Делопроизводство — это организованная система создания, выполнения, регистрации, учета, хранения, использования и утилизации документов, обеспечивающая деятельность организации․ В контексте городских архивов данный процесс приобретает специфические черты: архив выступает не просто потребителем готовых дел, а хранителем документированного наследия города, гарантом правовой значимости бумаг и центром информационного обслуживания граждан и организаций․

На 2026 год деловодство в муниципальных архивах проходит этап масштабной трансформации: переход от бумажного к электронному документообороту (ЭДО), внедрение систем электронного архивирования (СЭА) и адаптация к изменяющемуся законодательству (ФЗ-125, ФЗ-229, Приказы Росархива)․

Нормативно-правовая база: фундамент архивного деловодства

Деятельность городских архивов строго регламентируется․ Ключевыми документами, определяющими правила деловодства, являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон, регулирующий формирование, учет, хранение и использование архивных документов․
• Федеральный закон от № 229-ФЗ «Об информационно-правовых отношениях в сфере архивного дела» — регулирует вопросы предоставления архивной информации, в т․ч․ в электронном виде․
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных архивах Российской Федерации» — главный методический документ, регламентирующий внутренний документооборот архива․
• ГОСТ Р 7;0․97-2016 «Национальная система стандартизации․ Архивное дело․ Основные понятия и термины» и серия стандартов ГОСТ Р 7․0․100-2018 (системы управления архивами)․
• Местные нормативные правовые акты: уставы городских архивов, положения о делопроизводстве, утвержденные директорами архивов по согласованию с органами управления архивным делом субъектов РФ․

Важно: В 2024–2026 годах актуализированы требования к формированию дел в электронном виде (Приказ Росархива № 76 от ), что обязывает городские архивы переводить внутренний делопроизводство на безбумажную основу․

---

Специфика делопроизводства в городском архиве

В отличие от коммерческих организаций или ведомственных архивов, городские архивы (как правило, государственные или муниципальные учреждения) имеют двойную нагрузку:

1. Внутреннее делопроизводство: ведение документации по хозяйственной, кадровой, финансовой, организационной деятельности самого архива как юрлица/учреждения․
2. Архивное делопроизводство (профильная деятельность): прием, учет, описание, хранение и выдача документов, поступивших от органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, предприятий и граждан․

Внутренний документооборот

Включает работу с приказами, распоряжениями, служебными записками, договорами, отчетами, кадровыми документами (личные дела, табели, приказы о приеме/увольнении)․ С 2025 года для большинства городских архивов стало обязательным ведение единого журнала регистрации входящей/исходящей корреспонденции в электронном виде через АИС «Делопроизводство» или модули ЭДО (1С:Документооборот, Directum, СБИС и др․)․

Работа с поступившими фондами (Профильное делопроизводство)

Это уникальный процесс, включающий стадии:

• Прием-передача: составление актов приема-передачи (форма № 0315002), экспертиза состояния документов, проверка соответствия номенклатурам дел․
• Фондово-учетная работа: расстановка шифров (индексов), описание дел (составление описей — формы № 0315003, 0315004), формирование справочно-поискового аппарата (СПА)․
• Обеспечение хранения: размещение в хранилищах по системе хранения (статические/мобильные стеллажи), контроль микроклимата, противопожарная защита․
• Информационное обслуживание: регистрация запросов (письменных, устных, через портал Госуслуг/РГАДА/городские порталы), поиск документов, выдача копий/выписок, оформление справок․

---

Цифровая трансформация: ЭДО и Системы Электронного Архивирования (СЭА)

На 2026 год ключевым вектором развития является создание «Цифрового архива города»․ Это не просто сканирование, а внедрение полноценных СЭА, соответствующих требованиям ФСТЭК и ФСБ (для защищенной информации) или требованиям Росархива (для общедоступных фондов)․

Этапы внедрения ЭДО в городском архиве

1. Аудит существующего делопроизводства: инвентаризация видов документов, потоков, сроков хранения․
2. Разработка/актуализация Номенклатуры дел с разделом «Электронные документы» и утверждение Графика сроков хранения с учетом электронных носителей․
3. Выбор программного обеспечения: интеграция с региональными системами (например, «Электронный архив региона», «Госуслуги», АИС «ЗАГС», АИС «Строительство»)․
4. Перевод внутреннего документооборота на ЭДО: использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) для приказов, договоров, отчетности․
5. Цифровизация фондов (ретроспективное сканирование): приоритет, документы с истекающими сроками хранения на бумаге, документы высокого спроса (метрические книги, личные дела, земельные дела, планы города)․
6. Внедрение СЭА для долгосрочного хранения: обеспечение целостности, подлинности и доступности электронных архивных документов (ЭАД) на протяжении всего срока хранения (до 75–100 лет и более)․

