Делопроизводство в муниципальном архиве — это не просто учет документов‚ а сложная система процессов‚ обеспечивающая формирование‚ организацию‚ хранение‚ учет и использование документов‚ образующихся в деятельности самого архива как юридического лица‚ а также документов‚ переданных ему на хранение от органов местного самоуправления‚ муниципальных учреждений и иных организаций. Качество делопроизводства напрямую влияет на доступность архивной информации для граждан и организаций‚ правовую защищенность интересов муниципалитета и эффективность управления городским (районным) хозяйством.

Нормативно-правовая основа

Деятельность муниципального архива и организация делопроизводства в нем регулируются иерархической системой нормативных правовых актов:

• Федеральный уровень:
  • Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной закон).
  • Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации».
  • Федеральный закон от № 126-ФЗ «Об обращениях граждан в Российской Федерации».
  • Постановления Правительства РФ (например‚ Постановление от № 1360 «Об утверждении Положения о порядке формирования‚ ведения и хранения архивных фондов…»).
  • Приказы Росархива (Приказ от № 100 «Об утверждении Типовых правил делопроизводства в государственных архивах…» — применяется по аналогии/методическим рекомендациям‚ Приказ от № 236 «Об утверждении Административного регламента…» и др.).
• Региональный уровень: Законы субъекта РФ об архивном деле‚ постановления правительств субъектов‚ приказы глав архивных управлений субъектов.
• Местный уровень (Муниципальный):
  • Решения представительных органов (Советов депутатов) об учреждении архива‚ утверждении его Устава.
  • Распоряжения/постановления главы администрации города/района.
  • Локальные нормативные акты (ЛНА) самого архива: Инструкция по делопроизводству‚ Номенклатура дел‚ График сроков хранения документов‚ Положение об архиве учреждения.

Важно: Согласно ст. 16 ФЗ № 125-ФЗ‚ муниципальный архив является юридическим лицом. Это означает‚ что он ведет два параллельных потока делопроизводства:

1. Собственное делопроизводство (административно-хозяйственная деятельность архива: кадры‚ финансы‚ договоры‚ отчетность‚ материально-техническое обеспечение).
2. Архивное делопроизводство (работа с архивными фондами: прием‚ описание‚ хранение‚ выдача‚ учет документов фондов).

Ключевые локальные нормативные акты (ЛНА) архива

Основа внутренней организации, «три кита» архивного делопроизводства‚ которые должны быть разработаны‚ согласованы с вышестоящим архивным органом (управлением/комитетом архивного дела администрации) и утверждены директором архива:

Инструкция по делопроизводству

Главный документ‚ регламентирующий правила регистрации‚ исполнения‚ учета‚ хранения и уничтожения документов управления‚ образующихся в деятельности архива. Должна содержать разделы:

• Общие положения (цели‚ задачи‚ нормативная база).
• Организация делопроизводства (структура‚ должностные лица‚ ответственные за делопроизводство — делопроизводители/секретари).
• Порядок работы с входящими‚ исходящими и внутренними документами (регистрация в журналах/АИС‚ контроль сроков исполнения).
• Организация работы с электронными документами (ЭДО‚ электронные архивы‚ квалифицированная электронная подпись).
• Сборка дел‚ оформление титулов‚ переплет‚ нумерация листов.
• Порядок передачи дел в архив учреждения (собственный архив МУ «Архив»).

Номенклатура дел

Систематизированный перечень названий дел‚ образующихся в структурных подразделениях архива‚ с указанием сроков хранения. Составляется на год. Структура номенклатуры обычно отражает организационную структуру архива:

• Управление (директор‚ замы): приказы‚ распоряжения‚ планы работы‚ отчеты‚ совещания‚ контрольные поручения.
• Административно-хозяйственный отдел/сектор: кадровые дела (личные дела‚ прием/увольнение‚ отпуска)‚ финансово-бухгалтерские (бюджет‚ сметы‚ кассовые ордера‚ налоговая отчетность)‚ материально-техническое обеспечение (договоры поставки‚ акты приема-передачи‚ инвентаризация)‚ охрана труда‚ гражданская оборона.
• Отделы приема и формирования фондов: акты приема-передачи фондов‚ описи‚ перечни передаваемых дел‚ переписка с ведомствами-передателями.
• Отделы хранения и учета: инвентарные книги‚ контрольные карточки фондов‚ акты проверки состояния сохранности‚ журналы учета выдачи/возврата дел.
• Отделы научной справочной работы/использования: журналы регистрации запросов (письменных‚ устных‚ электронных)‚ статистические отчеты (ф. № 1-арх)‚ справки‚ копии документов‚ выданные гражданам/организациям.
• ИТ-сектор/ЦОД: журналы администрирования СЭД/ЭА‚ протоколы резервного копирования‚ акты проверки ИБ.

