑56, архивный шифр: А‑2026‑001, том 1.
Опись дел	Принято в архив: 1 дело (сто двадцать три листа), отсутствуют: – , дата: , подписи: Иванов И.И., Петров П.П.

Чек‑лист для контроля нумерации

• Все листы пронумерованы последовательно?
• Есть ли зачеркивания старых номеров и новые номера рядом?
• Указаны ли литерные номера и причины их использования?
• Зарегистрированы ли пропущенные листы в лист‑заверителе?
• Оформлен ли лист‑заверитель и обложка в соответствии с формами приказа ФАА?
• Составлена ли опись дел в трёх экземплярах и подписана?

Тщательная нумерация листов и правильное оформление заверительных документов – фундамент эффективного делопроизводства и гарантия соответствия требованиям государственных архивов. Соблюдая описанные правила, организация обеспечивает:

• Удобный поиск и контроль за полнотой дел;
• Снижение риска потери или дублирования документов;
• Беспрепятственное взаимодействие с архивными учреждениями при передаче дел.

Помните, что любые отклонения от установленного порядка (пропущенные номера, литерные обозначения) требуют обязательного согласования с архивом и фиксации в листе‑заверителе. При правильном подходе архивные номера листов станут надёжным инструментом управления документами в любой организации.

---

Дата публикации:  г.