Проблемы перехода на «безбумажку»

• Двойной учет: длительный параллельный ведение бумажных и электронных журналов, описей, карточек․
• Юридическая значимость сканов: необходимость соблюдения процедуры «доверенной цифровизации» (Приказ Минкультуры/Росархива) для приравнивания копии к оригиналу․
• Финансирование: высокая стоимость сканирующих комплексов, серверных мощностей, лицензий СЭА, обеспечения информационной безопасности․
• Кадровый голод: дефицит специалистов, владеющих одновременно архивоведением, архивным деловодством и IT-технологиями (XML, метаданные Dublin Core / EAD, работа с БД)․

---

Номенклатура дел и График сроков хранения: «Сердце» архивного деловодства

Грамотно составленная Номенклатура дел и График сроков хранения, единственный законный способ не утонуть в бумажном хаосе и не уничтожить ценные документы преждевременно․

Структура номенклатуры городского архива (примерная)

Раздел	Примерные категории дел	Срок хранения (типовый)
I․ Организационные документы	Устав, лицензии, акты проверок, отчеты о деятельности, приказы директора	Постоянно / 10–50 лет
II․ Кадровые документы	Личные дела, служебные записки, приказы о кадре, табели, пенсионные дела	75 лет (личные дела) / 50 лет (остальное)
III․ Финансово-хозяйственные	Бухгалтерия, сметы, договора поставки, акты приема-передачи имущества	5–10 лет (бухгалтерия) / 10 лет (договора)
IV․ Профильная деятельность (Фондово-учетная)	Номенклатуры поступающих фондов, описи, акты приема-передачи фондов, реестры выдачи	Постоянно (описания, акты приема) / 10–25 лет (реестры выдачи)
V․ Информационно-справочная работа	Запросы граждан/органов, справки, копии, статистические отчеты (ф․ № 1-арх)	5–10 лет
VI․ Научно-методическая / Издательская	Путеводители, сборники документов, материалы конференций, экскурсии	10 лет / Постоянно (издания)

Рекомендация 2026: Обязательно включайте в номенклатуру разделы: «Управление электронными документами», «Администрирование СЭА/ЭДО», «Кибербезопасность и защита ПДн», «Работа с порталами открытых данных»․

---

Организация работы с запросами граждан и организаций

Это «лицо» архива․ В 2026 году основной поток запросов приходит через:

• Портал Госуслуг (ЕПГУ/РПГУ) — суперсервис «Получение архивной справки/копии документа»․
• Единый портал архивных документов (ЕПАД) / региональные порталы․
• Электронную почту и веб-формы на сайте архива/администрации города․
• Личный прием (для сложных геноалогических/земельных запросов)․

Алгоритм делопроизводства по запросу (в ЭДО):

1. Регистрация входящего запроса в журнале учета запросов (автоматически из ЕПГУ/почты)․ Присвоение регистрационного номера и срока исполнения (по закону, 30 дней, для ЗАГС — 10 дней)․
2. Распределение по фондам/отделам хранения (задача в ЭДО ответственному архивариусу)․
3. Поиск по СПА (электронным базам, картотекам, описям)․ Фиксация результата поиска (найдено/не найдено/частично)․
4. Формирование ответа:
   • Справка (форма установленная ведомством/местным актом)․
   • Копия документа (скан с ЭЦП архива или заверенная бумажная копия)․
   • Отказ с указанием основания (ст․ 15 ФЗ-125)․
5. Подписание ответственным лицом (директор/заместитель) УКЭП․
6. Отправка через ЕПГУ/почту/нарочно․ Фиксация факта выдачи в журнале․
7. Контроль сроков автоматизированный (дашборды руководителя)․

---

Экспертиза документов и актирование: правовые риски

Городские архивы ежегодно проводят экспертизу документов с истекшими сроками хранения для решения вопроса об их дальнейшей судьбе (продление хранения или уничтожение)․

Процедура (согласно Приказу Росархива № 236 и типовым Положениям):