График сроков хранения документов

Документ‚ утверждаемый на 5 лет (с возможностью ежегодных изменений)‚ устанавливающий окончательные сроки хранения дел по истечении года их закрытия. Сроки устанавливаются на основании:

• Типовых графиков сроков хранения (утв. Росархивом/областным архивом).
• Специфики деятельности конкретного муниципального архива.
• Законодательства о защите персональных данных (для кадровых дел — 75 лет)‚ налоговом‚ бюджетном законодательстве.

Пример категорий сроков: временные (1‚ 3‚ 5‚ 10‚ 15‚ 25‚ 50‚ 75 лет) и постоянные (бессрочные). Постоянное хранение назначается на дела‚ имеющие историческую‚ научную‚ культурную ценность (например‚ Устав архива‚ приказы о создании/реорганизации‚ уникальная фото/видеохроника работы архива).

Организация делопроизводства: этапы и процессы

Регистрация и учет документов управления

В современном муниципальном архиве регистрация ведется преимущественно в Системе электронного документооборота (СЭД) (например‚ «1С:Документооборот»‚ «Диадок»‚ «СБИС»‚ региональные системы типа «ГосЭДО» или «Региональный ЭДО»).

• Входящие: письма от администрации‚ Росархива‚ прокуратуры‚ судов‚ граждан‚ ведомств-передателей. Регистрируются в день получения (бумажного или электронного). Присваивается регистрационный номер (индекс архива + год + порядковый номер).
• Исходящие: ответы на запросы‚ направляемые в ведомства документы‚ отчетность. Регистрируются при подписании руководителем.
• Внутренние: приказы‚ распоряжения‚ служебные записки‚ акты‚ протоколы. Регистрируются в отдельных журналах/разделах СЭД.

Ключевой момент: Контроль сроков исполнения поручений (контрольные даты‚ напоминания в СЭД‚ еженедельные отчеты директора по просроченным документам).

Работа с электронными документами и ЭДО

Муниципальные архивы являются активными участниками электронного документооборота с органами власти (СМЭВ‚ региональные шлюзы).

• Использование Квалифицированной электронной подписи (КЭП) руководителя и уполномоченных сотрудников для подписания исходящих документов‚ отчетности‚ договоров.
• Обеспечение правовой значимости электронных документов (соблюдение требований ФЗ-149‚ Приказа ФСБ № 512‚ ГОСТ Р 7.0.97-2016).
• Формирование электронных архивов (ЭА) для длительного хранения собственных электронных документов архива (кадровые‚ финансовые‚ отчетность) с применением средств электронной подписи и штампов времени.

Сборка и оформление дел (традиционные и электронные)

В конце календарного года (или по закрытию дела) производится сборка дел.

• Бумажные дела: хронологический порядок листов (ранние — в начале)‚ сквозная нумерация листов‚ оформление титульного листа по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (с указанием индекса архива‚ кода дела по номенклатуре‚ года‚ срока хранения‚ количества листов)‚ переплет‚ пломбирование (при необходимости).
• Электронные дела: формирование пакетов электронных документов в формате PDF/A или XML (согласно требованиям Росархива)‚ привязка метаданных (атрибутов дела)‚ размещение в Электронном архиве учреждения с обеспечением целостности (хеш-суммы).

Передача дел в собственный архив МУ «Архив»

Поскольку архив — юридическое лицо‚ он обязан иметь свой внутренний архив (архив учреждения) для хранения собственных дел управления после истечения сроков хранения в структурных подразделениях (обычно 1–3 года в текущем дележнике).

1. Составление Перечня дел‚ подлежащих передаче в архив учреждения (по форме‚ утвержденной Инструкцией по делопроизводству).
2. Проведение экспертизы документов на предмет исторической ценности (Комиссия по экспертизе документов архива). Решение зафиксировано в Протоколе.
3. Оформление Акта приема-передачи дел в архив учреждения (в 2-х экземплярах).
4. Размещение дел в архивном хранилище архива (отдельно от хранящихся архивных фондов организаций-передателей!).
5. Внесение сведений в Инвентарную книгу архива учреждения (форма № 10-арх или аналогичная в СЭД).

Специфика: Делопроизводство по работе с архивными фондами (Профильная деятельность)

Это уникальная часть работы муниципального архива‚ отличающая его от любого другого бюджетного учреждения. Она регламентируется не Инструкцией по делопроизводству управления‚ а Положением об архиве‚ Правилами приема‚ хранения‚ учета и выдачи документов и методическими рекомендациями Росархива.

Прием документов на хранение (Формирование фондов)

• Работа с передателями (администрация‚ департаменты‚ комитета‚ муниципальные учреждения‚ ликвидированные юрлица).
• Экспертиза документов на предмет ценности (Комиссия по экспертизе передаваемых документов).
• Оформление Акта приема-передачи документов в архив (ф. № 2-арх или собственная форма).
• Государственная регистрация архивных фондов (внесение в Единый государственный реестр архивных фондов — ЕГРАФ).

Научно-обработка фондов (Описание)

• Составление Описей дел фонда (ф. № 3-арх) — основной поисковый прибор.
• Составление Перечней дел фонда (ф. № 4-арх) — для оперативного учета.
• Ведение Инвентарных книг фондов (ф. № 10-арх) — учет поступающих и выбывающих фондов.
• Создание электронных копий описей и дел для удаленного доступа (портал архива‚ АИС «Архив»‚ федеральные ресурсы).

Хранение и обеспечение сохранности

• Соблюдение режимов температуры (18±2°С) и влажности (50±5%) в хранилищах (ГОСТ Р 7.0.99-2018).
• Протипожарная защита‚ охрана‚ контроль за состоянием документов (регулярные осмотры‚ дезинсекция‚ дератизация).
• Учет перемещения дел (журналы перемещения‚ электронные метки RFID/QR-коды).

Использование документов (Справочная работа)

• Прием запросов: письменных (почта‚ портал Госуслуг/Региональный портал)‚ электронных (ЭДО‚ сайт архива)‚ личных (в читальном зале).
• Регистрация запросов в Журнале учета запросов и выдачи документов (ф. № 7-арх) или в АИС.
• Поиск документов по описям/базам данных.
• Выдача документов: в читальный зал (оригиналы под роспись/копии)‚ удаленно (сканы‚ заверенные ЭП архива)‚ направление ответов/справок заявителю.
• Статистический учет: ежегодный отчет по форме № 1-арх «Отчет о состоянии и использовании архивных фондов».

Комиссии и ответственные лица

Для законного функционирования делопроизводства в архиве обязательно создаются (приказами директора):

Комиссия / Должность	Основные функции	Нормативная основа
Ответственный за делопроизводство (часто зам. директора по АХЧ или главный архивист)	Организация работы‚ контроль сроков‚ согласование проектов ЛНА‚ взаимодействие с вышестоящим архивом.	Приказ Росархива № 100‚ Инструкция по делопроизводству
Комиссия по экспертизе документов архива (собственных)	Определение ценности и сроков хранения собственных дел архива перед передачей в архив учреждения.	Ст. 22 ФЗ № 125-ФЗ‚ Типовое положение
Комиссия по экспертизе передаваемых документов	Отбор документов ведомств-передателей на постоянное/временное хранение.	Ст. 18 ФЗ № 125-ФЗ
Комиссия по приему-передаче дел в архив учреждения	Оформление акта приема собственных дел архива от структурных подразделений.	Инструкция по делопроизводству
Комиссия по проверке состояния сохранности фондов	Ежегодный осмотр фондов (своих и принятых на хранение)‚ составление актов.	ГОСТ Р 7.0.99-2018
Делопроизводители / Секретари в структурных подразделениях	Ежедневная регистрация‚ исполнение‚ сборка дел‚ ведение журналов.	Инструкция по делопроизводству

Современные вызовы и цифровая трансформация

Переход на безбумажное делопроизводство

Муниципальные архивы находятся в авангарде перехода на ЭДО‚ так как они сами являются операторами электронных архивов. Основные задачи:

• Полный отказ от бумажных исходящих/внутренних документов (жизненный цикл только в ЭС).
• Цифровой ввод входящей корреспонденции (сканирование при получении‚ OCR-распознавание‚ автоматическая регистрация в СЭД).
• Использование единых реестров договоров‚ поручений‚ нормативных актов на уровне администрации (интеграция СЭД архива с СЭД администрации).

Электронный архив учреждения (ЭАУ)

Создание собственного Электронного архива для хранения собственных электронных документов (кадровый‚ финансовый‚ управленческий архив) с соблюдением требований:

• ФЗ-149‚ ФЗ-125.
• Приказ Минкультуры/Росархива по вопросам формирования ЭА.
• ГОСТ Р 7.0.103-2019 (Требования к системам электронного документооборота).
• Защита персональных данных (ФЗ-152) при хранении кадровых ЭД.

Обеспечение информационной безопасности (ИБ)

Архив работает с конфиденциальной информацией (персональные данные граждан в фондах‚ гостайна‚ коммерческая тайна в договорах). Необходимо:

• Создание Системы защиты информации (СЗИ) по классу защищенности (обычно 3-й или 2-й класс для ГИС/КИИ).
• Аттестация объектов информатизации (ФСТЭК/ФСБ).
• Учет инцидентов ИБ‚ регулярное обучение персонала.