1. Формирование экспертной комиссии (председатель — директор/зам․, члены, главные архивариусы, юрист, представитель органа управления архивным делом города)․
2. Подготовка акта экспертизы (форма № 0315005) на основе Графика сроков хранения․
3. Заседание комиссии: изучение каждого дела, принятие решения: «Хранить до следующей экспертизы (срок․․․)», «Переводом в категорию постоянного хранения», «Уничтожить»․
4. Составление акта уничтожения (форма № 0315006) в 3-х экземплярах․
5. Уничтожение (шредер/макулатура) под наблюдением комиссии с оформлением акта о выполнении уничтожения․
6. Внесение сведений в описи (вычеркивание уничтоженных дел) и отчетность․

Критически важно: Уничтожение документов, подлежащих передаче в архив постоянного хранения (исторической ценности), влечет уголовную ответственность (ст․ 243 УК РФ)․ В 2025–2026 гг․ усилился контроль за экспертизой документов организаций, ликвидированных в ходе оптимизации муниципального сектора․

---

Обеспечение сохранности: режим хранения и ЧС

Делопроизводство неразрывно связано с физической сохранностью носителей․ Внутренние документы архива (планы ЧС, журналы контроля температуры/влажности, акты осмотров хранилищ, договора на охрану/пожарную сигнализацию) должны вестись безупречно․

• Мониторинг микроклимата: ежедневные замеры (журналы формы № 0315007 или автоматизированные системы СКУД/Климат-контроль)․
• План действий при ЧС (ПАЧС): разработан, согласован с МЧС, отработан учениями ежеквартально․
• Биозащита: регулярная дезинсекция/дератизация (акты, договора с СЭС/Дезслужбами)․
• Информационная безопасность: учет доступа к ЭДО/СЭА (журналы выдачи ЭЦП, логи доступа), защита персональных данных (ЛКИ, модели угроз)․

---

Перспективы развития: «Умный архив» и открытые данные

К 2030 году городские архивы должны стать центрами открытых данных (Open Data) и платформами для межведомственного взаимодействия (СМЭВ 3)․

Ключевые тренды делопроизводства ближайших лет:

• Автоматизация описания (AI/ML): использование OCR + NLP для автоматического извлечение метаданных (ФИО, даты, топонимы) из сканированных актов, метрических книг, планов․
• Блокчейн / Распределенные реестры: пилотные проекты по подтверждению подлинности и неизменности электронных архивных документов (хеширование в реестре)․
• Интеграция с ГИС города: привязка архивных планов, фото, решений к GIS-слоям (кадастр, градостроение, культурное наследие)․
• Проактивное раскрытие информации: автоматическая публикация в открытом доступе документов с истекшим сроком ограничения доступа (75/100 лет) на портале открытых данных города․
• Мобильные приложения для граждан: самообслуживание: поиск по ФИО в описях, заказ копии, оплата госпошлины, получение в личном кабинете․

---

Делопроизводство в городских архивах сегодня, это не просто «складывание бумаг в папочки», а сложный управленческий процесс на стыке архивоведения, юриспруденции, информационных технологий и госзакупок․ Успех архива определяеться не только полнотой фондов, но и скоростью выдачи справки жителю через Госуслуги, надежностью хранения электронных копий уникальных метрических книг 18 века и прозрачностью процедур экспертизы и уничтожения․

Главный вызов 2026 года — управление гибридной средой, где бумажный оригинал 1900 года соседствует с его цифровым двойником в СЭА, а приказ директора существует только в виде XML-файла с ЭЦП․ Только системный подход к регламентации, автоматизации и кадровому обеспечению позволит городским архивам выполнить свою миссию: сохранить память города и сделать её доступной для каждого․

---

Полезные ссылки для архивариуса-делопроизводителя (актуально на 2026 г․):

• Сайт Росархива (rosarchiv․gov․ru), раздел «Нормативная база», «Методические рекомендации», «Формы документов»․
• ФГИС «Архивные фонды» (fgis;arhiv․gov․ru) — ведение Госреестра архивных фондов, подача отчетности․
• Портал «Госуслуги» — раздел для администраторов суперсервисов архивов․
• КонсультантПлюс / Гарант — актуальные тексты ФЗ-125, ФЗ-229, Приказов Росархива, ГОСТов с комментариями․
• Журнал «Архивное дело» (изд․ Росархива) — практика делопроизводства, кейсы внедрения ЭДО/СЭА․

Статья подготовлена на основе законодательства РФ, действующих на , и методических рекомендаций Федерального архивного агентства․