Работа с запросами через Госуслуги и региональные порталы

Внедрение межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ 3) для приема запросов на выдачу архивных справок (подтверждение стажа‚ зарплаты‚ проживания‚ репрессированных и т.д.) в электронном виде. Это требует настройки шаблонов ответов‚ интеграции с АИС архива и использования КЭП для заверки электронных копий документов.

Контроль и аудит делопроизводства

Регулярная проверка состояния делопроизводства — залог отсутствия замечаний от вышестоящих органов (администрации‚ прокуратуры‚ Росархива‚ Счетной палаты).

• Внутренний контроль: Ежеквартальные проверки замов/главного архивиста: наличие ЛНА‚ ведение журналов/СЭД‚ соблюдение сроков исполнения‚ правильность сборки дел‚ состояние архива учреждения.
• Внешний контроль: Проверки архивным органом администрации (методическое руководство)‚ прокуратурой (законность)‚ Росархивом (государственный контроль в сфере архивного дела — плановые/внеплановые).
• Аудит ИБ: Проверка соответствия требованиям ФСТЭК/ФСБ.

Типичные ошибки и риски

1. Разрыв между «управленческим» и «архивным» делопроизводством: Сотрудники отделов фондов не регистрируют служебные записки в СЭД архива‚ ведут параллельные бумажные журналы.
2. Несвоевременное обновление ЛНА: Номенклатура и График не согласованы с вышестоящим архивом более 5 лет‚ не учитывают новые виды деятельности (например‚ работа с порталом Госуслуг‚ ЭДО).
3. Нарушение сроков исполнения поручений: Просроченные контрольные даты главы администрации или прокурора — повод для служебных расследований.
4. Некачественное оформление Актов приема-передачи фондов: Отсутствие описей‚ несовпадение реквизитов в Акте и в ЕГРАФ‚ прием документов без экспертизы.
5. Игнорирование требований к ЭДО: Отправка ответов на запросы граждан по обычной почте без регистрации в СЭД/СМЭВ‚ отсутствие КЭП на электронных справках.
6. Хранение собственных дел архива вместе с фондами: Смешение дел управления архивом (приказы‚ касса) и архивных фондов организаций в одном хранилище/одной инвентарной книге — грубое нарушение ст. 16 ФЗ № 125-ФЗ.

Чек-лист для директора архива по организации делопроизводства

• [ ] Утверждены актуальные Инструкция по делопроизводству‚ Номенклатура дел‚ График сроков хранения (согласованы с архивным органом администрации).
• [ ] Назначены приказами: Ответственный за делопроизводство‚ Члены комиссий (экспертизы‚ приема-передачи‚ сохранности).
• [ ] Внедрена и функционирует СЭД (интеграция с администрацией‚ СМЭВ‚ Госуслуги). Все сотрудники имеют КЭП;
• [ ] Обеспечен электронный архив учреждения для собственных ЭД (кадры‚ финансы‚ управление).
• [ ] Проведена экспертиза собственных дел за прошедший год‚ составлены Акты приема в архив учреждения‚ Инвентарная книга ведется.
• [ ] Ведется учет поручений (главы администрации‚ прокурора‚ директора) с контролем сроков в СЭД.
• [ ] Оформлен прием фондов от передателей: Акты‚ Описи‚ внесение в ЕГРАФ‚ размещение в хранилищах.
• [ ] Обеспечена статистическая отчетность (ф. № 1-арх) в установленные сроки.
• [ ] Проведена проверка состояния сохранности фондов и собственных дел за год‚ составлены Акт и план мероприятий по устранению недостатков.
• [ ] Персонал прошел обучение (делопроизводство‚ архивное дело‚ ИБ‚ защита ПДн) с отрывом от производства или в дистанционном формате.

Делопроизводство в муниципальном учреждении «Архив» — это фундамент‚ на котором стоит вся архивная деятельность. Оно имеет двойную натуру: обеспечивает управление самим учреждением (административно-хозяйственная сфера) и служит инструментом выполнения его главной государственной функции — сохранения и предоставления архивной информации обществу.

Успех архива сегодня определяется не только аккуратностью переплетенных томов‚ но и зрелостью электронного документооборота‚ наличием собственного электронного архива‚ интеграцией в «ГосЭДО» и «СМЭВ»‚ качеством метаданных в АИС и соблюдением требований информационной безопасности. Системный подход к организации делопроизводства‚ регулярное обновление локальной нормативной базы и повышение квалификации кадров — залог бесперебойной работы архива и отсутствия замечаний со стороны контролирующих органов.

---

Статья подготовлена на основе действующего на 2026 год законодательства РФ (ФЗ № 125-ФЗ‚ ФЗ № 149-ФЗ‚ Приказы Росархива‚ ГОСТы серии 7.0). Рекомендуется сверять ссылки на нормативные акты с актуальными редакциями на официальных порталах (pravo.gov.ru‚ rg.ru‚ rosarkhiv.gov.ru).